Umfrage in der Öffentlichen Verwaltung

Behörden betreiben eine halbherzige Planung

Der Einsatz von Software für Planung und Steuerung in Ländern und Kommunen nimmt zu. Doch bleibt in punkto Nutzung, Integration und Datenverwaltung einiges zu tun.

von Sascha Alexander, am 20. April 2010

"Die Umstellung des Rechnungswesens [1]von der kameralen auf eine doppische Buchführung [2], neue gesetzliche Anforderungen (zum Beispiel die EU-Dienstleistungsrichtlinie), der steigende Bedarf an Kostentransparenz sowie der demografische Wandel legen den Schluss nahe, dass der Einsatz von Steuerungs- und Planungssystemen in Zukunft über alle Fachreferate hinweg weiter zunehmen wird", erklärt Melanie Mack, Senior Analystin beim Business Application Research Center (BARC [3]) in Würzbürg.

Planung und Steuerungslösungen in 120 Behörden

Die Analysten hatten kürzlich über 120 deutschen Behörden auf kommunaler, Länder- und Bundesebene danach befragt, wie sie ihre Prozesse zur Steuerung und Planung sowie ihr Datenmanagement implementiert haben. Dabei zeigte sich, dass über die Hälfte der befragten öffentlichen Einrichtungen (53 Prozent) hierfür spezielle Softwarelösungen zur Steuerung und Planung einsetzen. Mehr als ein Viertel (28 Prozent) arbeitet momentan mit Microsoft Excel [11]. Weitere elf Prozent planen die Anschaffung eines entsprechenden Werkzeugs und befassen sich daher bereits intensiv mit der Thematik.

Etabliert hat sich die Nutzung dabei insbesondere für die Themen Reporting [12], Datenanalyse [5]sowie Planung und Budgetierung [13]. Zukunftsthemen sind die Umsetzung von Dashboards/ Cockpits sowie Balanced-Scorecard-Anwendungen (Lesen Sie auch unsere Übersicht zu Planungswerkzeugen [9]).

Halbherzige Nutzung der Planungswerkzeuge

Auch wenn somit rein quantitativ betrachtet über 80 Prozent der befragten Behörden spezielle Softwarelösungen oder Microsoft Excel für Steuerungs- und Planungszwecke im Einsatz haben, besteht laut BARC noch erheblicher Nachholbedarf im Vergleich zur Privatwirtschaft. So werden diese Softwarelösungen im Verwaltungsalltag eher wöchentlich oder monatlich, aber nicht täglich genutzt, ihr Potenzial damit kaum ausgeschöpft .

Daten werden zu oft exportiert

Ebenso ist der Studienbefund, dass 80 Prozent der Befragten regelmäßig Daten aus Ihren Systemen für Steuerung und Planung exportieren, ein Hinweis darauf, dass die Nutzer mit ihren Lösungen nicht zurecht kommen(auch Nutzer anderer Branchen bklagen, dass ihre Tools für Business Intelligence zu kompliziert seien [14]). Tatsächlich gaben denn auch nur 37 Prozent der Befragten an, mit der bei ihnen eingesetzten Software für Steuerung und Plaung zufrieden zu sein.

Fehlendes Datenmanagement

Hinzu komme, dass viele Behördenvertreter Defizite wie komplizierte Prozesse, zu niedrige Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Änderungen, mangelnde Datenqualität und nicht abgestimmte Kennzahlen moniert hätten, „Besonders bedenklich ist, dass 30 Prozent der befragten Behörden angaben, "kein Datenmanagementkonzept" zu besitzen. Somit fehlt diesen Einrichtungen ein wesentliches Fundament eines jeden Steuerungs- und Planungssystems.“, ergänzt Christian Fuchs, Analyst bei BARC (siehe auch unsere Tippsa zum Thema Datenqualität [8]).

Die Analysten kommen daher zum Schluss, dass es inbesondere auf organisatorischer Ebene in vielen Verwaltungen noch ein erheblicher Nachholbedarf in punkto Nutzung der Tools für Steuerung und Planung und dem Datenmanagement herrscht. Dieser Misstand ließe sich vor allem durch den Aufbau einer entsprechende Organisation bekämpfen, die bislang in 41 Prozent aller Behörden komplett fehlt.