Single Euro Payments Area

Analyse der eigenen Lage in 5 Schritten

Single Euro Payments Area: Analyse der eigenen Lage in 5 Schritten
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Die operative Umsetzung von SEPA setzt eine strategische Vorbereitung voraus. Dirk Elsner empfiehlt, dabei iterativ vorzugehen, um die Wirkung von Alternativen zu ermitteln.

12. Nov 2012

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Ich habe in dieser Serie zur Umstellung der nationalen Bankbezahlverfahren auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum bisher Informationen zu mehreren Aspekten der Umstellung gegeben. Im vorherigen Beitrag habe ich die Frage, ob sich Unternehmen überhaupt mit der Single European Payments Area (SEPA) befassen sollten, mit einem deutlichen Ja beantwortet. Die Risiken des Nichtstuns sind höher als der Aufwand, sich jetzt Gedanken über die Auswirkungen zu machen.

Am 8. November 2012 hat der Deutsche Bundestag das SEPA-Begleitgesetz nunmehr verabschiedet. Aus dem Verfahren ergeben sich keine Änderungen: SEPA kommt also wie vorgesehen. Die Abgeordneten haben aber den Banken aufgegeben, noch einmal darüber nachzudenken, ob die deutsche Kreditwirtschaft wirklich darauf bestehen wolle, dass Mandate für Lastschriften künftig handschriftlich unterzeichnet werden - siehe dazu im Detail: Droht nun Trubel bei den Lastschriften?.  

Wie schon im letzten Beitrag angedeutet, gehen Unternehmen sehr unterschiedlich mit SEPA um. Vor der eigentlichen operativen Umsetzung ist aber eine Analyse der eigenen Lage notwendig. Dabei empfiehlt es sich iterativ vorzugehen, weil die Wirkungen bestimmter Alternativen erst nach einer weiteren Analyse ermittelt werden können.

Schritt 1: Analysephase I

Der Umstellungsaufwand hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie der Größe und der Struktur des Unternehmens, der eingesetzten Eigen- und Fremdanwendungen, der Anzahl der nationalen und internationalen Kontoverbindungen, der IT-Infrastruktur, der Datenqualität und etwa Sonderverarbeitungen mit Banken oder anderen Zahlungsdienstleistern. Einfluss hat natürlich, welche Zahlverfahren das Unternehmen aktuell mit ihren Kunden vereinbart hat und wie es, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit Konzernunternehmen, national und international ihr Liquiditätsmanagement ausgerichtet hat.

In der Analysephase I wird erhoben, welche Zahlungsinstrumente bisher verwendet werden und welche Geschäftsbereiche direkt oder indirekt zahlungsrelevante Daten (weiter-)verarbeiten und von einer Umstellung berührt werden. Oft wird die Verantwortung für SEPA nur im Finanzbereich, der IT oder gar nur bei den Banken gesehen. Je nach Größe und Organisation des Unternehmens wird diese Beschränkung ein teurer Fehler werden.

Die Analysephase I ist daher breit anzulegen und sollte Einkauf, Produktion, Vertrieb, Personal, Finanzen inklusive Treasury und natürlich die IT-Abteilung einbeziehen. Dazu gehören auch Gespräche mit Banken, Zahlungsdienstleistern und den Herstellern für die eingesetzte Fremdsoftware. Auswirkungen gibt es etwa für das Liquiditätsmanagement von Unternehmen, weil sich aufgrund längerer Fristen bei Lastschriften im Vergleich zum bisherigen Lastschriftverfahren oder zum wegfallenden Abbuchungsverfahren der Zeitpunkt des Zahlungseingangs verschiebt. Das kann wiederum Auswirkungen auf Kreditlinien haben.

Im Kern sollte untersucht werden, welche organisatorischen und technischen Wirkungen die Umstellung hat, wenn sie so vorgenommen wird, wie das die SEPA-Vorschriften vorsehen.

Schritt 2: Handlungsalternativen

Nach der ersten Analyse sollten Unternehmen verschiedene Handlungsalternativen prüfen. Dazu gehören unter anderem:

  • Mögliche Konsequenzen für internationale Bankverbindungen: Werden alle Konten bei ausländischen Banken auch auf längere Sicht noch benötigt oder können diese konsolidiert werden? Welche weiteren länderspezifischen Zahlungsverfahren sind im Einsatz und können ersetzt werden?
  • Mögliche Konsequenzen daraus für das Treasury, Liquiditätsmanagement und Bankbeziehungen.
  • Überlegungen, ob und bis zu welcher Betragshöhe man sich auf automatische Konvertierungen durch Banken oder Dienstleister verlassen will.
  • Überlegung, ob SEPA-Firmenlastschrift als Zahlungspflichtiger weiter verwendet werden soll.
  • Überlegung, ob SEPA-Basis- und/oder SEPA-Firmenlastschrift als Zahlungsempfänger verwendet werden soll.
  • Nachdenken ob und welche alternative Bezahlverfahren für das eigene Geschäft zur Verfügung stehen und akzeptiert sind.
  • Überlegungen, ob Teile der Zahlungsverkehrsabwicklung ausgesourct werden sollten.

Ich will an dieser Stelle noch einmal deutlich darauf hinweisen, dass die Änderungen beim Lastschriftverfahren erhebliche Auswirkungen haben, insbesondere wenn die Lastschriften online erteilt wurden. Da nach den SEPA-Regularien unter bestimmten Voraussetzungen mögliche e-Mandate von der deutschen Kreditwirtschaft nicht angeboten, müssen Mandate schriftlich vorliegen. Schauen Sie dazu im Zweifel noch einmal in die beiden Beiträge zum Lastschriftverfahren:

Schritt 3: Analysephase II

Wurden verschiedene Handlungsalternativen erarbeitet und werden etwa Änderungen, Neueinführung oder gar die Abschaffung einzelner Bezahlverfahren, der (internationalen) Bankverbindungen oder des Liquiditätsmanagements erwogen, sind diese Änderungen ebenfalls mit Wirkungen auf die verschiedenen Geschäftsbereiche zu analysieren.

Dazu gehören Fragen der Kundenakzeptanz, mit welchen Systemen die Zahlungen künftig erstellt werden und wie die Lieferung der Daten an Banken erfolgt. Wichtig sind aber auch die weiteren internen Auswirkungen, also welche organisatorischen und technischen Anpassungen ergeben sich für welche Organisationseinheiten, wenn Inhalte und Zeitpunkte der Zahlungsdaten verändert werden.

Wichtig ist in dieser Phase eine Abschätzung des Risikos verschiedener Handlungsalternativen. Dazu gehört auch das Risiko des Nichtreagierens.

Schritt 4: Entscheidung

Am Ende der Analysephase II sollte dann eine eindeutige Handlungsempfehlung stehen, über die die Geschäftsleitung entscheidet. Ein wichtiger Bestandteil der Entscheidung besteht darin, dass Verantwortlichkeiten für ein SEPA-Projekt benannt werden.

Schritt 5: Projektplanung für die Umsetzung und Testphase

Grundlegende Pflöcke sollten in jedem Fall in diesem Jahr eingeschlagen werden. Wenn dann eine feinere Projektplanung zeigt, dass bestimmte Dinge warten können, kann es ausreichen, wenn die Umsetzung im nächsten Jahr beginnt. Wenn aber etwa festgestellt wird, dass das Unternehmen beispielsweise aus finanziellen Gründen mehrere Upgrades seines ERP-Systems ausgelassen hat, dann ist bereits jetzt die Zeit knapp. Das Upgrade über mehrere Versionen zentraler Unternehmenssoftware wird nicht über Nacht erledigt - insbesondere wenn individuelle Add-ons und Einstellungen angepasst werden müssen.

Es folgt die operative Umsetzung, mit deren zentralen To-Dos ich mich in zwei Folgebeiträgen befassen werde.

Dirk Elsner war mehrere Jahre Bereichsleiter einer Bank und Geschäftsführer einer mittelständischen Unternehmensgruppe. Heute berät er für die Innovecs GmbH Banken und mittelständische Unternehmen. Daneben betreibt er privat das preisgekrönte Finanzblog Blick Log. Sie erreichen ihn per E-Mail unter dirk.elsner(at)innovecs.de. Die letzten Beiträge von Dirk Elsner: