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Selbst- trifft Unverständnis: Das Facility Management steuert Dienstleistungen, die abseits des Kerngeschäfts vollrichtet werden. Die Disziplin, so der eigene Anspruch, orientiert sich dabei sowohl an den Prozessen als auch am Kunden. Anstelle einer strategischen Partnerschaft stehe jedoch regelmäßig der Wunsch nach geringen Kosten im Vordergrund.

Eine allgemeingültige Definition gibt es nicht - im Gegenteil: Facility Management wird mit der Architektur von Gebäuden in Verbindung gebracht, ebenso mit deren Instandhaltung. Darüber hinaus wird der Begriff im Kontext der Immobilienwirtschaft verwendet - und somit gleichbedeutend zum Corporate Real Estate Management (CREM). Das Industrial Facility Management wiederum nimmt Bezug auf das produzierende Gewerbe.

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Was Sie wissen müssen ...

Im Facility Management wird sowohl die Entstehung als auch Verwendung von Gebäuden betrachtet - also dessen vollständiger Lebenszyklus. Gleichbedeutend wird von einer ganzheitlichen Betrachtung gesprochen. Es sollen folglich keine Gebäude mehr entstehen, ohne sich über deren genaue Verwendung bewusst zu sein.

Ein Gebäude durchläuft fünf Phasen: Konzeption, Planung, Bau, Betrieb und Abriss. Die ersten drei Phasen beschreiben die Entstehung des Gebäudes, die folgenden zwei die Verwendung.

Das Facility Management richtet sich an Prozessen aus, die über mehrere der genannten Phasen andauern können - siehe hierzu: Prozessorientierung. Damit wird der Ansicht widersprochen, Gebäude anhand von Punktzielen zu errichten und anschließend in gleicher Weise zu betreiben. Durch Punktziele, so der theoretische Ansatz, werden die einzelnen Phasen nur unzureichend miteinander verknüpft.

CREM bezeichnet das Immobilienmanagent in Unternehmen, deren Kerngeschäft nicht darin besteht, Immobilien zu bewirtschaften - auch non-property companies genannt.

CREM bezieht sich dabei weitgehend auf Prozesse, die ihrerseits direkten Bezug auf die Objekte haben - demnach in erster Linie auf das property management, also die Vermarktung und Akquise der Immobilien sowie das kaufmännische Objektmanagement. Darüber hinaus zählt auch das operative Objektmanagement zum CREM, auch wenn einige Dienstleistung (siehe hierzu: facility services) keinen direkten Bezug zum Gebäude aufweisen - beispielsweise das Catering oder das Management des Fuhrparks.

Immobilien stellen Anlagevermögen der Unternehmen dar. Der Betrieb sowie die Instandhaltung beeinflussen den Wert der Immobilie und somit auch ihre Stellung im Anlageportfolio des Unternehmens. CREM wird daher auch mit asset management in Verbindung gebracht.

CAFM betitelt oftmals monofunktionale Software, die sich dazu eignet, gebäudespezifische Daten zu erfassen und zu verwalten. Als Beispiele können Systeme zur Zutrittskontrolle angeführt werden, ebenso Systeme zur Inventarverwaltung oder für das Management der im Gebäude verlegten Kabel.

Datenbanken stellen einen unverzichtbaren Bestandteil jeder CAFM-Software dar. Diese Datenbanken werden in der Regel mit einem zweiten Programmteil kombiniert: der 3D-Modellierung, auch computer aided design (CAD) genannt. Die Attribute in der Datenbank werden dabei gruppiert und im 3D-Modell auf verschiedene Schichten (layer) gelegt, die nach Belieben ein- und ausgeblendet werden können.

Das Objektmanagement, auch Gebäudemanagement genannt, umschreibt den operativen Teil des Facility Managements - also schlicht die Steuerung des "Tagesgeschäfts". Hierzu in Abgrenzung: Der Facility Manager zeichnet für den strategischen Teil verantwortlich.

Der Objektmanager bestellt und koordiniert demnach die facility services und kontrolliert deren Qualität. Die einzelnen Leistungen werden gemäß ihrer Art und ihres Inhalts zum technischen, infrastrukturellen oder kaufmännischen Bereich des Objektmanagements zugeordnet. Als gemeinsame Grundlage dient das Flächenmanagement.

Zum technischen Objektmanagement zählen unter anderem die Instandhaltung sowie das Energiemanagement. Das infrastrukturelle Objektmanagement umfasst die Dienste des Hausmeisters, der Reinigungskräfte sowie die Dienste des für Sicherheit zuständigen Personals. Das kaufmännische Objektmanagement verwendet spezielle Kontenrahmen als formelle Grundlage, um anfallende Kosten derart verbuchen zu können, dass sie sich dem jeweiligen Kostenträger zuordnen lassen.

Sekundärprozesse tragen nicht zur Wertschöpfung bei, sind jedoch notwendig, um Kernprozesse ausführen zu können. Sie werden daher auch Unterstützungsprozesse genannt. Der Begriff der Notwendigkeit bezieht sich dabei nicht nur auf technische Voraussetzungen, sondern auch auf grundlegende Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Sekundärprozesse sind sie unter Umständen von einzelnen Kernprozessen abhängig: Sollte beispielsweise eine Anlage außer Betrieb genommen werden, die ausschließlich ein bestimmtes Produkt herstellen kann, so ist fortan auch die Wartung der Anlage überflüssig.

Im geschäftlichen Alltag werden Leistungen im Rahmen von Sekundärprozessen als Facility Services bezeichnet. Sie werden regelmäßig von externen Dienstleistern bezogen.

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