Werbungskosten und Betriebsausgaben abrechnen

Fiskus toleriert Geschäftsreisen und Privates

Berufstätige können künftig ihre Geschäftsreise auch dann abrechnen, wenn diese mit Privatem und Urlaub verknüpft ist. Nur darf man es nicht übertreiben.

von Sascha Alexander, am 28. Juli 2010

Fahrt- und Übernachtungskosten können auch dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise gleichzeitig für Freizeit oder Urlaub genutzt wird. Dies geht aus einem aktuellen Erlass des Bundesfinanzministeriums (BMF) hervor (Az. IV C 3 - S 2227/07/10003 :002 [1]).

Mit dieser Arbeitnehmerfreundlichen Entscheidung reagiert der Fiskus auf eine Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem September 2009, wonach Aufwendungen sowohl aus beruflichem als auch aus privatem Anlass in steuerlich relevante und nicht abziehbare Kosten für die private Lebensführung aufgeteilt werden können.

Ausgaben klar zuweisen

Damit dies gelingt, muss der Arbeitnehmer allerdings klar ausweisen, welche Ausgaben im In- oder Ausland dienstlich und welche eher privat waren, da nur berufliche Kosten selbstredend steuerlich abziehbar sind. Letztere sind beispielsweise Teilnahmegebühren an Veranstaltungen, Hotelrechnungen und Verpflegungsmehraufwendungen für den beruflichen Teil der Reise. Ebenso sind Fahrtkosten für Pkw, Bahn, Schiff oder Flugzeug zu berücksichtigen (lesen Sie auch wie stark Unternehmen in den vergangenen Monaten die Reisekosten gestutzt haben [5]). 

Dokumentation der Reise

Ebenso muss laut BMF der beruflich Anteil an der Reise klar überwiegen. Ein mehrwöchtiger Urlaub mit einem Meeting wäre demnach nicht anteilig anrechenbar. Dazu gehört auch, dass der Mitarbeiter die beruflichen von den privaten Zeitanteilen eindeutig angeben und nachweisen kann. Belege sammeln und eine möglichst lückenlose Dokumentation der Reise blieben daher oberste Pflicht. Selbst Einladungsschreiben oder Kongress- oder Seminarunterlagen können im Zweifelsfall als Belege helfen.