Geschäftspartner-Compliance

Dreistufiges Prüfungsverfahren

Wie schützen sich Unternehmen vor kriminellen Geschäftspartnern? Marion Willems schlägt ein standardisiertes Verfahren vor, das jährlich wiederholt werden sollte.

Zahlreiche Studien belegen, dass Unternehmen mehrheitlich von wirtschaftskriminellen Schadensfällen betroffen sind. Unternehmen müssen diesem Umstand adäquat begegnen.

Dabei geht es nicht nur um Prävention, sondern auch um nachhaltige Geschäftsbeziehungen. Als Geschäftspartner gelten diejenigen Personen und Unternehmen, mit denen das handelnde Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält (vgl. GWG §1 Abs. 3 [1]) - also Lieferanten, Vermittler, Vertreter aus Handel und Vertrieb, Joint-Venture-Partner, Rechtsanwälte, Berater und Zollagenten.

Zusätzlich sollte auch die wirtschaftliche Berechtigung einer natürlichen Person überprüft werden. Personen gelten als wirtschaftlich berechtigt, wenn sie über mindestens 25 Prozent der Stimmrechte oder der Kapitalanteile verfügen - sowohl direkt als auch indirekt (vgl. GWG §1 Abs. 6 [1]). Bei treuhändischen Verhältnissen zählen die Treugeber zu den wirtschaftlich Berechtigten.

Ausschluss von öffentlichen Aufträgen

Im Rahmen des Compliance Managements werden kriminelle Handlungen eines Unternehmens sowohl aufgedeckt als auch verhindert. Hierzu werden entsprechende gesetzliche wie unternehmensinterne Regeln etabliert. Besagtes Management kontrolliert fortan, ob die Regeln eingehalten werden.

Bei Geschäften mit unseriösen Partnern droht die Gefahr, in Bestechungsversuche verwickelt zu werden - seien es direkte Versuche oder Bestechungen auf Umwegen. Derartige Korruptionsfälle, sofern sie bekannt werden, können Folgen nach sich ziehen:

• Dem Unternehmen drohen strafrechtliche Konsequenzen, beispielsweise Bußgelder
• Dem Unternehmen drohen finanziellen Einbußen, beispielsweise Schadensersatzzahlungen
• Die Reputation des Unternehmens könnte Schaden nehmen
• Das Unternehmen könnte von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen wird.

Zur Überwachung von Geschäftspartnern dienen gesetzliche Grundlagen. So besteht in Deutschland das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG). Auf internationaler Ebene bieten sich wahlweise der US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), die US Federal Sentencing Guidelines for Organisations (FSGO) sowie der oft zitierte UK Bribery Act an. Diese sind auch für deutsche Unternehmen relevant, sobald sie in den Vereinigten Staaten von Amerika respektive Großbritannien tätig werden.

Dreistufiges Prüfungsverfahren

Demnach empfiehlt sich ein dreistufiges Prüfungsverfahren. Es sollte jährlich wiederholt werden.

Das handelnde Unternehmen fragt zunächst grundlegende Daten über den Geschäftspartner ab - also dessen Hauptsitz, finanzielle Daten, den Geschäftsführer und Eigentumsverhältnisse. Ebenso identifiziert er den Geschäftspartner, sprich: dessen Name, Geschäftstätigkeit und dergleichen. Diese Angaben werden aus professionellen Datenbanken gewonnen. Alternativ stehen auch öffentliche Quellen wie der Bundesanzeiger oder Auszüge aus dem Handelsregister zur Verfügung.

Das Gesetz fordert zudem, den Geschäftspartner in Listen zu sogenannten politisch exponierten Personen (PEP) zu suchen (vgl. GWG §6 Abs. 2 [2]). PEP üben entweder ein öffentliches Amt aus oder stehen einem öffentlichen Amtsträger sehr nahe. Geschäftsbeziehungen zu solchen Personen sind nur unter verstärkten Sorgfaltspflichten erlaubt. Der PEP-Status kann ebenfalls über professionelle Datenbanken abgefragt werden.

Im zweiten Schritt werden die Geschäftspartner verschiedenen Risikogruppen zugeordnet. Unternehmen, die dem DAX angehören oder von der US-amerikanischen Securities and Exchange Commission (SEC) gelistet werden, müssen selbst Compliance-Vorschriften einhalten. Sie gelten daher in aller Regel als Geschäftspartner mit geringen Risiken. Ebenso dürften erfolgreiche Unternehmen aus Ländern mit einem niedrigen Corruption Perception-Index (CPI-Index) allenfalls geringe Risiken aufweisen. Prinzipiell muss jedoch jedes Unternehmen individuell darüber entscheiden, anhand welcher Strategie und welchen Faktoren es die Risiken misst.

Geschäftspartner, von denen ein erhöhtes Risiko ausgeht, sollten in jedem Fall zusätzlichen Prüfungen unterzogen werden. Die International Chamber of Commerce (ICC) rät in ihren Guidelines on Agents, Intermediaries and Other Third Parties [3] in folgenden Fällen zur Vorsicht:

• Der Geschäftspartner kommt aus einem Land mit einem erhöhten CPI-Index.
• Der Geschäftspartner zahlt Vertretern des öffentlichen Sektors erfolgsbezogene Provisionen.
• Der Geschäftspartner fordert Barzahlungen, Vorabzahlungen und unübliche Provisionen.
• Der Geschäftspartenr fordert Überweisungen auf Dritt- und Offshore-Konten oder auf Konten in Ländern, die keinen Bezug zur Transaktion aufweisen.
• Der Geschäftspartner möchte nicht in Erscheinung treten oder gibt keinen Unternehmenssitz an.
• Der Geschäftspartner ist schon aufgrund von Verstößen und Bestechungen bekannt oder gegen ihn läuft bereits ein Ermittlungsverfahren.

Im dritten und letzten Schritt werden Geschäftspartner mit erhöhtem Risiko stärker unter die Lupe genommen. Hierfür empfehlen sich strukturierte Interviews und Fragebögen. Sie tragen dazu bei, die Integrität sowie die Seriosität des Geschäftspartners festzustellen. Zugleich können dem Geschäftspartner die eigenen Compliance-Vorschriften nähergebracht werden. Zusätzliche Informationen über den Geschäftsparnter können auch unternehmensintern eingeholt werden - wahlweise über die üblichen Bonitätsprüfungen oder über die Know Your Customer-Prüfung.

Leiter sollen riskante Geschäfte genehmigen

Unternehmen können gegenüber ihren Geschäftspartnern weitrechende Rechte geltend machen, sofern diese vertraglich vereinbart wurden. Dazu gehören:

• Sonderkündigungsrechte, sofern Hinweise auf Verstöße vorliegen oder Vertragsvereinbarungen gebrochen wurden.
• Kontrollrechte, um die Geschäftspartner im Sinne der gemeinsamen Ziele zu überprüfen.
• Das Recht auf Einsicht in Dokumente, die beim Geschäftspartner eine ordnungsgemäße Buchführung sowie interne Kontrollen nachweisen.

Unternehmen können außerdem gemäß der ICC Guidelines spezielle Vertragsklauseln einfordern, die Korruption verhindern sollen. Unter anderem sind folgende Klauseln zulässig:

• Der Vertragspartner garantiert, dass er keine Beziehung zu einem öffentlichen Amtsträger hat.
• Der Vertragspartner bestätigt, dass er die einschlägigen Anti Money Laundering-Vorschriften einhält.
• Der Vertragspartner bestätigt, dass er nicht aufgrund wirtschaftskrimineller Vergehen strafrechtlich verfolgt wird.
• Die Vertragspartner vereinbaren transparente Zahlungsmodalitäten.

Zum Abschluss der Prüfung werden Geschäftspartner genehmigt oder abgelehnt. Prinzipiell sind auch Geschäftsbeziehungen mit riskanten Partnern denkbar. Diese müssen dann vertragliche Auflagen erfüllen. Riskante Geschäfte sollten grundsätzlich den Leitern der Bereiche Recht, Finanzen und Compliance zur Genehmigung vorgelegt werden. Sämtliche Entscheidungen müssen dokumentiert werden.

Die Geschäftspartner sollten in jeden Fall, also unabhängig von ihrer Risikogruppe, eine Erklärung unterzeichnen, in der sie sich dazu verpflichten, die vertraglichen und gesetzlichen Vorschriften einzuhalten - und somit unliebsame Überraschungen zu verhindern.

--- Marion Willems gründete im Jahr 2005 die Unternehmensberatung MCW Consulting [4]. Sie berät mittelständische Unternehmen im Risk- und Compliance-Management sowie im Internal Audit und bei Prozessoptimierungen. Zuvor war sie rund 11 Jahre als Projektmanagerin bei internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften beschäftigt.

Kontakt über marion.willems@mcw-consulting.de [5].--- Die letzten Beiträge von Marion Willems:

• Compliance: Einführung eines Ethikkodex [6] (19. Dezember 2012)