Compliance

Einführung eines Ethikkodex

Wozu dient ein Ethikkodex und wann wird er tatsächlich gelebt? Marion Willems nennt typische Inhalte und diskutiert den Tone at the top.

19. Dez 2012

von

Ein Ethikkodex hat zum Ziel, Verhaltensregeln für gute Sitten und richtiges Handeln im Geschäftsleben vorzugeben. Ein Ethikkodex hat vor diesem Hintergrund vor allem vorbeugenden Charakter im Kampf gegen Wirtschaftskriminalität.

Will ein Unternehmen einen Ethikkodex verfassen, so ist dieser nicht nur auf die Besonderheiten des spezifischen Geschäftsmodells zuzuschneiden, sondern auch im Zusammenhang mit Compliance Management zu betrachten. Compliance Management umfasst Maßnahmen zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Dies können beispielsweise Richtlinien, Kontrollen und Verfahrensansweisungen sein.

Erhöhte Risiken im Compliance Management bestehen, wenn

  • die Geschäftspartner aus Hochrisikoländern kommen,
  • es auffallend viele Verstöße gegen Compliance-Vorschriften gibt,
  • komplexe Geschäftsstrukturen vorliegen,
  • intensive Kontakten zu öffentlichen Amtsträgern, zu Dritten und Geschäftsvermittlern bestehen,
  • wenige Wettbewerber am Markt sind.

Typische Inhalte eines Ethikkodex

Der Ethikkodex umfasst typischerweise folgende Punkte:

1. Allgemeine Verhaltensgrundsätze: Die Mitarbeiter eines Unternehmens sollen sich sowohl intern mit ihren Kollegen als auch extern mit Geschäftspartnern ehrlich, integer, fair und vertrauenswürdig verhalten. Menschenrechte sind zu achten und es sollte ein respektvoller Umgang miteinander vorherrschen.

2. Umgang mit Dritten: Der Umgang mit Dritten spielt eine zentrale Rolle im Ethikkodex. Angesprochen wird der Umgang mit Geschäftspartnern. Geschäftspartner sind Joint-Venture-Partner, Lieferanten, Kunden, Berater, Fremdfirmen, Vertriebsmittler, Behörden und Amtsvertreter. Gerade im Umgang mit Dritten zeigt sich, ob ein Unternehmen faire Geschäftspraktiken hat oder nicht. So geht es zum Beispiel darum, ob das Unternehmen Vorteile annimmt oder gewährt. Es geht um die aktive und passive Bestechung und Korruption. Demzufolge gibt es beispielsweise strenge Richtlinien bezüglich Geschenken, Bewirtungen und Spenden. Richtlinien im Umgang mit der Vergabe von öffentlichen Aufträgen fallen auch hierunter.

Ebenso sollte die Prävention von Geldwäsche in dieser Rubrik berücksichtigt werden, um Transaktionen zur Finanzierung terroristischer Aktivitäten zu verhindern. Folglich stehen hierbei ungewöhnliche Zahlungsweisen im Blickpunkt, die gegebenenfalls an ungewöhnlichen Orten stattfinden oder von Scheinfirmen getätigt werden. Faire Geschäftspraktiken gelten auch im Wettbewerb mit anderen Unternehmen. Absprachen über Preise sowie die Aufteilung von Kunden und Märkten sind verboten. Submissionsabsprachen sind ebenso unzulässig. Darunter wird die Abgabe von Scheinangeboten zweier Anbieter bei öffentlichen Aufträgen verstanden.

Ist das Unternehmen international tätig, so sind auch Regeln zur Exportkontrolle zu berücksichtigen.

3. Vermeidung von Interessenkonflikten: Ethisches Verhalten setzt immer voraus, dass man über seine eigenen persönlichen Interessen hinausgeht. Bei Interessenkonflikten zwischen Eigeninteressen und Unternehmensinteressen müssen demzufolge die Unternehmensinteressen im Vordergrund stehen. So dürfen beispielsweise finanzielle Interessen nicht zum eigenen Vorteil des Mitarbeiters führen. Ebenso dürfen Mitarbeiter nicht persönliche Rabatte von Lieferanten annehmen oder persönliche Rabatte Kunden gewähren, die laut Unternehmensrichtlinien nicht vorgesehen sind. Persönliche Beziehungen zu einem Kunden oder Lieferanten, die zu einem Konflikt zu den eigenen Aufgaben beim Unternehmen führen, sollten vermieden werden.

4. Umgang mit Informationen: Interne Geschäftsinformationen oder Informationen anderer Firmen, die ein Angestellter eines Unternehmens durch seine Tätigkeit erhält, sind auch als interne und vertraute Informationen zu behandeln. Eine Weitergabe von sogenanntem Insiderwissen sollte unterbunden werden, insbesondere wenn dieses Wissen als Grundlage für finanzielle Entscheidungen dient. Insiderinformationen sind typischerweise nicht öffentlich bekannte Umstände über das Unternehmen, die den Börsenkurs oder Marktpreis des Unternehmens wesentlich beeinflussen können.

Ebenso sollte der vertrauliche Umgang mit personenbezogenen Daten beachtet werden. Personenbezogene Daten dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz nur erhoben, verarbeitet oder verwendet werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Es können beispielsweise eine Betriebsvereinbarung vorliegen oder überwiegend berechtigte Interessen des Arbeitgebers. Zudem wäre die Strafverfolgung eines Mitarbeiters denkbar. Nicht nur personenbezogene Daten von Arbeitnehmern, sondern auch Daten von Geschäftspartnern und Dritten dürfen nur unter Beachtung der Datenschutzregeln aufbewahrt und verwendet werden.

5. Umgang mit Unternehmenseigentum: Unternehmenseigentum sowie geistiges Eigentum wie Patente, Marken- und Urheberrechte sind zu schützen. Unternehmenseigentum sowie geistiges Eigentum dürfen nur verwendet werden, wenn dies vorher genehmigt wurde. Konzepte oder neue Produkte dürfen nicht an andere weiterveräußert oder verraten werden. Stets ist die Verletzung von Eigentumsrechten zu prüfen, wenn Unternehmenseigentum oder fremdes Unternehmenseigentum weiter verwendet wird.

6. Umwelt, Gesundheit, Sicherheit: Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind vor allem für Produktionsunternehmen einzuhalten. Dies dient vor allem der Gesundheit und der Sicherheit der Mitarbeiter. Ebenso verpflichten sich die meisten Unternehmen im Ethikkodex, die Umwelt auch im Rahmen der Corporate Social Responsibility zu schützen.

7. Beschwerden und Hinweise: Die Mitarbeiter werden einerseits verpflichtet, die im Ethikkodex genannten Verhaltensregeln jederzeit und überall einzuhalten. Andererseits werden sie aufgefordert, Verstöße und Beschwerden an eine Hotline oder den Vorgesetzten oder Compliance-Beauftragten zu melden, wenn sie wesentlich sind. Als Verstöße gelten Sachverhalte, die Gesetze oder Unternehmensregeln (Ethikkodex) brechen. Wesentlich sind dabei alle Vorfälle im Unternehmen, die eine Verletzung von Menschenrechten darstellen, den Ruf des Unternehmens schädigen, eine kriminelle Straftat darstellen oder Umwelt- und Arbeitssicherheitsvorschriften verletzen.

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