Human Resources

Auf dem Weg zum Business Partner

Im Personalwesen dominieren operative Aufgaben. Software könnte dabei helfen, die Abteilungen aufzuwerten. Udo Reuß nennt die wesentlichen Trends und Konzepte.

Der Faktor Personal ist für den Unternehmenserfolg von überragender Bedeutung. Gerade in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels nimmt das Management die Personalabteilung stärker in die Pflicht, die richtigen Mitarbeiter für die passenden Positionen einzustellen. Doch das ist nur eine von vielen Aufgaben. In der Praxis dominiert heute noch eine funktionale Betrachtung auf den Bereich Human Resources (HR). Und so überrascht es nicht, dass in den meisten Betrieben operative Aufgaben die Personalarbeit dominieren.

Wesentliche Aufgaben einer Personalabteilung bestehen in:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Reisekosten
• Urlaubs- und Fehlzeiten
• Zeiterfassung
• Mobile Zeitwirtschaft
• Zutrittskontrolle
• Personaleinsatzplanung (PEP)
• Personalkostenplanung
• Controlling und Budgetierung
• Bewerbung
• Nachfolge
• Kündigung
• Aus- und Weiterbildung
• Beurteilung und Zielvereinbarung
• Statistische Daten

Das Konzept des HR-Business-Partners

Jenseits dieser konventionellen Funktionen möchte sich derzeit mancher HR-Bereich weiterentwickeln. Das Personalmanagement soll eine umfassendere, strategische Rolle einnehmen, forderte der amerikanische Professor Dave Ullrich in seinem Buch Human Resource Champions aus dem Jahre 1997 und entwickelte das Konzept des HR-Business-Partners. Er propagiert: „Das Personalmanagement muss zum Business-Partner des Top-Managements werden und einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten.“

Durch Rollen- und Prozessgestaltungen sowie integrierte Systeme soll die Personalarbeit so ausgerichtet werden, dass verstärkt Führungskräfte als interne Kunden in Personalfragen beraten werden. Personalreferenten verstehen sich nach diesem Konzept als HR-Business-Partner, also im übertragenen Sinne als Key Account Manager für Personalthemen. Dieser agiert als Makler für bestimmte Leistungen, die bei administrativen Aufgaben ein Shared ServiceCenter (SSC) und bei Expertenlösungen ein Center of Expertise (CoE) zur Verfügung stellt.

Während letzteres etwa bei arbeitsrechtlichen Fragen oder komplexeren Personalentwicklungs- oder -controllingthemen eingesetzt werden, ist das SSC der erste Ansprechpartner für Mitarbeiteranfragen und Routinetätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung, Zeiterfassung und Trainings. Mit dieser Neuausrichtung der Personalarbeit soll sowohl die Effektivität als auch die Effizienz erhöht werden. Letzteres insbesondere durch den Aufbau und Betrieb eines SSC, der die Standardprozesse professionell abwickeln soll. Damit ist auch ein stärkerer IT-Einsatz verbunden. 

Schwierigkeiten bei der Umsetzung

Dass in vielen Unternehmen die Rolle des HR-Business-Partners etabliert sei, wenn auch auf sehr unterschiedlichem Niveau, fördert eine aktuelle Befragung des Beratungsunternehmens HRblue zutage. Auf die Frage, welche neuen HR-Rollen sich vermutlich nachhaltig etablieren werden, geben die Personaler als wichtigste die des HR-Business-Partners an, gefolgt vom Talentmanager und Manager HR-IT.

Zu kritischeren Befunden gelangte PricewaterhouseCoopers (PwC) bei einer im März 2011 veröffentlichten Studie. Hier heißt es: „Entgegen unserer Annahme nehmen die Führungskräfte den Anspruch der strategischen Ausrichtung der Business-Partner-Funktion nicht in vollem Umfang wahr; sie fordern vielmehr eine stärkere operative Unterstützung in Bezug auf direkt geschäftsbezogene Themen.“ Kein Wunder, dass die Umbaumaßnahmen der Personalbereiche in vielen Unternehmen haken. 

Dennoch sieht auch PwC darin Chancen, wenn sich der Bereich HR zu einer strategisch beziehungsweise geschäftsorientiert beratenden Einheit organisiert. Als einen dafür notwendigen Stellhebel definiert die Beratungsgesellschaft, dass die Prozesse, Aufgaben und Schnittstellen eindeutig definiert, aufeinander abgestimmt, vollständig implementiert und durch benutzerfreundliche IT-Systeme zielgerichtet und effizient unterstützt werden.