Credit Management

Zentrale Abteilung für Kundendaten

Credit Management: Zentrale Abteilung für Kundendaten
© Guardean

Michael Sauter sieht das Credit Management als wesentlichen Partner der Unternehmensleitung und des Vertriebs. Es sollte vermehrt strategische Aufgaben wahrnehmen.

9. Jan 2013

von

Früher spielte das Credit Management im Bereich Debitorenbuchhaltung oft nur eine Nebenrolle. Heutzutage sollte es aus dem Schatten treten und eine zentrale Funktion übernehmen. Es sollte zur Schnittstelle aller Kundeninformationen werden und verschiedene Abteilungen im Unternehmen mit diesen wichtigen Informationen versorgen. Kuzum: Das Credit Management sollte zum wichtigen Berater im Unternehmen avancieren.

Damit dieser Schritt gelingt, müssen viele Unternehmen jedoch zunächst die Sichtweise auf ihr eigenes Risikomanagement anpassen. Denn um alle Risiken im Blick zu behalten und die eigene Liquidität zu sichern, muss Risikomanagement bereits bei der Identifikation potenzieller Kunden im Vertrieb beginnen und sich über den gesamten Kundenlebenszyklus erstrecken. Um dies zu gewährleisten, muss das Credit Management eine zentrale Funktion im Risikomanagement übernehmen und bereits sehr früh – interne sowie externe – Informationen zu einem möglichen Kunden sammeln, bewerten und diesen Prozess im Laufe der Geschäftsbeziehungen kontinuierlich wiederholen.

Auf Grundlage dieser Daten kann das Credit Management die Risiken und Chancen jedes einzelnen Kunden und des gesamten Kundenportfolios bewerten – und dabei verschiedene Stakeholder im Unternehmen mit den für sie wichtigen Informationen versorgen. Das Credit Management dabei sowohl mit der Unternehmensleitung als auch mit dem Vertrieb aktiv zusammenarbeiten.

1. Unternehmensleitung

Die Studie zu Insolvenzen in Zeiten der Finanzkrise - Entwicklung, Ursachen und Konsequenzen zeigte, dass ein unzureichendes Credit Management oft einer der Hauptgründe für die Insolvenz von Unternehmen ist. Im Kehrschluss bedeutet dies, dass das Credit Management aktiv zum Erhalt des Unternehmens beiträgt – indem es Finanzkennzahlen optimiert und damit die Liquidität des Unternehmens sichert.

Das Credit Management kann Kundensituationen richtig einschätzen und ermöglicht es somit, dem Kunden optimierte Angebote bereitzustellen. Auf diese Weise ist ein Unternehmen in der Lage, Kunden zu erschließen, die von anderen Unternehmen mit weniger professionellen Credit Management Prozessen abgelehnt werden – ein echter Wettbewerbsvorteil. Indem es Risiken früh erkennt und schnell reagieren kann, reduziert ein professionelles Credit Management zudem Zahlungsausfälle, senkt die Außenstandsdauer und erhöht somit das Working Capital. Für die Unternehmensleitung sollte daher ein professionelles Credit Management – und eine enge Zusammenarbeit mit diesem – besonders wichtig sein.

Neben der Optimierung der Finanzkennzahlen kann das Credit Management der Unternehmensleitung beispielsweise ein Portfolio-Reporting liefern, das sowohl Risiken im Gesamtportfolio aufzeigt als auch Risikoverbünde. Damit ist die Unternehmensleitung in der Lage, die aktuelle Situation des eigenen Unternehmens im Blick zu behalten und bei drohenden Risiken schnell zu reagieren. Auch ein Reporting auf Kundenebene, das die Chancen und Risiken von Einzelkunden aufzeigt, kann für die Unternehmensleitung sinnvoll sein. Damit wird das Credit Management für die Unternehmensleitung zu einem wichtigen Cockpit, das ihr alle Risiken, aber auch alle Potenziale des Unternehmens aufzeigt, den richtigen Weg weist und von dem aus sie das Risikomanagement des gesamten Unternehmens steuern kann. So ist die Geschäftsführung in der Lage, sichere Entscheidungen zu treffen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

2. Vertrieb

Ein weiterer wichtiger Partner für das Credit Management neben der Geschäftsleitung ist der Vertrieb. Eine enge Zusammenarbeit mit diesem ist essentiell für ein modernes Credit Management. Vertrieb und Credit Management müssen durch integrierte Workflows ihr Know-how zusammenführen und gemeinsam Risiken und Chancen eines Kunden steuern. Denn nur wenn im Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden geschaffen wird, können auch sowohl das Risiko als auch die Chancen bei einem Kunden optimiert und vorhandene Reserven ausgeschöpft werden.

Dafür kann das Credit Management zum einen Reports liefern, die Kunden mit guter Bonität auflisten. Der Vertrieb weiß so beispielsweise, wo Cross- und Up-Selling-Potenziale vorhanden sind und kann diese in seiner Vertriebsarbeit verwenden. Zum anderen können aber auch mögliche Kundenrisiken durch Reports aus dem Credit Management transparent aufgezeigt und bei Entscheidungen berücksichtigt werden. Bei neuen Limitanfragen eines Kunden kann der Vertrieb beispielsweise auf Informationen des Credit Management zurückgreifen und schnell reagieren. Hatte man solche Anfragen in der Vergangenheit größtenteils abgelehnt, kann man nun auf Grundlage der Daten aus dem Credit Management differenziertere Entscheidungen treffen. Auch bei Zahlungsverzögerungen eines sonst immer pünktlich zahlenden Kunden können Credit Management und Vertrieb zusammenarbeiten und persönlich auf den Kunden zugehen, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Dies schafft Vertrauen beim Kunden und sichert langfristige und nachhaltige Kundenbeziehungen.

Außerdem ist es möglich, dass Credit Management und Vertrieb gemeinsam das Instrumentarium für den erfolgreichen Abschluss von Geschäften ausweiten: So können etwa differenzierte Zahlungsbedingungen geschaffen und dann als Nutzenargument im Verkaufsgespräch angebracht werden. Somit wird die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb zu einem wichtigen Bestandteil im Credit Management: Gemeinsam werden nicht nur Risiken reduziert, sondern auch vorhandene Potenziale wahrgenommen und ausgeschöpft – dies jedoch nur, wenn das Credit Management jene zentrale Funktion im Unternehmen übernimmt und zum aktiven Berater wird.

Voraussetzungen schaffen

Damit das Credit Management diese Rolle wahrnehmen kann, bedarf es auch innerhalb der Abteilung oft noch vieler Veränderungs- und Optimierungsprozesse. Die größte Veränderung steht dabei Unternehmen bevor, bei denen das Credit Management noch die Rolle der klassischen Debitorenbuchhaltung innehat: Ein Credit Management auf dieser Stufe ist eher reaktiv. Der Debitorenbuchhalter verwaltet Anträge, Zahlungseingänge und offene Posten. Eine strukturierte Bonitätsprüfung und durchgängige Risikobewertung gibt es nicht. Alle Prozesse erfolgen häufig noch manuell und auf Papier – dies führt zu einem hohen Aufwand für den Mitarbeiter. Folglich bleibt diesem auch keine Zeit für qualitatives und strategisches Credit Management: Reports für wichtige Kennzahlen oder individuelle Kundenansprachen bleiben auf der Strecke.

Ein solches Credit Management schafft es nicht, die beschriebene Beraterfunktion im Unternehmen zu übernehmen. Um dies zu ändern, müssen zunächst die richtigen Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden. Neben einer zentralen und gut ausgearbeiteten Credit Policy bedeutet dies vor allem auch eine Optimierung und Automatisierung der Prozesse innerhalb des Credit Management. Nur so werden die Mitarbeiter von administrativen Themen entlastet und können sich vermehrt strategischen Aufgaben widmen. Ein sinnvoller Schritt kann hierbei die Einführung eines Credit Management-Systems sein. Dieses hilft, Prozesse konsistent abzubilden und administrative Themen effizienter zu gestalten. Es ermöglicht zudem ein flexibles und einfaches Reporting sowohl auf Portfolio- als auch auf Einzelkundenebene – so kann das Credit Management seiner Beraterfunktion im Unternehmen gerecht werden und mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten.

Michael Sauter ist Geschäftsführer der Guardean GmbH. Sauter wurde promoviert in Wirtschafts- und Organisationswissenschaften an der Universität der Bundeswehr in München.Die letzten Beiträge von Michael Sauter: