Single European Payments Area

"Wir warten erst einmal ab"

Sollten sich Unternehmen mit SEPA beschäftigen? Dirk Elsner rät dazu, diese Entscheidung bewusst zu treffen - und nicht allein die IT-Abteilung prüfen zu lassen.

Ich nehme aus vielen Gesprächen mit, dass sich Unternehmen in unterschiedlicher Tiefe mit der Single European Payments Area (SEPA) beschäftigen respektive die Änderungen der nationalen Zahlungsformate mit unterschiedlichen Begründungen unbeachtet lassen.

Zu den gängigen Aussagen, warum man sich nicht mit SEPA beschäftigen wolle, gehören:

• "Darum kümmert sich meine Bank."
• "Da sind doch nur unsere Briefpapiere und Formulare um IBAN und BIC zu ergänzen."
• "Wir bekommen im nächsten Jahr ohnehin ein Update unserer Banking-Software."
• "Das wird bestimmt noch einmal verschoben."
• "Da warte ich auf Empfehlungen aus unserem Verband."
• "Wir warten ab, was unsere Kunden oder Mitbewerber tun."

Tatsächlich gibt es Konstellationen, in denen es genügt, wenn die Feinheiten der Umstellungen erst im nächsten Jahr angegangen werden. Dies gilt aber in der Regel nur für kleine Unternehmen, die zudem ihren Zahlungsverkehr meist mittels Überweisung und manuell erledigen. Je größer das Unternehmen, je integrierter die Zahlungs- und daraus abgeleitete Kontobuchungsprozesse in Unternehmensanwendungen und je automatisierter Überweisungs- und Lastschriftprozesse sind, desto eher müssen Unternehmen die Auswirkung der Umstellung prüfen.

Datenfehler bei automatischer Umstellung

SEPA muss ein Thema des Finanzvorstands sein. Wenn sich Unternehmen derzeit nicht mit SEPA befassen, dann sollte diese Entscheidung bewusst getroffen werden. Dazu gehört, dass man sich mit den Inhalten von SEPA zumindest einmal beschäftigt hat, also sich über die Folgen der Nichthandlung oder die Alternativen, auch unter Risikoaspekten, bewusst ist. Ich rate dabei dringend dazu, auch Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Personal und natürlich Finanzen in die Diskussion einzubeziehen und nicht allein die IT-Abteilung prüfen zu lassen. Die SEPA-Umstellung ist nämlich mehr ein fachlich-prozessuales als ein technisches Thema. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen ein hohes Lastschriftaufkommen hat.

Banken unterstützen zwar in einem bestimmten Ausmaß die Umstellung auf SEPA. So werden für Überweisungen meist Konvertierungen bisheriger Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC angeboten. Diese Dienstleistung hat allerdings einen Haken, nämlich: wenn falsch konvertiert wird.

Es gibt erste Erfahrungen und Untersuchungen [1] zu Datenfehlern bei der automatisierten Umstellung. Danach sollen in bis zu 12 Prozent der Zahlungsvorgänge Fehlern vorkommen. Mit einer erhöhten Fehlerrate ist beispielsweise zu rechnen, wenn die Datenbestände vorher nicht einer Qualitätskontrolle unterzogen wurden, also nicht nach inaktiven Kunden- und Kontodaten, Dubletten oder Altdaten durchsucht wurden. Sofern konvertierte Nummern nicht existieren, droht hier nur eine Zahlungsverzögerung und vielleicht ein Imageschaden. Werden aber Gelder auf ein falsches Konto transferiert, droht zusätzlicher Ärger, weil kein Anspruch mehr auf Rückholung besteht.

Zwar hat die Deutsche Kreditwirtschaft durch die Änderungen ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im Sommer sichergestellt, dass bisher erteilte Lastschriften, ausgenommen Abbuchungsaufträge, auf das SEPA-Basisverfahren umgestellt werden. Für diese ist also keine erneute Auftrags- respektive Manatserteilung notwendig. Allerdings sind auch hier unter anderem die Kunden zu informieren. Außerdem muss den Lastschriften künftig unter anderem die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenznummer und bestimmte Termine mitgegeben werden. Daneben sind bestimmte Fristen zu beachten. Im besten Fall werden Lastschriften einfach nur nicht ausgeführt, weil den Datensätzen bestimmte Informationen fehlen. Schlimmer könnte es werden, wenn Lastschriften zwar eingezogen werden, sich jedoch durch formale Fehler die Widerspruchsfristen auf 13 Monate erhöhen.

Unter Umständen können Aktivitäten warten

Ein weiteres Beispiel für Auswirkungen ist etwa, wenn Unternehmen Spezialanwendungen im Einsatz haben, die Kontendaten und Verwendungszwecke für die weitere Verarbeitung auslesen und über die Zahlungsverkehrsprozesse mit den Banken und die interne Weiterverarbeitung vereinfacht werden. Dazu gehören etwa multibankfähige Cash Management Systeme, die Daten aus verschiedenen Banken ziehen, Konten konsolidieren und ausgleichen. Solche Systeme bestehen in der Praxis aus verschiedenen Modulen, die wiederum Daten an weitere Systeme, wie etwa ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme weitergeben oder von diesen empfangen. Wird hier gar nichts gemacht, können Teile des Cash- und des Liquiditätsmanagements nicht mehr funktionieren und es könnte zu Störungen in der Finanzbuchhaltung kommen.

Das sind hier nur ausgewählte Punkte gewesen, die dafür sprechen, sich zumindest einmalig zeitnah mit der Umstellung zu befassen. Kommt man in der Prüfung zu dem Schluss, dass die eingesetzte Fremdsoftware nebst entsprechender Schnittstellen zur Bank bereits auf SEPA ausgerichtet sind - dann bitte testen - und der organisatorische Aufwand etwa für die Umstellung der Unternehmens- und IT-Prozesse für Stammdaten, Lastschriften oder auch Gehaltskonten sich in Grenzen hält - bitte auch mit Referenzkunden testen -, dann kann man möglicherweise noch ein paar Monate mit weiteren Aktivitäten warten.

In eigener Sache

Zuvor sind im Rahmen dieser Serie zu SEPA bereits fünf Beiträge erschienen. Im Einzelnen:

• SEPA: Feinheiten der Lastschriftverfahren [2] (11. Oktober 2012)
• SEPA: Aufwand durch Lastschriftmandate [3] (4. Oktober 2012)
• SEPA: Credit Transfer im Überblick [4] (24. September 2012)
• SEPA: Rechtliche Grundlagen mit Praxisbezug [5] (17. September 2012)
• SEPA: Drohung über der Unternehmenswelt [6] (7. September 2012)

In zumindest zwei weiteren Beiträgen werde ich mich noch mit ausgewählten strategischen und operativen Punkten zur SEPA-Umsetzung befassen.

Abschließend abermals das Angebot, sich gerne mit Fragen zu der SEPA-Umstellung an mich über dirk.elsner(at)innovecs.de zu wenden. Ich werde versuchen, diese entweder direkt zu beantworten oder in einem Folgebeitrag zu berücksichtigen. Vertraulichkeit und Anonymität werden natürlich gewährleistet.

Ich möchte mich außerdem bei dieser Gelegenheit bei dem Kollegen Wolfgang Annen von Seven Principles [7] für die wertvollen Diskussionen und Antworten bedanken. Er hat außerdem die Webseite www.sepa-scan.de [8] ins Netz gestellt, mit der Unternehmen einen ersten Selbstcheck durchführen können.

--- Dirk Elsner war mehrere Jahre Bereichsleiter einer Bank und Geschäftsführer einer mittelständischen Unternehmensgruppe. Heute berät er für die Innovecs GmbH [9] Banken und mittelständische Unternehmen. Daneben betreibt er privat das preisgekrönte [10] Finanzblog Blick Log [11]. Sie erreichen ihn per E-Mail unter dirk.elsner(at)innovecs.de.---