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Reisekosten sind ein erheblicher Kostenblock für Unternehmen. Dies liegt nicht nur an den Geschäftsfahrten und Spesen, sondern auch daran, dass die Reiseplanung und die Reisekostenabrechnung häufig aufwändige Prozesse sind.

Ein gut organisiertes Reisekosten- bzw. Travel Management kann helfen, die Potenziale im Reise-Etat und in den internen Abläufen aufzudecken. Studien gehen davon aus, dass sich die Prozesskosten (indirekte Reisekosten) um bis zu 30 Prozent reduzieren lassen könnten. Ebenso steckt ein erhebliches Einsparpotenzial in den direkten Kosten wie Flug, Hotel, Mietwagen, Bahnfahrt etc.

Travel Management: Sparpotenzial bei Reisekosten
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Travel Management Sparpotenzial bei Reisekosten

Dienstreisen sind auch im Zeitalter von Online-Videokonferenzen noch nicht abgeschafft. Doch bei den Kosten soll weiter gespart werden. Und das ist auch noch möglich. Wo noch Potenzial ist, erfahren Sie nachfolgend. [weiter...]

Geschäftsreise, Kostenmanagement: So werden Ihre Kosten erstattet
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Geschäftsreise, Kostenmanagement So werden Ihre Kosten erstattet

Trotz Kostenminimierung sind Dienstreisen noch nicht völlig aus dem Arbeitsalltag in vielen Unternehmen verschwunden. Damit die Abrechnung der Kosten später auch rechtskonform sind und der Arbeitnehmer auch wirklich alle angefallenen Auslagen zurück erhält, geben die IHKs nützliche Tipps. [weiter...]

Services, Portale, Software für Reisekostenverwaltung: Dienste und Tools für Ihre Reisen
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Services, Portale, Software für Reisekostenverwaltung Dienste und Tools für Ihre Reisen

Unternehmen steht heute eine großen Auswahl an Dienstleistungen und Software zur Unterstützung der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung zur Verfügung. Nachfolgend ein Überblick zu den Angeboten und deren Vorzüge. [weiter...]

Unterkünfte, Flüge, Verpflegung, Mietwagen: Kostenentwicklung bei Geschäftsreisen
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Unterkünfte, Flüge, Verpflegung, Mietwagen Kostenentwicklung bei Geschäftsreisen

Fliegen, Unterkünfte und Verpflegung - Geschäftsreisen sind im vergangenen Jahr im Durchschnitt teurer geworden. In Deutschland liegen diesbezüglich die Kosten für Unterkünfte prozentual noch über den Transaktionskosten für Flüge. [weiter...]

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Geschäftsreise, Kostenmanagement: So werden Ihre Kosten erstattet
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Gezielter Sparen bei Geschäftsreisen: Reisekosten effizienter verwalten
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Gezielter Sparen bei Geschäftsreisen Reisekosten effizienter verwalten

Statt Quittungen und Belege auf Papier zu kleben, könnte eine automatisierte Reisekostenabrrechung viel Zeit und Kosten sparen helfen. [weiter...]

CFO Agenda – Steuerrecht: Keine Vergünstigung für Flüge
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CFO Agenda – Steuerrecht Keine Vergünstigung für Flüge

Steuerliche Erleichterungen beim Kerosin stehen einzig Unternehmen zu, die gewerbsmäßig in der Luft sind - der Werkverkehr bleibt außen vor. Werner Kurzlechner schildert das Urteil des Bundesfinanzhofs. [weiter...]

Reisekostenmanagement: Dienstreisen unter Druck
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Reisekostenmanagement Dienstreisen unter Druck

Beim Reiseplanungs- und Reisekostenmanagement in europäischen Unternehmen lässt sich laut einer Studie noch einiges verbessern. [weiter...]

Was Sie wissen müssen ...

"Reisekosten entstehen, wenn der Arbeitnehmer seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte nach geht", gibt die IHK als Definition vor. Darunter fallen gemeinhin die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Außer den Verpflegungskosten können die übrigen Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden (vorausgesetzt, der Arbeitnehmer musste in Vorleistung treten). Die Verpflegung fällt nur in gesetzlich vorgegebenen Pauschalen nicht unter die Steuerpflicht. Unter Umständen kann ein Arbeitnehmer die entstandenen Kosten auch als Werbungskosten in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen.

Der Arbeitgeber muss jederzeit in der Lage sein, den Anlass und die Art der beruflichen Tätigkeit sowie die Reisedauer und den Reiseweg nachzuvollziehen, weshalb der Arbeitnehmer diese Angaben aufzeichnen muss. Diese Aufzeichnungen werden als Beleg zum Lohnkonto verwaltet. Heutzutage erleichtern bestimmte Software-Programme das Reisekostenmanagement.

Zu den Fahrtkosten zählen die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittls entstehen. Die Abrechnung ist bei öffentlichen Verkehrsmitteln durch feste Ticketpreise unkomplizierter, als bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs. In der Regel werden in letzerem Fall Teilbeträge oder Pauschalen vereinbart, wie etwa Kilometersätze, die der Arbeitnehmer zurück erhält. Ohne den komplizierten Nachweis der Gesamtkosten können die Fahrtkosten pauschal höchstens mit einem Kilometersatz je angefangenen Kilometer von 0,30 Euro bei Kraftwagen, 0,13 Euro bei Motrorrad oder -roller, von 0,08 Euro bei Moped oder Mofa sowie 0,05 Euro bei Benutzung eines Fahrrads.

Die bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge zurückerstattet bekommen. Im Inland können diese Verpflegungsmehraufwendungen derzeit für jeden Kalendertag pauschal angesetzt werden. So entfallen auf eine Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro, 12 Euro für 14 bis 24 Stunden, 6 Euro für 8 bis 14 Stunden. Für eine Abwesenheit unter 8 Stunden wird nichts gezahlt.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere Bedingungen. Der Arbeitgeber kann die so anfallenden Verpflegungskosten durch die Gewährung länderweise utnerschiedlicher Pauschbeträge lohnsteuerfrei ersetzen. Hier werden sogenannte Auslandstagegelder gezahlt, deren Höhe davon abhängt, in welches Land die Reise geht. Das Bundesministerium für Finanzen orientiert sich hierbei an dem höchsten Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz: Aktuell gelten bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 120 Prozent der Aufwendung, bei 14 bis 24 Stunden 80 Prozent und bei 8 bis 14 Stunden sind es noch 40 Prozent.

"Die aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen", heißt es in einer Definition der IHK. Entweder erfolgt die Rückzahlung in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendung oder ohne Einzelnachweis bis zur Höhe des Pauschbetrags von 20 Euro, sofern die Übernachtungsmöglichkeit nicht unentgeltlich war. Von den erstattungswürdigen Übernachtungsmöglichkeiten ausgeschlossen sind außerdem Fahrzeuge, Schlafwagen oder Schlafkabine, es sei denn die Übernachtung hat in einer anderen Unterkunft begonnen oder geendet.

Nicht zu den Übernachtungskosten zählt das Frühstück, sofern es auf der Hotelrechnung gesondert aufgelistet wird. Zahlt der Arbeitgeber die Frühstückskosten dennoch, muss dafür Lohnsteuer gezahlt werden. Fällt das Frühstück pauschal unter den Preis der Übernachtung, muss der Gesamtpreis gekürzt werden, damit die Verpflegung herausgerechnet ist. Für das Frühstück gilt ein Abzug von 20 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit, demnach also 4,80 Euro.

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