Workflow drückt Kosten

Buchhaltungsbauer sucht Einkaufsfrau

In den wenigsten Unternehmen greifen Prozesse der Abteilungen Buchhaltung und Einkauf ineinander – obwohl beide die gleichen Ziele verfolgen: Transaktionskosten reduzieren, Einsparpotentiale identifizieren, Transparenz erhöhen. Frank Wuschech, Geschäftsführer von Basware, erklärt hier, welchen Workflow eine Abstimmung der Abteilungen bringen könnte.

von Alexa v. Busse, am 12. November 2009

Unternehmen können die Kosten für ihre Beschaffungsprozesse um fast zwei Drittel senken und die Effizienz ihrer Mitarbeiter verdoppeln, wenn die Ausgaben im Unternehmen hundertprozentig transparent sind. Das hat das Beratungsunternehmen Hackett Group [1] herausgefunden. Doch wie solche Ziele erreichen, werden derzeit laut 550 befragten CFOs in ganz Europa doch nur 42 Prozent der indirekten Ausgaben überhaupt erfasst (Studie von Loudhouse [2] und Basware [3])? Eine Lösung: Der verbesserte Workflow zwischen Buchhaltung und Einkauf.

Handarbeit ersetzen...

In den meisten Unternehmen werden eingehende Rechnungen noch immer von Einkauf und Buchhaltung per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt und verbucht. Und das, obwohl die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung durchschnittlich etwa dreimal länger dauert als mit einer automatisierten Lösung. Nach Berechnungen von Basware könnte ein Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen durchschnittlich 160 Arbeitsstunden im Monat einsparen, bei etwa 30.000 Rechnungen jährlich ließen sich die Kosten pro Rechnung von 20 Euro auf einen drücken.

...mit EPP-Lösungen

Wie aber kann eine Automatisierung der Prozesskette zwischen Einkauf- und Buchhaltung realisiert werden? Mit so genannten Enterprise-Purchase-to-Pay (EPP)-Lösungen. Sie verbessern die Zusammenarbeit vom Sourcing und Vertragsmanagement über die täglichen Bestellungen, den Abgleich der Rechnungen mit Verträgen, Bestell- und Lieferdaten, Prüfung und Genehmigung sowie die Zahlungsanweisung und Archivierung. Darüber hinaus sorgen sie für einen schnelleren Return on Investment [7]: Der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen gespart und Skontomöglichkeiten optimal ausgeschöpft. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über offene Verbindlichkeiten [8] und damit über die Liquiditätsplanung.

Kataloggestützte Bestellung

Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung. Damit ist es möglich, online auf die Produktkataloge der Anbieter zuzugreifen oder die Kataloge direkt in das eigene System zu implementieren. Im ersten Fall können die Lieferfirmen ihre Kataloginhalte selbst verändern und aktualisieren, während im zweiten Fall die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte wie Produkt- und technische Beschreibungen sowie spezielle Lieferfristen und -bedingungen behält.

Optical-Character-Recognition

Für eingehende Rechnungen sieht der Prozess dann folgendermaßen aus: Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung wird gescannt, dabei in das Workflow-System übertragen oder direkt auf elektronischem Wege an den Kunden verschickt. Eine Optical-Character-Recognition (OCR)-Funktion erkennt die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditorenstammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung für die Zahlung vor. Durch die Automatisierung dieser Schritte wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe oft der Fall – Fehler einschleichen.

Nur noch "Abweichler" sind relevant

Das System verknüpft die Forderungen automatisch mit dem ursprünglichen Bestellauftrag. Somit werden davon abweichende Rechnungen sofort identifiziert. Nur solche „Abweichler“ sind vom verantwortlichen Mitarbeiter einzeln zu prüfen. Dazu erhält der Mitarbeiter via E-Mail einen Link zur Rechnungsdatei. Sobald er grünes Licht gibt, geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Die korrekten Rechnungen kontiert die Lösung selbstständig und übergibt sie an die Buchhaltung. Das System verfolgt automatisch den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt gegebenenfalls Erinnerungsmails. Nach Abschluss des gesamten Prozesses wird die Rechnung mit allen Anlagen und Kommentaren revisionssicher archiviert.

Absolute Kontrolle

Ein durchgängiger Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung ist das Bindeglied zwischen Einkauf und Buchhaltung. Als positiver Nebeneffekt lassen sich zudem Risiken minimieren [9], Transparenz in Einkauf und Bezahlung verbessern und die Compliance [10] erhöhen. Im zweiten Schritt sollten Unternehmen deshalb sicherstellen, dass geeignete Kontrollmaßnahmen implementiert werden, die aufzeigen, wer Geld wofür ausgibt. Wenn die Finanz- und die Beschaffungsabteilungen strategisch zusammenarbeiten, können Entscheidungen getroffen werden, die für das gesamte Unternehmen von Vorteil sind.