Geschäftsreise, Kostenmanagement

So werden Ihre Kosten erstattet

Trotz Kostenminimierung sind Dienstreisen noch nicht völlig aus dem Arbeitsalltag in vielen Unternehmen verschwunden. Damit die Abrechnung der Kosten später auch rechtskonform sind und der Arbeitnehmer auch wirklich alle angefallenen Auslagen zurück erhält, geben die IHKs nützliche Tipps.

Wenn der Arbeitnehmer für eine Dienstreise zunächst die Kosten für Fahrt und eventuell sogar die Übernachtung auslegt, bekommt er sie in der Regel vom Arbeitgeber wieder zurück. Während die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten dabei ohne Begrenzung lohnsteuerfrei ersetzt werden können, werden Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt, wie der IHK in einer Broschüre erklärt (Hier etwa die IHK für München und Oberbayern). 

Auch Abzug als Werbungskosten möglich

Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt ihm die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung, mit Ausnahme von Übernachtungspauschalen. Diese können zwar vom Arbeitgeber gezahlt, nicht jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Auch Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den Besuch einer auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte entstehen, sind nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen, wenn die Bildungsmaßnahme zum  bestehenden (Ausbildungs-)Dienstverhältnisses gehört. Hierunter fallen damit neben Fahrten zu Fortbildungsstätten insbesondere auch Fahrten zur Berufsschule, der Besuch von Berufsakademien sowie Kurse der Kammern im Rahmen von Ausbildungsverhältnissen.

Kosten der Hin- und Rückfahrt

Als Fahrtkosten gelten alle tatsächliche Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, während er seiner Arbeit außerhalb des Büros und der eigenen vier Wände nach geht. Diese Kosten können entweder durch die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstehen oder aber mit einem eigenen Verkehrsmittel, wie etwa dem Auto. Bei den öffentlichen Verkahrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen.

Benutzt der Arbeitnehmer bei seiner Dienstreise das eigene Fahrzeug, so ist unter Nachweis der Gesamtkosten entweder ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung oder aber ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz anzusetzen.

Die Abrechnung

Damit die Dienstreise auch rechtmäßig abgerechnet werden kann, müssen Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg vom Arbeitnehmer aufgezeichnet und anhand geeigneter Unterlagen - zum Beispiel Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr und ähnliches nachgewiesen werden. Diese Unterlagen, aus denen sich später die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.