CFO Agenda – Steuerrecht und Dienstwagen

Eindeutigkeit ist im Fahrtenbuch Pflicht

Ein Fahrtenbuch kann steuerlich vorteilhaft sein. Doch es muss vollständige Informationen enthalten - darauf sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter hinweisen: Wer einen Kunden besucht, muss Firmennamen und Adresse aufschreiben. Nachfolgend mehr zur Begründung des BFH-Urteils.

28. Jun 2012

von Werner Kurzlechner

Nicht immer ist die 1-Prozent-Regelung die günstigste Weise, betriebliche Fahrten zu versteuern. Die bessere Alternative kann ein Fahrtenbuch sein. Dieses muss allerdings sauber und leserlich geführt werden und ausführliche und exakte Informationen enthalten. Was das konkret heißt, geht aus zwei aktuellen Entscheidungen des Bundesfinanzhofs (BFH) hervor.

Lesbarkeit muss sein

Ein Fahrtenbuch darf nicht aus Gekritzel bestehen, dass nur der Verfasser selbst lesen kann. Das ist auch Sicht der Richter so selbstverständlich, dass sie hierzu in einem Entscheidungsfall mit Aktenzeichen VIII B 120/11 eine nähere Auseinandersetzung mit der Materie verweigerten. „Es bedarf insbesondere keiner Entscheidung des BFH, dass handschriftliche Aufzeichnungen lesbar sein müssen, da sie andernfalls ihren Zweck nicht erfüllen können“, heißt es ein bisschen missmutig in der Urteilsbegründung. „Dazu genügt es nicht, dass der Steuerpflichtige vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können, denn sie dienen nicht dem Steuerpflichtigen als Erinnerungsstütze, sondern zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt.“

In diesem Streitfall hatte ein Unternehmen auf offenkundig dünner Grundlage Revision gegen ein Urteil des Finanzgerichts Köln beantragt. Dieses Ansinnen wies der BFH zurück. Der Einwand, dass nur kleine inhaltliche Mängel der Aufzeichnungen festgestellt worden seien und das Fahrtenbuch insgesamt noch ordnungsgemäß sei, reiche nicht für eine Revision aus.

BFH entscheidet pro Finanzamt

Erfolgreich war hingegen die Revision des Finanzamts gegen ein Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg. Diese hatte zugunsten einer GmbH entschieden, deren abgekürzte und teilweise unvollständige Notizen im Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt worden waren. Der BFH stellte sich nun aber klar auf die Seite der Behörde.

„Der Senat hält an seiner mittlerweile ständigen Rechtsprechung […] fest, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss“, lautet die Quintessenz der Entscheidung mit Aktenzeichen VI R 33/10. „Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.“

Kürzel für Dauerfahrtziel erlaubt

Im Streitfall war im Fahrtenbuch für betriebliche Fahrten mit dem privaten Auto nahezu durchgängig das Kürzel „F“ für den Sitz der Firma als Start- oder Zielort angegeben worden. Daran hat der BFH auch nicht auszusetzen. Nicht in Ordnung ist es nach dem Urteil der Richter im Gegensatz zur Sichtweise des Finanzgerichtes, ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch zur Vorlage gegenüber dem Finanzamt nachträglich am Computer mit ausführlicheren Angaben zu ergänzen. „Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht in einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung“, so der BFH.

Vor allen Dingen bemängeln die Richter im vorliegenden Fall, dass die auswärtigen Start- und Zielorte im Fahrtenbuch nicht genau genug aufgeschrieben wurden. Das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig wiedergegeben sind. Nach den vorgenannten Rechtsgrundsätzen verlange die vollständige Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangspunktes und des Endpunktes der Fahrt.

Fahrtziel präzise bestimmen

„Soweit […] als Endpunkt der Fahrt jeweils nur eine Straße bezeichnet ist, aber weder Hausnummer noch Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens angegeben ist, ist allein dadurch das Fahrtziel nicht hinreichend präzise bestimmt“, so der BFH. „Denn im Hinblick auf die Funktion des Fahrtenbuchs, nämlich eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort aufgezeichneten Fahrten zu bieten, bleibt eine solche ungenaue Angabe hinter dem Erforderlichen zurück.“ Entsprechendes gelte, wenn keine Straßen, sondern lediglich Namen von Unternehmen mit einer Vielzahl von Filialen im Stadtgebiet genannt werden.

Auch wenn in diesem Fall streng und grundsätzlich entschieden wurde, bekräftigt der BFH im Urteil, dass „trotz kleinerer Mängel ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein kann, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet“. Der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens müsse jedoch möglich sein.

Werner Kurzlechner stellt auf CFOworld regelmäßig Rechtsurteile vor, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Seine Beiträge sind unter dem Suchbegriff CFO Agenda zu finden. Die letzten Beiträge von Werner Kurzlechner: