Single European Payments Area

Aufwand durch Lastschriftmandate

Firmen müssen aufgrund der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz ihre Syntax ändern. Bestehende Verträge verlieren indes unter Umständen ihre Gültigkeit. Dirk Elsner führt aus.

In Bezug auf die Überweisung erscheinen die Standards der Single European Payments Area (SEPA) noch einfach und nachvollziehbar - siehe hierzu: SEPA Credit Transfer im Überblick. Bei Lastschriften dagegen müssen sich Unternehmen auf erhebliche Veränderungen einstellen, die Unternehmensprozesse teilweise tief durchdringen und umfangreichere IT-Anpassungen erfordern. Einige Unternehmen, die sich bereits mit der Umstellung auf SEPA-Lastschriften befasst haben, fragen sich außerdem, ob die Lastschrift künftig überhaupt noch ein gängiges Zahlungsverfahren sein kann.

Die neuen Lastschriftverfahren SEPA Core Direct Debit für Privatkunden und SEPA Business to Business Direct Debit für Firmenkunden müssen spätestens ab dem 1. Januar 2014 verwendet werden. Bis zum 31. Januar 2014 erteilte Lastschriften werden automatisch umgestellt, ohne dass der Lastschriftgeber noch einmal zustimmen muss. Dies gilt allerdings nicht für Abbuchungsaufträge: Sie fallen weg und müssen nach den SEPA-Vorgaben ersetzt werden.

Bestehende Verträge müssen reproduzierbar sein

Für Einzugsermächtigungen nach SEPA erteilt der Zahlungspflichtige künftig ein sogenanntes Mandat mit exakt definierten Formschriften - auch SEPA-Lastschriftmandat genannt. Dabei handelt es sich sowohl um eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen als auch um eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die jeweilige Lastschrift einzulösen.

Mandate müssen schriftlich vorliegen. Dies stößt vor allem im Online-Handel auf großes Unverständnis, denn Einzugsermächtigungen werden hier ausschließlich elektronisch erteilt. Das Lastschriftverfahren steht hier vor dem Aus, wenn die Regelungen nicht noch angepasst werden, denn kein Kunde wird dieses Verfahren wählen, wenn er nach einer Online-Bestellung ein Formular ausdrucken, unterschreiben und dann per Post an den Dienstleister senden muss. Die schriftliche Mandatsvorlage gilt übrigens auch für automatisch umgestellte Lastschriften.

Bestehende Lastschriftverträge können zwar weiterhin verwendet werden. Dies ist möglich aufgrund der im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland. Dazu ist aber zwingend erforderlich, dass sie schriftlich, in reproduzierbarer Form vorliegen. Andernfalls müssen sie durch ein SEPA-Mandat ersetzt werden. Für Unternehmen kann dies einen großen Aufwand bedeuten.

Zahlungsempfänger müssen die originalen Mandate in gesetzlich vorgeschriebener Form aufbewahren - zumindest für weitere 14 Monate nach dem letzten Einzug. Zudem verfallen Mandate, wenn sie 36 Monate nicht für Zahlungen verwendet werden.

Damit nimmt der Aufwand für Unternehmen noch keine Ende: Kunden müssen bei Übernahme bisheriger Lastschriften in Mandate darüber in Textform unterrichtet werden. Dazu müssen Unternehmen ihnen die eigene Gläubiger-ID und eine Mandatsreferenz mitteilen. Die 18-stellige Gläubiger-ID ist eindeutig und wird von der Bundesbank vergeben - siehe auch das Antragsformular. Die Mandatsreferenz wiederum umfasst maximal 35 Zeichen und wird individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festgelegt. Unternehmen müssen sich hier also nicht nur Gedanken machen, wie sie die Referenzsyntax aufbauen, also Vertrags- oder Kundennummern, und diese vergeben, sondern auch, wie diese Nummern in den Kunden- beziehungsweise den Auftragsdaten hinterlegt werden. Dies gilt auch für bisher erteilte Lastschriften.

Vollkommen realitätsferne Frist

Ebenfalls eine erhebliche Abweichung zu der bisherigen Praxis sind bestimmte Fristen, die Unternehmen nun vor dem Einzug beachten müssen. Hierbei ist zu beachten, dass Kunden 14 Tage vor dem ersten Einzug informiert werden müssen - die sogenannte Pre-Notification. Diese Vorgabe ist vollkommen realitätsfern, werden doch derzeit Lastschriften sogar taggleich, sozusagen auf Sicht, mit Auftragserteilung erstellt und eingezogen. Immerhin kann die Frist einzelvertraglich verkürzt und beispielsweise in der Rechnung angegeben werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen genügt indes eine einmalige Unterrichtung des Zahlers vor dem ersten Lastschrifteinzug sowie die Angabe der nächsten Fälligkeitstermine.

Die hier skizzierten Änderungen beziehen sich sowohl auf SEPA Core Direct Debit als auch auf SEPA Business to Business Direct Debit. Im nächsten Beitrag geht es um die elektronische Einreichung und um einige Besonderheiten der jeweiligen Verfahren.

Ich kann in dieser Serie nicht auf alle Details und Spezialfragen, insbesondere zur Umsetzung, eingehen. Sie können jedoch gerne Fragen an dirk.elsner(at)innovecs.de senden. Ich werde versuchen, diese in folgenden Beiträgen zu berücksichtigen.

Dirk Elsner war mehrere Jahre Bereichsleiter einer Bank und Geschäftsführer einer mittelständischen Unternehmensgruppe. Heute berät er für die Innovecs GmbH Banken und mittelständische Unternehmen. Daneben betreibt er privat das preisgekrönte Finanzblog Blick Log. Sie erreichen ihn per E-Mail unter dirk.elsner(at)innovecs.de. Die letzten Beiträge von Dirk Elsner:

• Basel III: Weitere Billionen in Staatsanleihen (27. September 2012)
• SEPA: Credit Transfer im Überblick (24. September 2012)
• SEPA: Rechtliche Grundlagen mit Praxisbezug (17. September 2012)
• SEPA: Drohung über der Unternehmenswelt (7. September 2012)
• What You See Is All There Is (27. August 2012)
• Gespannte Erwartung am Kreditmarkt (20. August 2012)
• Sind Guthaben in Euro gefährdet? (10. August 2012)