Planung, Forecasting, Reporting, Strategiemanagement

Integriertes Performance Management

Performance Management hilft bei der sorgfältigeren Überwachung interner und externer Faktoren, um erste Anzeichen veränderten Unternehmensleitung rechtzeitig zu erkennen. Viele Unternehmen nutzen heute noch nicht das voll Potenzial.

Der Begriff Performance Management subsuumfasst verschiedene Management-Prozesse, die Unternehmen bei der Steuerung und Überwachung ihrer Leistungsfähigkeit helfen. Hierzu gehören das Strategiemanagement, Planung, Budgetierung und Forecasting, Governance, Risikomanagement und Compliance, Legale Konsolidierung und externes Berichtswesen sowie Berichtswesen und Analyse.

Performance Management im Allgemeinen und Planung/Budgetierung/Forecasting sowie Berichtswesen/Analyse im Speziellen haben durch die Finanzkrise an Bedeutung gewonnen. Dies belegen auch die Ergebnisse der aktuellen BARC-Studie „Performance Management nach der Finanzkrise - Verbesserung der Planung als wesentlicher Erfolgsfaktor“, an der 118 Unternehmensvetreter teilnahmen.

Während demnach ein vergangenheitsorientiertes Berichtswesen und Analyse weiterhin wichtig sind, um Einflussfaktoren und Entwicklungen zu verstehen, so ist es insbesondere die Planung, die eine Ausrichtung der Ressourcen und Prozesse an Strategien und Zielen ermöglicht.

Lehren aus der Finanzkrise für Unternehmen sind vor allem die fundierte Entwicklung zukunftssicherer Strategien, die bessere Antizipation möglicher Risiken, deren Überwachung und frühzeitige Reaktion sowie eine umfangreichere Planung (siehe Abbildung 1).

 

Ungenügende Planungsprozesse

Laut Studie sehen Unternehmen trotz der größeren Anstrengungen noch ein hohes Verbesserungspotenzial in allen Performance-Management-Prozessen (siehe Abbildung 2). Während für die übrigen Performance-Management-Prozesse durchschnittlich 75 bis 85 Prozent der Befragten Verbesserungspotenzial sehen, schätzen über 95 Prozent ihre Planungsprozesse als verbesserungswürdig ein.

"Verkürzung/Beschleunigung der Prozesse" (schnelleres Reporting, kürzere Planungszyklen, schnellerer Abschluss etc.) und „Verringerung des Ressourcenaufwands“ (Reduzierung von Aufwand, Kosten und/oder Ressourcen etc.) scheinen die Hauptansatzpunkte zur Verbesserung zu sein.

Strategiemanagement gut, Excel als Problem

Die höchste Zufriedenheit mit den bestehenden Performance-Management-Prozessen herrscht in den Bereichen Strategiemanagement sowie Governance, Risikomanagement und Compliance. Insbesondere für diese beiden Prozesse zeigen sich jedoch noch deutliche Defizite in der Integration mit anderen Performance-Management-Prozessen (siehe auch Abbildung 3). Nur knapp vier Prozent denken hingegen, dass ihre Planungsprozesse gut laufen.

Excel als Hindernis

Den Verbesserungspotenzialen entgegen steht der immer noch flächendeckend weitverbreitete Einsatz von Microsoft Excel für alle Performance-Management-Prozesse. Wird Excel weiterhin so umfangreich eingesetzt, ist durch die ineffiziente Unterstützung der Tabellenkalkulation bei zunehmender Komplexität des Performance Managements keine Prozessbeschleunigung oder Ressourcenminimierung zu erwarten. Verbesserung versprechen hier nur spezielle Performance-Management-Werkzeuge. Umfrageteilnehmer, die ihr Performance Management mit den Möglichkeiten von Microsoft Excel durchführen sind darüber hinaus deutlich unzufriedener als Personen, die bspw. mit speziellen Performance-Management-Werkzeugen arbeiten.

Verknüpfung der Performance-Management-Prozesse

Zusätzlich zum Einsatz spezieller Softwarelösungen bietet die Integration von Performance-Management-Prozessen weiteres Potential, die zunehmende Komplexität zu beherrschen. Idealerweise unterstützen Softwarelösungen dabei verschiedene Performance-Management-Prozesse integriert. Deutlich wird, dass den Befragten besonders die Integration von Planung, Budgetierung und Forecasting mit anderen Performance-Management-Prozessen wie Berichtswesen und Analyse oder Strategiemanagement wichtig ist.

Ein weiterer großer Nutzen kann aus Sicht der Teilnehmer durch die Integration von Strategiemanagement mit Berichtswesen und Analyse erzielt werden. Den geringsten Nutzen stiftet die Integration von Governance, Risikomanagement und Compliance mit weiteren Performance-Management-Prozessen wie legaler Konsolidierung und externem Berichtswesen sowie Planung, Budgetierung und Forecasting (siehe Abbildung 3).

Prozessbeschleunigung und weniger Ressourcen

Die Ergebnisse der aktuellen BARC-Studie „Performance Management nach der Finanzkrise“ zeigen, dass Planung, Budgetierung und Forecasting sowie Berichtswesen und Analyse nach der Finanzkrise wichtiger sind als je zuvor.

Verbesserungspotenziale bestehen dabei in allen Performance-Management-Prozessen, insbesondere in der Prozessbeschleunigung und Ressourcenminimierung. Darüber hinaus können durch die Integration von Performance-Management-Prozessen zusätzliche Potenziale gehoben werden, um die zunehmende Komplexität zu beherrschen. Langfristig zum Erfolg führen kann nur ein gemeinsamer, organisatorisch verankerter Ansatz einer abgestimmten fachlichen und technischen Performance-Management-Strategie.

 

Christian Fuchs (Dipl.-Kfm.) ist Senior Analyst und Berater am Business Application Research Center (BARC). Er ist Autor u. a. der BARC-Studien „Softwarewerkzeuge für die Planung“ und „Softwarewerkzeuge für die Finanzkonsolidierung“ .

Seine Spezialgebiete sind entscheidungsunterstützende Informationssysteme mit besonderem Schwerpunkt auf BI-Frontends und prozessorientierten BI-Anwendungen. Er begleitet Unternehmen im Softwareauswahlprozess und der Einführungsphase.