Ob es um die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen geht, die Verschiebung oder die komplette Absage von Projekten, die Berechnung des Lebenszyklus von IT-Ausstattung, das Outsourcing von IT und Personal oder eine verbrauchsabhängige Abrechnung von IT-Dienstleistungen - vom IT-Management werden immer mehr und exaktere Zahlen und Vorgaben zu den Kosten und Investitionen ihrer Abteilung verlangt.
Ein gut aufgestelltes IT-Finanzmanagement und als dessen Teildisziplin IT-Controlling gewinnen daher in der Unternehmens-IT an Bedeutung. Voraussetzung dafür ist eine solide Informationsbasis, entsprechende Analyseanwendungen und ein methodisches Vorgehen bei der Prozessanalyse.
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ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ist ein Ende der 80er Jahre ins Leben gerufenes Regel- und Definitionswerk für das IT-Service-Management. Die als De-facto-Standard angesehene dritte Version, ITIL v3, ist eine Sammlung von Best Practices bzw. Good Practices für den Betrieb einer IT-Infrastruktur in fünf Kernbänden. Mittlerweile gibt es eine Aktualisierung als ITIL 2011 Edition, die aber grundsätzlich mit der dritten Version übereinstimmt.
Der Prozess des Financial Managements für IT-Services wird in dem ITIL-Buch "Service Strategie", das auch die Prozesse Demand Management, Service-Portfolio-Management und Strategy Generation beschreibt, erklärt.
Das 1986 vom internationalen Konsortium produzierender und dienstleistender Unternehmen CAM-I (Consortium for Advanced Manufacturing International) definierte ABC-Verfahren ist eine andere Methode, die zur Evaluation von IT-Kosten eingesetzt werden kann.
ABC basiert wie ITIL auf der Definition von Relationen zwischen den verschiedenen Bestandteilen des IT-Systems und verwaltet 3 Elementtypen: Services, Aktivitäten und Ressourcen. Das ABC-Verfahren identifiziert die IT-Kosten, indem es Ursache und Wirkung in Zusammenhang bringt.
IT-Finanzdaten werden bis heute oftmals auf verschiedenen Systeme erzeugt und gespeichert. Hierzu gehöreen insbesondere:
- ERP- oder Buchhaltungs-Lösungen können die IT-Aktiva aus buchhalterischer Sicht verwalten,
- Asset-Management-Lösungen beinhalten Informationen über IT-Investitionen,
- Projekt- und Portfoliomanagement(PPM)-Lösungen umfassen Informationen über Projektkosten, und
- Service-Management-Lösungen beinhalten Informationen über Service-Kosten.
Durch die mangelnde Integration der Daten, fällt der IT eine systematische und solide Auswertung und Analyse schwer. Hilfe verspricht die Einführung von Business-Intelligence-Lösungen. Sie helfen bei der Integration der relevanten Daten in einem IT-Data-Warehouse und bieten Werkzeugen für das Reporting, die Analyse und die Planung von IT-Kosten und -Leistungen. Entsprechend ist in den letzten Jahren die Nachfrage in der IT-Abteilung nach entsprechenden Lösungen gestiegen.
Ein umfassendes IT-Controlling umfasst:
a) Das Portfoliomanagement, das mittels eines kontinuierlichen Abstimmungsprozesses IT-Investitionen überwacht;
b) Das Projektcontrolling, das unter anderem mit Hilfe klassischer Methoden des Investitions- und Projektmanagements IT-Vorhaben begleitet und kontrolliert;
c) Das Produkt- und Infrastruktur-Controlling, das mit Hilfe einer IT-spezifisch ausgeprägte Kosten- und Ergebnisrechnung die von der IT angebotenen Produkte und Dienstleistungen kalkuliert und sieverursachungsgerecht verrechnet.
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