Reisekostenmanagement

"Reisekosten entstehen, wenn der Arbeitnehmer seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte nach geht", gibt die IHK als Definition vor. Darunter fallen gemeinhin die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Außer den Verpflegungskosten können die übrigen Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden (vorausgesetzt, der Arbeitnehmer musste in Vorleistung treten). Die Verpflegung fällt nur in gesetzlich vorgegebenen Pauschalen nicht unter die Steuerpflicht. Unter Umständen kann ein Arbeitnehmer die entstandenen Kosten auch als Werbungskosten in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen.

Der Arbeitgeber muss jederzeit in der Lage sein, den Anlass und die Art der beruflichen Tätigkeit sowie die Reisedauer und den Reiseweg nachzuvollziehen, weshalb der Arbeitnehmer diese Angaben aufzeichnen muss. Diese Aufzeichnungen werden als Beleg zum Lohnkonto verwaltet. Heutzutage erleichtern bestimmte Software-Programme das Reisekostenmanagement.

Zu den Fahrtkosten zählen die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittls entstehen. Die Abrechnung ist bei öffentlichen Verkehrsmitteln durch feste Ticketpreise unkomplizierter, als bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs. In der Regel werden in letzerem Fall Teilbeträge oder Pauschalen vereinbart, wie etwa Kilometersätze, die der Arbeitnehmer zurück erhält. Ohne den komplizierten Nachweis der Gesamtkosten können die Fahrtkosten pauschal höchstens mit einem Kilometersatz je angefangenen Kilometer von 0,30 Euro bei Kraftwagen, 0,13 Euro bei Motrorrad oder -roller, von 0,08 Euro bei Moped oder Mofa sowie 0,05 Euro bei Benutzung eines Fahrrads.

Die bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge zurückerstattet bekommen. Im Inland können diese Verpflegungsmehraufwendungen derzeit für jeden Kalendertag pauschal angesetzt werden. So entfallen auf eine Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro, 12 Euro für 14 bis 24 Stunden, 6 Euro für 8 bis 14 Stunden. Für eine Abwesenheit unter 8 Stunden wird nichts gezahlt.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere Bedingungen. Der Arbeitgeber kann die so anfallenden Verpflegungskosten durch die Gewährung länderweise utnerschiedlicher Pauschbeträge lohnsteuerfrei ersetzen. Hier werden sogenannte Auslandstagegelder gezahlt, deren Höhe davon abhängt, in welches Land die Reise geht. Das Bundesministerium für Finanzen orientiert sich hierbei an dem höchsten Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz: Aktuell gelten bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 120 Prozent der Aufwendung, bei 14 bis 24 Stunden 80 Prozent und bei 8 bis 14 Stunden sind es noch 40 Prozent.

"Die aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen", heißt es in einer Definition der IHK. Entweder erfolgt die Rückzahlung in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendung oder ohne Einzelnachweis bis zur Höhe des Pauschbetrags von 20 Euro, sofern die Übernachtungsmöglichkeit nicht unentgeltlich war. Von den erstattungswürdigen Übernachtungsmöglichkeiten ausgeschlossen sind außerdem Fahrzeuge, Schlafwagen oder Schlafkabine, es sei denn die Übernachtung hat in einer anderen Unterkunft begonnen oder geendet.

Nicht zu den Übernachtungskosten zählt das Frühstück, sofern es auf der Hotelrechnung gesondert aufgelistet wird. Zahlt der Arbeitgeber die Frühstückskosten dennoch, muss dafür Lohnsteuer gezahlt werden. Fällt das Frühstück pauschal unter den Preis der Übernachtung, muss der Gesamtpreis gekürzt werden, damit die Verpflegung herausgerechnet ist. Für das Frühstück gilt ein Abzug von 20 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit, demnach also 4,80 Euro.