Single Euro Payments Area

Operative Umsetzung der Umstellung

Single Euro Payments Area: Operative Umsetzung der Umstellung
© privat

Wie lässt sich SEPA im eigenen Betrieb umsetzen? Dirk Elsner suchte nach Leitfäden und Checklisten. Diese seien zwar hilfreich, aber auch nur der Ausgangspunkt für eigene Überlegungen.

3. Dez 2012

von

In dieser Serie zu SEPA (siehe hierzu die untenstehende Übersicht) wurde bereits festgestellt, dass der einheitliche europäische Zahlungsverkehrsraum ab dem Jahr 2014 nicht allein Sache der Banken ist. Banken haben ihre eigenen Vorbereitungen zu treffen, die noch deutlich aufwendiger sind als die der Unternehmen. Banken übernehmen die Daten der Unternehmen an einer Schnittstelle und verarbeiten sie dann in den neuen Formaten. Sind diese Daten fehlerhaft, dann wird selbst das beste Banksystem diese nicht verarbeiten und mit Fehlermeldungen zurückgeben.

Unternehmen müssen also dafür sorgen, dass die richtigen Daten ankommen. Ich hatte bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass sich nach meiner Auffassung die Risiken für das Lastschriftverfahren deutlich erhöhen, wenn Unternehmen sich nicht an die neuen Vorgaben halten.

In diesem und einem Folgebeitrag gebe ich ausgewählte Hinweise für die operative SEPA-Umstellung in Unternehmen. Für Unternehmen können dies nur Anhaltspunkte sein, weil die konkreten Aktivitäten von den jeweiligen unternehmensspezifischen Anforderungen abhängen.

Verantwortlichkeiten bestimmen

Im Beitrag zu der strategischen Vorbereitung hatte ich bereits darauf hingewiesen, dass Unternehmen dringend einen SEPA-Verantwortlichen benennen sollten, der an die Geschäftsführung den Stand der Umsetzung berichtet. SEPA ist keine Aktivität, mit der sich jemand aus Buchhaltung oder IT mal gerade nebenbei befassen kann. Ich rate mittleren und insbesondere großen Unternehmen, jemanden zum Start für einige Wochen komplett freizustellen, bis die To-Dos im Unternehmen eindeutig bekannt und die entsprechenden Entscheidungen getroffen sind.

Zur weiteren Vorbereitung benötigt der SEPA-Verantwortliche Zuarbeiten aus relevanten Fachabteilungen und der IT, um Handlungserfordernisse zu ermitteln und den IT-Umstellungsaufwand zu spezifizieren.

Grundsätzliche Schritte

Für die Umsetzungsvorbereitung gibt es einige einfache Schritte, die einige Unternehmen bereits hinter sich haben. Dazu gehören:

  • IBAN, BIC für die eigenen Bankverbindungen kennen bzw. über die jeweiligen Banken erfragen
  • 18-stellige Gläubiger-ID von der Bundesbank besorgen - siehe hierzu: die Ausführungen der Bundesbank zur Gläubiger-ID
  • Gespräche mit den Hausbanken führen über Details der Umsetzung, wie Cut-off Zeiten für Überweisungen und Lastschriften, Unterstützung beim Test, Konvertierungsdienstleistungen, Unterstützung der Cash Management-Anwendungen und viele Punkte mehr
  • Gespräche mit Software- und Schnittstellenherstellern, ob und in welchem Umfang Anwendungen angepasst und SEPA-Formate regelkonform verarbeitet werden

Handlungsbedarf identifizieren

Wie bereits mehrfach in dieser Serie erwähnt, sind nicht alle Änderungen durch SEPA für alle Unternehmen und Organisationen relevant. Je nach Größe des Unternehmens sollte in einer Vorstudie zunächst der spezifische Handlungsbedarf ermittelt werden. Darin sollten die Anforderungen an zu ändernde Unternehmensprozesse und IT-Systeme festgelegt werden. Dazu gehören insbesondere organisatorische Prozesse wie

  1. im Debitorenmanagement, weil durch Veränderungen bei Lastschriftverfahren entweder neue Zahlungsinstrumente eingesetzt werden müssen oder aber die Fristen sich verändern.
  2. im Vertrieb und der Kundenbetreuung, beispielsweise für die Verabredung der Zahlungswege, die Mandatseinholung für Lastschriften, Anpassungen von Formularen und Überweisungsvordrucken, Qualität der Kundendaten.
  3. in der Rechtsabteilung, beispielsweise Anpassung der Geschäfts- und Zahlungsbedingungen.
  4. in der Personalabteilung wegen geänderter Kontonummern für Mitarbeiter, Sozialversicherungen, Steuern und weiterem.

Eigene Checkliste entwickeln

Diesen Hinweise liegen viele Gesprächen mit Unternehmen zugrunde, wie auch eigene Projekterfahrungen und Veranstaltungen. Ich mache dabei die Erfahrung, dass im Detail keine etwa von Banken oder anderen Organisationen zur Verfügung gestellte Checkliste wirklich ausreichend ist - siehe hierzu auch eine Übersicht ausgewählter Leitfäden, Checklisten und FAQ in meinem Blog. Viele der angebotenen Checklisten sind hilfreich und eignen sich gut als Ausgangspunkt für weitere Überlegungen. Aber kein Unternehmen wird darum herumkommen, sich eine eigene Planungsliste anzulegen.

Der Teufel im Detail

Wenn man sich erst einmal richtig in SEPA vergraben hat, dann wird man schnell feststellen, welche Crux in den Details steckt. So dürfen etwa im Verwendungszweck und im Namensfeld keine Umlaute mehr verwendet werden. Die erlaubten Zeichen sind exakt definiert. Lastschriften etwas könnten zurückgewiesen werden, wenn falsche Zeichen verwendet werden. Für den Verwendungszweck stehen maximal noch 140 Zeichen zur Verfügung. Dies schränkt Unternehmen selbst dann ein, wenn sie sich auf Konvertierungsdienstleistungen von Banken oder Dienstleistern verlassen wollen.  

Wenn Unternehmen automatisierte Verfahren für Abgleich offener Posten eingerichtet haben, dann ist zum Beispiels dringend zu prüfen, ob die neuen gelieferten Buchungsdaten entsprechend verarbeitet werden können. Dazu muss man genau wissen, welche Daten die Banken eigentlich nach Zahlungstransaktionen zurück liefern werden. Erschwerend kommt hier dazu, dass die Banken sich nicht, wie eigentlich vermutet, auf einheitliche Ausgabeformate verständigt haben. Das kann zu erhöhten Rückfragen von Kunden führen.

Zu den wichtigsten Punkten bei der SEPA-Umstellung gehören die Datenqualität und hier vor allem die Qualität der Stammdaten von Kunden und Lieferanten. Diese Datensätze sind um SEPA-relevante Informationen zu ergänzen. Dazu gehören natürlich IBAN und BIC und diverse weiterer Daten, wenn weiter Lastschriften verwendet werden sollen, wie Mandatstypen, Mandatsreferenz, Ausführungsdaten und dergleichen.

In eigener Sache

Zuvor sind im Rahmen dieser Serie zu SEPA bereits acht Beiträge erschienen. Im Einzelnen:

Dieser neunte Beitrag konnte leider nur ausgewählte Punkte für die operative SEPA-Umstellung anreißen - andernfalls ist man schnell dabei, ein Handbuch zu schreiben. In nächsten Beitrag werde ich über weitere ausgewählte Umsetzungsthemen schreiben. Wenn Sie dazu noch besondere Themen vermissen oder besondere Fragen haben, dann schreiben Sie gerne eine Mail - wahlweise an dirk.elsner(at)innovecs.de oder an die Redaktion (sohnstedt(at)cfoworld.de). Die Redaktion leitet Ihre Mail auf Wunsch anonymisiert an mich weiter.

Dirk Elsner war mehrere Jahre Bereichsleiter einer Bank und Geschäftsführer einer mittelständischen Unternehmensgruppe. Heute berät er für die Innovecs GmbH Banken und mittelständische Unternehmen. Daneben betreibt er privat das preisgekrönte Finanzblog Blick Log. Sie erreichen ihn per E-Mail unter dirk.elsner(at)innovecs.de. Die letzten Beiträge von Dirk Elsner: