Hersteller und Analysten werben für Software und Services für Performance Management. Was steckt dahinter? Zehn Fragen an den Finanz- und Analyseexperten Karsten Oehler.
Performance Management lässt sich am besten mit Leistungssteuerung übersetzen. Es geht also um die ureigenste Aufgabe jedes Managers, nämlich alle verfügbaren Ressourcen im Unternehmen gezielt und gewinnbringend einzusetzen.
Hinter diesem Ziel verbergen sich umfassende Abstimmungsprozesse und komplexe Aufgaben wie beispielsweise die Budgetierung. Hilfe bei der effizienten Planung und der Steuerung der Abläufe verspricht Informationstechnik, indem sie Aufgaben automatisiert und Geschäftszahlen sicher und konsistent verwalten und auswerten hilft.
Ein gutes Performance Management wirkt dreifach:
Es beschleunigt Prozesse: Je eher entscheidungskritische Informationen verfügbar sind, desto früher kann ich bei negativen Entwicklungen gegensteuern;
Es senkt den Aufwand. Klassisches Performance Management mit Excel-Spreadsheets verlangt viele manuelle Tätigkeiten (mehr zu den Problemen mit Excel finden Sie hier [1]). Software für Performance Management kann diese Aufgaben weitgehend automatisieren, indem sie Planungsdaten sammelt, aggregiert und aufbereitet.
Es verbessert die Informationsqualität. Aus vielen Wahrheiten, die heterogene Systeme mit sich bringen, wird im besten Fall eine, wenn dies konzeptionell vorgesehen ist. Auch sollte eine Softwarelösung individuelle Prozesse im Unternehmen nur dann zentralisieren, wenn dies Sinn macht.
Die Leistungssteuerung ist die Managementaufgabe schlechthin. Dennoch sollte sich der Finanzvorstand auch um die fachlichen Anforderungen bei der technischen Umsetzung kümmern. Dies ist keine gänzlich neue Anforderung an ihn, weil bereits beim Aufbau des Rechnungswesens und der Budgetierung seine Finanzanwendungen mit den Unternehmenssystemen gekoppelt wurden, wenn auch nur auf der Bewertungsebene. Auf jedem Fall hilft es dem Controlling, ein Grundverständnis für die Informationsverarbeitung zu entwickeln, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
Das Bild eines Regelkreises ist nicht neu und will lediglich veranschaulichen, wie eine integrierte Unternehmenssteuerung aussehen kann. Zudem gibt es Anwendungen, wo dieser Ansatz seit Jahren bereits sehr gut funktioniert. Die Kostenrechnung [2] mit ihren Phasen Planung, Soll-Ist-Vergleich und Anpassung ist so ein Beispiel.
Schwieriger lässt die strategische Planung als Regelkreis umsetzen, weil sie nicht allein mit exakten Zahlen arbeitet. Oft muss für die Strategiefindung überhaupt erst einmal ein gemeinsames Verständnis unter den Beteiligten entstehen, aber auch dann fehlen oft exakte Steuerungsgrößen.
Software für Performance Management kann die Umsetzung eines Regelkreises unterstützten, indem sie die Kommunikation zwischen den Beteiligten strukturiert und steuert. Allerdings braucht es für die Steuerung transparente Kennzahlen, die den Zweck (was will ich mit der Messung des Mitarbeiterkrankenstands erreichen?) und den Kontext (zum Beispiel die Mitarbeiterzufriedenheit) verdeutlichen.
Performance Management beschäftigt sich mit seit langem existierenden Controllingprozessen aus Sicht der IT. Es geht darum, etablierte Prozesse wie Budgetierung, Strategieumsetzung aber auch innovative Fachthemen wie Rolling Forecast, Beyond Budgeting oder die integrierte Risikosteuerung technisch zu unterstützen. Dabei eröffnen sich für das Controlling neue Chancen, indem sich Teilprozesse ändern oder anders integrieren lassen, was zum Beispiel das Zusammenspiel von Risiko- und Erfolgssteuerung verbessert.
Typische Anwendungsgebiete sind:
• Planung und Budgetierung;
• Risiko-Management;
• Balanced Scorecard;
• Monatsreporting;
• Konsolidierung;
• Ergebnisrechnung;
• Kostennmanagement,
Immer häufiger finden sich auch integrative Lösungen, beispielsweise zwischen Risiko-Management und Planung/Forecasting. Siehe auch die Marktprognosen des Analystenhauses Gartner [3].
Controlling, Produkte,
Anwenderbefragungen belegen regelmäßig, wie stark sich in der Praxis die Durchlaufzeiten, der Aufwand und die Qualität der Controlling-Prozesse tatsächlich unterscheiden. Das trifft sowohl auf Unternehmen aus derselben Branche zu als auch generell auf Firmen, die vergleichbar komplexe und dynamische Abläufe habe.
Software für Performance Management kann die Qualität und Verfügbarkeit der benötigten Informationen verbessern helfen, immer vorausgesetzt, die Prozesse sind wohl definiert. Das bedeutet, dass Finanzabteilungen beispielsweise den Detaillierungsgrad und die Ausrichtung ihrer Planung ebenso definieren müssen wie sie die Art und Frequenz der Verteilung bestimmen oder eine unternehmensexterne Sicht auf ihre Daten berücksichtigen müssen.
Aber auch Unternehmen mit erprobten Prozessen können nicht stehenbleiben. So ist beispielsweise eine rollende Vorschaurechnung (Rolling Forecast [4]) aktuell ein Thema unter Controllern. Wollte eine Finanzabteilung ihre Planung entsprechend umgestalten, müsste sie kürzere Planungszyklen und eine häufigere Abstimmung zwischen den Beteiligten etablieren.
Damit droht aber die Gefahr, in einen permanenten Planungsmodus zu geraten und darüber die Ausführung zu vernachlässigen. Also müsste sie auch die Planungsinhalte verringern. Nur wie? Auch hier können spezielle Softwarelösungen und eine Fachberatung helfen.
Ja und nein. Performance Management ist ein langer Weg und nicht von heute auf morgen zu erreichen. Ein Erfolgsfaktor für die Einführung entsprechender Lösungen ist die schnelle Umsetzung, beispielsweise in Form von Budgeberichten. Je früher die Vorteile einer Lösung sichtbar werden, desto höher ist die Akzeptanz. Man spricht hier in der Regel von Einführungszeiten kleiner als drei Monate.
Allerdings sollte dieser Pragmatismus einen nicht davon abhalten, vorher eine klare Vorstellung von dem Gesamtkonzept zu erarbeiten. Nur so ist sichergestellt, dass die Teile später auch zusammenpassen. Also mal gilt einmal wieder: Think global, start small!
Nicht unbedingt. Die Frage ist allerdings, ob die bestehenden Anwendungen ihre Prozesse adäquat unterstützen und die notwendigen Informationen in angemessener Qualität bereitstellen. Doch wann ist eine Lösung gut genug? Hier kann man nur allgemeine Empfehlungen geben. Zur groben Orientierung existieren beispielsweise Best Practices über die durchschnittliche Planungsdauer oder die Frequenz bei der rollenden Planung, welche Analystenhäuser wie die Hacket Group gesammelt haben. Hierbei sind allerdings branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen.
Ein weiterer wichtiger Treiber ist das Marktumfeld, in dem sich das Unternehmen bewegt: Je dynamischer und komplexer dieses ist (zum Beispiel durch eine Variantenvielfalt), desto sinnvoller ist der Einsatz spezieller Software.
Jedes Unternehmen sollte sich also fragen, wie hoch der Änderungsaufwand an bestehenden Lösungen beispielsweise bei der Einführung neuer Produkte ist. Wenn das bestehende Performance Management System nur an wenigen Stellen oder gar automatisch angepasst werden muss, ist schon ein guter Stand erreicht.
Finanzexperten besitzen eigentlich schon das fachliche Wissen, um Performance Management zu betreiben. Ich habe in einigen Büchern versucht, die Brücke zwischen den Controlling-Anforderungen und der Systemgestaltung zu schließen. Empfehlen möchte ich den Titel "Corporate Performance Management", erschienen 2006 im Hanser-Verlag, ISBN-10: 3-446-40485-6
Karsten Oehler ist Leiter Solutions Presales/ Competence Centers bei der IBM Deutschland GmbH.
Links:
[1] http://www.computerwoche.de/software/bi-ecm/1863484/
[2] http://www.controllingportal.de/Fachinfo/Kostenrechnung/
[3] http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=1017812
[4] http://www.controllingportal.de/Fachinfo/Planung/Rollierende-Planung-oder-Rolling-Forecast-Was-ist-neu-daran-.html