Analysen, Methoden und Aufgaben im IT-Management

Mehr Effizienz im IT-Controlling

IT-Abteilungen müssen in der Lage sein, die Gesamtkosten von IT-Systemen zu identifizieren, zu messen sowie Investitionen rechtfertigen zu können. Ein methodisches Vorgehen und Best Practices im IT-Controlling sind daher heute unumgänglich. Nachfolgend ein Überblick.

Der Druck auf Unternehmen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung hat in den letzten Jahren tendenziell zugenommen. Die IT-Abteilung steht nach den allgemeinen Ausgaben, Transportkosten, Finanzierungskosten und Telekommunikationskosten, an durchschnittlich fünfter Stelle der im Unternehmen anfallenden Kosten.

Allerdings fällt es der IT-Leitung oft schwer, sich einen detaillierte Überblick über die tatsächlich angefallenden IT-Kosten zu verschaffen, gar nicht zu reden von IT-fernen Finanzdirektoren oder CFOs, die belastbare Zahlen benötigen. Die Gründe für dieses Informationsdefizit liegen vor allem in der mangelnden Integration der oft auf verschiedenen Systemen gespeicherten IT-Finanzdaten:

• ERP- oder Buchhaltungs-Lösungen können die IT-Aktiva aus buchhalterischer Sicht verwalten,
• Asset-Management-Lösungen beinhalten Informationen über IT-Investitionen,
• Projekt- und Portfoliomanagement(PPM)-Lösungen umfassen Informationen über Projektkosten, und
• Service-Management-Lösungen beinhalten Informationen über Service-Kosten.

Einen Überblick über die Daten für Analysezwecke ist so schwer zu gewinnen. Hilfe verspricht die Einführung von Business-Intelligence-Lösungen. Sie helfen bei der Integration der relevanten Daten in einem IT-Data-Warehouse und bieten Werkzeugen für das Reporting, die Analyse und die Planung von IT-Kosten und -Leistungen.

In den letzten Jahren ist die Nachfrage in der IT-Abteilung nach entsprechenden Lösungen gestiegen. Typischerweise werden im Rahmen der Einführung solcher BI-Anwendungen wie in anderen Unternehmensbereichen oftmals bisher genutzte fehleranfällige und ineffiziente Excel-basierende Controlling-Lösungen abgelöst, zurückgefahren und ergänzt.

Ansätze zur Kostenreduktion in der IT

Seit Jahren versuchen Unternehmen über die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen, die Verschiebung oder komplette Absage von Projekten oder aber die Verlängerung des Lebenszyklus von IT-Ausstattung, Kosten in der IT zu senken. Die selbe Stoßrichtung haben des Weiteren in den größeren Organisationen Ansätze zum Outsourcing von IT und Personal. In diesem Zusammenhang hat in den letzten zwei Jahren das Cloud Computing an Bedeutung gewonnen, verspricht es doch eine flexible Nutzung von IT-Infrastruktur als auch Applikationen je nach aktuellem Bedarf über externen Dienstleistern (‚aus der Cloud‘); bezahlt wird hier nach dem tatsächlichen Verbrauch.

Egal welcher Ansatz für die IT gewählt wird, eine Kostensenkung für Verträge oder Investitionen lässt sich nur erzielen, wenn sich das IT-Management einen umfassenden, vollständigen und zuverlässigen Überblick über die verschiedenen IT-Kosten verschaffen und diese in unterschiedlicher Szenarien miteinander vergleichen kann. Nachfolgend einige methodische Ansätze hierfür: