Travel Management

Sparpotenzial bei Reisekosten

Dienstreisen sind auch im Zeitalter von Online-Videokonferenzen noch nicht abgeschafft. Doch bei den Kosten soll weiter gespart werden. Und das ist auch noch möglich. Wo noch Potenzial ist, erfahren Sie nachfolgend.

Wenn vermutlich im März 2013 der neue Großflughafen Berlin-Brandenburg (BER) eröffnet wird, ist Zeit und Geld für den Transfer etwa vom Tagungshotel im Zentrum Berlins neu zu kalkulieren. Rund 25 Kilometer sind dann von der Stadtmitte aus zu fahren. Eine einfache Taxifahrt hierfür kostet fast 40 Euro. Doch es geht auch erheblich günstiger: Viermal stündlich pendelt der Airport-Express. Der Ticketpreis für die 30-minütige Fahrt liegt bei drei Euro.

Dass Reisekosten sparen in den letzten Jahren immer wichtiger wurde ist auch ein zentrales Ergebnis der Geschäftsreiseanalyse 2011 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). So konnten von 2006 bis 2010 die Kosten pro Geschäftsreisenden kontinuierlich von 325 auf 306 Euro gesenkt werden, pro Tag auf 127 Euro. Im Durchschnitt dauert eine Dienstreise 2,4 Tage.

Weniger reisen mehr

Erste Vorabergebnisse der jährlich wiederholten VDR-Studie mit Zahlen aus dem Jahr 2011 zeigen weitere Entwicklungen sehr deutlich: Immer mehr Reisen verteilen sich auf weniger Köpfe und die Hälfte aller Dienstreisen umfassen nur einen Tag. VDR-Präsident Dirk Gerdom mahnt: „Eintagesreisen steigern die Belastung für den einzelnen Arbeitnehmer erheblich.“ Der Travel Manager von SAP empfiehlt Dienstreisen auf zwei Tage zu entzerren und möglichst mehrere Termine zusammenzulegen. Dies würde zudem Kosten sparen.

Die größten Kostenblöcke bei Geschäftsreisen sind Flüge, Übernachtungen, Zugfahrten und Mietwagen. Bei Übernachtungen lässt sich aktuell ein starker Trend zur Mitte feststellen. Insbesondere 4-Sterne-Hotels wurden in den letzten Jahren immer mehr gebucht, auch 3-Sterne-Hotels sind weiterhin Standard vieler Geschäftsreisen. Deutlich verloren haben 2011 5-Sterne-Hotels auf nur noch 3 %.

Intransparente Flugkosten

Bis zu 30 Prozent der Gesamtausgaben für Flugtickets sind Kosten für Zusatzleistungen. Weil die sogenannten Ancillary Fees bei Fluggesellschaften und Buchungssystemen nicht transparent dargestellt werden, sind die Kosten im Unternehmen schwer zu identifizieren. „Mittlerweile zerlegen nicht nur Billigflieger ihre Ticketpreise in Einzelteile, auch die großen Carrier ziehen nach. Zum Preis für die eigentliche Flugleistung kommen Kosten für Gepäck, Mahlzeiten oder den Wunschsitzplatz sowie Kerosinzuschläge und Kreditkartenentgelte“, erklärt VDR-Präsident Gerdom den Trend zum Unbundling, dem Entbündeln der Preise.

„Das lässt uns Travel Manager die Nackenhaare zu Berge stehen. Auf uns kommt damit nämlich nicht nur zusätzliche Bürokratie zu, um die Ausgaben den Kostenstellen zuzuordnen – Unbundling macht es uns darüber hinaus fast unmöglich, Preise zu vergleichen. Ganz zu schweigen von der schwindenden Verhandlungsgrundlage bei der Aushandlung von Firmenraten mit den Airlines.“ Werden Zusatzkosten erst später hinzu gerechnet, erscheint die eigentliche Flugleistung günstiger. „Weil für Firmenverträge nur Netto-Preise verhandelt werden, hat der Travel Manager eine schlechtere Verhandlungsposition – auf dem Papier erscheint sein Volumen geringer“, erklärt Gerdom. Deswegen sind die Zusatzgebühren für den Verband nichts anderes als eine verdeckte Preiserhöhung.

Ancillary Fees

Als Lösung schlägt Gerdom vor, mit den Fluggesellschaften Pakete zu verhandeln, die die Ancillary Fees bereits beinhalten: „Durch Rebundled Packages als Teil des Leistungsträgerabkommens steigt das verhandelbare Volumen wieder und die Kosten werden transparent.“ Aktuell sieht die Praxis leider anders aus: Nur eines der befragten VDR-Mitgliedsunternehmen konnte nach eigenen Aussagen Ancillary Fees in seinem Firmenvertrag festschreiben.

VDR-Vizepräsident Ralph Rettig weist darauf hin, dass die Problematik eine lange Kausalkette hat: „Airlines liefern keine auslesbaren Informationen, Buchungsportale können Zusatzgebühren nicht abbilden, und in den Unternehmen sind sie nicht zu identifizieren.“ Travel Manager ärgern sich im Moment insbesondere über das von vielen Fluggesellschaften extra verlangte Kreditkartenentgelt. Auch die Luftverkehrsabgabe und die in manchen Kommunen wie Köln eingeführte Bettensteuer erhöhen die Kosten.