Ärger mit Formeln, Diagrammen, Filtern

20 gute Tipps für Excel

Es sind oft die kleinen Kniffe, die dem Controller die Arbeit mit Excel erleichtern. Wir haben für Sie 20 nervige Probleme und ihre einfachen Lösungen gesammelt.

1. Diagramme zeichnen, auch wenn Werte fehlen

Problem: Excel soll eine Datenreihe als Diagramm darstellen anzeigen. Die Linie erscheint aber unterbrochen, weil einzelne Werte fehlen. Gewünscht ist, dass das Programm die Leerstellen selbst ergänzt.

Lösungs-Tipps: Standardmäßig ignoriert die Excel-Tabellenkalkulation leere Zellen und zeichnet daher für diese auch keine Diagrammlinie. Sie können aber die Einstellung in Excel so ändern, dass entweder eine Nullstelle erscheint oder die Linie verbunden wird.

Tipp für Excel 2003: Hier nehmen Sie die Einstellung global für alle Arbeitsblätter vor. Gehen Sie auf "Extras, Optionen" und die Registerkarte "Diagramm". Hinter "Leere Zellen" stehen drei Optionen bereit: "werden nicht geschrieben (übersprungen)", "Werden als Nullwert gezeichnet“ und „werden interpoliert".

Die Einstellung können Sie hier für jede Arbeitsmappe einzeln vornehmen. Dazu wählen Sie das Excel-Diagramm aus und öffnen "Entwurf, Daten auswählen". Klicken Sie auf "Ausgeblendete und leere Zellen", und aktivieren Sie dann die Option "Null“ oder "Datenpunkte mit einer Linie verbinden“.

Calc: Bei der Tabellenkalkulation aus OpenOffice.org wählen Sie eine Linie in einem Diagramm aus und gehen im Kontextmenü auf "Objekteigenschaften". Auf der Registerkarte "Optionen" können Sie sich für "Lücke lassen", "Null annehmen" oder "Linie fortsetzen" entscheiden.

 

2. Nur Zellen mit Formeln schützen

Problem: Excel bietet einen Blattschutz. Dieser wirkt zwar nicht bei Hacker-Angriffen, kann aber gut versehentliche Eingaben abfangen. Standardmäßig blockiert der Schutz allerdings das ganze Blatt.

Lösung: Wenn Sie mit Excel eine komplexe Arbeitsmappe mit vielen Formeln und eventuell sogar Makros erstellt haben, dann möchten Sie sicher sein, dass die Formeln nicht versehentlich verändert werden. Zellen ohne Formeln sollen dabei aber zugänglich bleiben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Blattschutz von Excel gezielt auf die wirklich schützenswerten Zellen beschränken.

• Schritt 1: Zunächst müssen Sie das Zellformat "Gesperrt“ – das standardmäßig gesetzt, aber nicht aktiv ist – auf dem ganzen Blatt entfernen. Markieren Sie also mit "Strg-A" das Blatt: Dann öffnen Sie mit "Strg-1" den Dialog zur Zellenformatierung, gehen dort auf die Registerkarte„Schutz“, deaktivieren die Klickbox vor "Gesperrt" und bestätigen mit "OK".

• Schritt 2: Nun markieren Sie alle Zellen, die Formeln enthalten. Dazu öffnen Sie mit "Strg-G" den Dialog „Gehe zu“. Klicken Sie dort auf "Inhalte…“ und aktivieren Sie die Option „Formeln“.

• Schritt 3: Aktivieren Sie die Klickbox „Gesperrt“, die Sie in Schritt 1 deaktiviert haben. So setzen Sie das Zellenformat nur für die Formel-Zellen.

• Schritt 4: Zuletzt aktivieren Sie den Blattschutz . Unter Excel 2000-2003 geht das über "Extras, Schutz". In Excel 2007 wählen Sie "Überprüfen, Blatt schützen". Falls die gesperrten Zellen zumindest markiert und kopiert werden dürfen, lassen Sie die Einstellungen im "Blatt schützen"- Dialog, wie sie sind. Andernfalls deaktivieren Sie die Klickbox vor "Gesperrte Zellen auswählen".