Apps für Geschäftszwecke

Wie funktionieren Time Tracker?

Apps für Geschäftszwecke: Wie funktionieren Time Tracker?
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Inwiefern hilft Time Tracking im Geschäftsalltag weiter? Christian Pundt erklärt grundlegende Funktionen und Besonderheiten der digitalen Zeiterfassung.

31. Jan 2013

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Im Kern ist jeder Time Tracker ein kleines Programm, das auf Kommando damit beginnt, die Zeit zu erfassen und beim nächsten Kommando die Zeiterfassung stoppt. Genau so, wie das die gute alte Stechuhr gemacht hat. Und wie bei einer Stechuhr soll das möglichst einfach zu erledigen sein. Grundsätzlich beherrschen alle Apps diese Kernfunktion. Die Menüführung lässt sich zumeist schnell erfassen - ob sie gefällt, ist dann eher Geschmackssache.

Die Einrichtung funktioniert immer gleich. Es gibt einen Benutzer, der verschiedene Projekte anlegen kann, für die separat Zeiten gemessen werden können. So lassen sich genauso die tägliche Arbeitszeit wie das Pensum auf der Joggingstrecke oder die Fahrt zum Arbeitsplatz oder zum Kunden verbuchen. Für den Einsatz im Berufsleben eignen sich die angebotenen Apps allerdings unterschiedlich. Zwei Fragen sind hier ausschlaggebend: Wie viele Personen sind in ein Projekt involviert und wie sind die Projekte aufgebaut?

Verschiedene Zielgruppen

Für Freelancer, Selbstständige oder Mitarbeiter, die Projekte allein verfolgen, kommen die meisten Apps infrage. Der Benutzer legt hier einzelne Projekte an, die einer bestimmten Aufgabe oder einem Kunden zugeordnet werden können. Anspruchsvoller wird es, wenn Gruppen gemeinsam an Projekten arbeiten und die Zeiten zusammen und am besten auch in Echtzeit verbucht, kontrolliert und ausgewertet werden sollen.

Eine einfache App, die alle Mitarbeiter installieren, reicht dazu in der Regel nicht aus. Hier bedarf es komplexerer Lösungen. Die passenden Tracker arbeiten internetgestützt und speichern die erfassten Daten auf einer virtuellen Festplatte (Cloud), wo sie in einer gemeinsamen Datenbank zusammenlaufen. Aus diesem Grund sind die entsprechenden Angebote als kostenintensivere Abo-Modelle aufgebaut, die monatlich abgerechnet werden.

Die richtige App für das Projekt finden

Neben der Frage der Anzahl an Nutzern sollte für den Einsatz im Geschäftsalltag auch die Möglichkeit zur Anlage von Projekten beachtet werden. Die einfachsten Apps ermöglichen nur die Anlage einfacher Projekte, die nacheinander getrackt werden können. Das ist ausreichend für den Freelancer, der am Tag für drei unterschiedliche Kunden arbeitet.

Oftmals müssen jedoch verschiedene Variablen in die Messung einbezogen werden: Etwa die gesamte Arbeitszeit eines Mitarbeiters, die Zeiten für die Kunden A und B und dazu vielleicht auch noch die Zeiten für den Auftrag 1, 2 und 3 für Kunden A und B. Stellen sich diese Anforderungen an einen Tracker, sollte darauf geachtet werden, dass die Projekte in einer hierarchischen Struktur angelegt werden können. Ist das nicht der Fall, sollten zumindest mehrere Projekte gleichzeitig erfasst werden können, so dass sich zeitlich überlappen.

Zusatzfunktionen

Nützlich kann auch sein, wenn in die App Zeitbudgets aufgenommen werden können. In diesem Fall kann ein Projekt mit beispielsweise 10 Stunden pro Woche veranschlagt werden und direkt aus dem Programm heraus das derzeitige Stundensaldo verfolgt werden. Praktisch ist auch die Option, Einträge im Nachhinein zu editieren. Dies hilft nicht nur bei Vergesslichkeit, sondern auch dann, wenn der Kunde auf dem Smartphone anruft und die Gesprächszeit anschließend auf seinem Konto verbucht werden soll.

Ein großer Vorteil der Smartphone-Apps ist ihre Mobilität: Sie können auch auf Reisen oder im Einsatz außer Haus verwendet werden. Die ersten Apps versuchen bereits, die mobile Erfassung weiter zu vereinfachen, zum Beispiel indem sie sich automatisch über das firmeneigene WLAN-Netz oder einen NFC-Chip aktivieren lassen, der am Arbeitsplatz oder im Dienstwagen platziert ist.

Im Büro

Am Schreibtisch enden oftmals die Vorteile der mobilen Apps, hier erweisen sich Desktop-Lösungen als die bessere - aber auch kostenintensivere - Alternative. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Trackern, die am PC Verwendung finden. Einerseits integrierte Lösungen: Sie arbeiten mit mobilen Apps zusammen und sind dazu in der Lage, die erfassten Zeiten über das Internet zu synchronisieren. Das Desktop-Programm dient dabei in der Regel als Kommandozentrale, wo Projekte aufgesetzt und ausgewertet werden. Während das Smartphone oder Tablet nur der Zeitnahme dient.

Daneben existieren reine Desktop-Lösungen, die eine etwas andere Funktionsweise auszeichnet. Ihre Idee besteht drin, alle Arbeitsvorgänge, die am PC ausgeführt werden, einfach zu protokollieren. So entsteht eine Liste, aus der hervorgeht, an welchen Programmen und Dateien wann und wie lange gearbeitet wurde. Der Vorteil liegt auf der Hand: Während der Arbeit muss nicht extra die digitale Stechuhr bedient werden. Der Nachteil aber auch: Es wird ein ziemlicher Wust an Daten produziert. Unsere Stichproben haben ergeben, dass diese Form der Zeiterfassung noch in den Kinderschuhen steckt, in Zukunft aber durchaus Potenzial besitzen könnte.

Exportmöglichkeiten beachten

Die Erfassung der Daten ist die eine Seite der Funktionalität eines guten Time Trackers. Die andere ist deren Weiterverarbeitung und Auswertung. Fast alle Tracker erlauben die Ausgabe der festgehaltenen Zeiten im CVS-Dateiformat. CVS-Dateien sind kleine Textdateien, die Tabellen als Listen mit einfachen Trennzeichen darstellen. Sie können somit problemlos in Excel oder anderen Tabellenprogrammen geöffnet werden. Gerade bei den Apps für Tablets und Smartphones gibt es aber große Unterschiede, wie komfortabel sich die Ausgabe gestalten lässt.

So erlauben einige Programme nur englische oder amerikanische Datumsformate und geben die Tageszeit in der 12-Stunden-Zählung an. Auch variieren die Programme darin, welche und wie viele zusätzlich Variablen der Zeitmessung hinzugefügt werden können. So kann es nützlich sein, einem Projekt einen Stundensatz oder freie Anmerkungen hinzufügen zu können. Der Export der Daten erfolgt zumeist als E-Mail oder über Cloud-Speicher wie Dropbox.

Eine nützliche Funktion ist die grafische Aufbereitung der Daten. Auch diese bieten fast alle Anbieter. Dabei wird ein gemessener Zeitraum - beispielsweise ein Tag oder eine Woche - zumeist als farbiges Balken- oder Kuchendiagramm dargestellt. Die Profi-Tools haben dabei erwartungsgemäß mehr zu bieten: Mit ihnen lassen sich komplexere Verknüpfungen erstellen und als Spreadsheets auswerfen.

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Apps für Geschäftszwecke - Teil IV15 Time Tracker für Mobile, Mac und PC
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Die Serie im Überblick: