Kostenrechnung, Kostenanalyse, Portfolio, Services

Software für IT-Finanzmanagement

Zur Steuerung, Kontrolle, Optimierung und zum Nachweis der Kosten für die IT sind IT-Finanzmanagement-Lösungen heute äußerst wichtig. Nachfolgend eine Übersicht über typische Produkte und Lösungen für das IT-Controlling.

Die meisten IT-Abteilungen verfügen heute über Werkzeuge, mit denen sie Budgets aufstellen und überwachen  sowie die angefallenen Kosten für die Leistungsverrechnung mit anderen Fachbereichen identiifizieren und analysieren können.

Häufig arbeiten sie dabei allerdings mit einem buntes Set an Werkzeugen, die letztlich keinen zusammenhängenden, vollständigen und aktuellen Überblick über die Gesamtkosten der IT-Systeme ermöglichen.

Bei der Produktauswahl sehen sich IT-Abteilungen und deren Manager zudem vor einer Vielzahl von Angeboten und Softwarekategorien gestellt. Sie alle ermöglichen auf ihre eine eigene Art und Weise ein IT-Kostenmanagement:

• Lösungen zur Kostenrechnung und Kostenanalyse der IT (CPM);
• IT-Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen (PPM);
• IT-Management-Lösungen (IT Service Management und Asset Management);
• sowie Lösungen für Business Intelligence (BI) und ERP.

1. ERP-Software und IT-Kosten

Finanzdaten lagern in den Unternehmen oft in allgemeinen Buchhaltungssystemen, die Teil einer ERP-Lösung sein können. Diese Lösungen sind sind nicht auf die IT zugeschnitten. Sie können zwar Kosten aus buchhalterischer Sicht verwalten, bieten aber für das Management nur unzureichende Unterstützung. Eher selten finden sich spezielle Lösungsangebote für das IT-Kostenmanagement integriert in ERP-Lösungen.

2. Business Intelligence und IT-Kosten

Business-Intelligence-Systeme bieten prinzipielle Möglichkeiten IT-Kosten zu analysieren, da man mit ihnen Auswertungen oder Berichte über sämtliche im Unternehmen anfallende Daten erstellen kann. Über Funktionen zur Datenintegration lassen sich Daten aus verschiedenen operativen IT-Systemen sammeln (PPM, Asset Management etc.) und sie nach Ablage in einer Datenbank (Data Warehouse, Data Mart) auswerten.

Diese Vorgehensweise erfordert die individuelle Identifikation von Datenquellen, den Aufbau des passenden Datenmodells sowie die Nutzung der BI-Werkzeuge zum Aufbau von entsprechenden Berichten und Analyseoberflächen. IT-Abteilungen können so auf ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasste Lösung aufbauen.

3. Lösungen für Kostenrechung und Kostenanalyse

Neben den generischen BI-Tools finden sich im Markt auch spezialisierte Lösungen zur Kostenanalyse und IT Management. Die Angebote zur Kostenrechnung und Kostenanalyse bieten über das Konzept der Prozesskostenrechnung Funktionen zur Ermittlung und Analyse von Kosten, und ermöglichen damit eine echte IT-Kostenrechnung.

Mit Hilfe von Tools zur Datenextraktion und Datenumwandlung können mit diesen Lösungen sämtliche Daten aus operativen Systemen (z.B.: PPM, IT Management etc.) sichtbar gemacht werden. Durch umfassende Funktionen des Berichtswesens, Datenanalyse und auch zur Unterstützung der Balanced-Scorecard-Methode werden die unterschiedlichen Daten und damit gleichzeitig auch die unterschiedlichen Kosten nachvollziehbar.

Diese Funktionalität erlaubt eine schnelle und automatisierte Untersuchung der unterschiedlichen Kosten basierend auf den im Modell festgelegten Beziehungen. So kann man die Kosten von Services, Aktivitäten und Ressourcen einfach ermitteln, egal ob es sich um Gesamtkosten handelt (zum Beispiel die Kosten von Mailsystemen) oder um Einzelkosten (beispielsweise die Kosten einer E-Mail). Durch die Konsolidierungsfunktionen lassen sich die Kosten einem Fachbereich, einem geografischen Gebiet oder jeder anderen im Modell festgelegten hierarchischen Ebene zuordnen.

Die Hauptakteure im Bereich Kostenanalyse bieten analytische Applikationen an. Die Anbieter stammen meist aus dem Marktsegement für Software für Business Intelligence und Corporate Performance Management. Weltweit angebotene Lösungen sind beispielsweise "SAP Businessobjects Profitability And Cost Management" oder "SAS Activity-Based Management".

4. IT-Portfolio-Management-Software

Portfolio-Management-Lösungen eignen sich für jede Art von Projekten. Sie ermöglichen es, alle Anforderungen an die IT zusammenzuführen und Kategorien (beispielsweise Service, Projekt, Wartung) zuzuweisen. Ein Szenario-Management-Modul priorisiert dann die Anfragen sowie die zu startenden Projekte. Um etwaige Abweichungen zu identifizieren, werden Funktionen zur Nachverfolgung und Überwachung der Projekte angeboten.

Das Projektkosten-Management umfasst vor allem drei Kostenarten: fixe Kosten (Einkäufe von Hardware und Software), Personalkosten (Kosten der benötigten Arbeitskräfte für dieses Projekt, Personentage) sowie allgemeine Ausgaben (Reisekosten).

Bis zu einem gewissen Grad ist mit solchen Produkten auch ein Management von Wartungskosten über die Definition eines speziellen Projektes möglich. Ebenfalls integriert sind Zeiterfassungsfunktionen, die auf Grundlage der Kosten von Ressourcen, Zeitaufwand und erledigten Aufgaben eine schnelle Feststellung der Kosten jeder IT-Aktivität ermöglichen. Diese Lösungen tragen ebenfalls dazu bei, die IT-Projektkosten (geplante, tatsächliche, Abweichungen) in Echtzeit zu evaluieren um ihren aktuellen Stand zu identifizieren.

Die Hauptakteure auf dem Markt sind einerseits Anbieter, die PPM-Lösungen entwickelt oder aufgekauft haben, sowie Hersteller, die sich auf IT-Projekt-Portfolio-Management spezialisiert haben. Wichtige Lösungen sind beispielsweise CHANGEPOINT (Compuware), CLARITY PPM (CA Technologies), HP PPM (Hewlett-Packard), IBM RATIONAL PORTFOLIO MANAGER (IBM), PLANVIEW ENTERPRISE (Planview).