Ratgeber Unternehmensfinanzierung

Geiz ist heil - Todesurteil Forderungsausfall

Wer liquide bleiben will, muss auf Zahlung bestehen. In unserer Ratgeberserie liefern wir Ihnen heute die zehn wichtigsten Regeln gegen den Forderungsausfall.

von Matthias Bommer, am 16. März 2010

CFOworld Serie Für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein Forderungsausfall gravierende Folgen haben. Oft gehen Unternehmer in Vorleistung, kaufen für einen Auftrag Material, zahlen Personalkosten und Sozialabgaben. Wird dann eine Rechnung vom Kunden wegen Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit nicht beglichen, kann das schnell die Existenz gefährden. Mit den zehn wichtigsten Regeln gegen Forderungsausfall lassen sich die Risiken [1] eines möglichen Ausfalls im Unternehmensalltag minimieren.

Überblick Unternehmensfinanzierung

Unsere Ratgeberserie zur Unternehmensfinanzierung gab Ihnen im ersten Teil [6] einen schnellen Überblick über die Finanzierungsformen Lease Back und Factoring [7], im zweiten Teil [8] erfuhren Sie, wie Factoring zur detailliert funktioniert, was dabei zu bedenken ist und für wen es sich eignet.

Auf der Suche nach alternativen Lösungsansätzen stoßen Firmen auf eine ganze Reihe interessanter und oft komplementärer Finanzierungsformen. Diese stellt CFOworld in Zusamenarbeit mit dem Finanzdienstleister Vantargis [9] im Rahmen einer Serie vor (lesen Sie auch unsere Serie zum Thema Treasury [10]). Zielgruppe sind dabei insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen.

Schutz vor Forderungsausfall – die Prüfungen

1. Prüfen von Unternehmensdaten und Vertretungsberechtigung

Zur Überprüfung von Daten über ein Unternehmen lohnt ein kostenloser Blick ins Handelsregister: Dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Angaben zur Geschäftsführung finden sich zudem auf der Internetseite eines Unternehmens, im Impressum.

2. Bonitätsprüfung

Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden, bevor Sie Verträge abschließen. Sie können die Zahlungsfähigkeit und -willigkeit beurteilen, indem Sie auf alle verfügbaren Informationen innerhalb Ihres Unternehmens und außerhalb zurückgreifen, die eine Bewertung der Bonität erlauben. Holen Sie sich Auskünfte bei IHK, im Handelsregister, Wirtschaftsauskunfteien oder auch der SCHUFA-Auskunft. Diese Auskünfte sind teilweise kostenlos oder gegen eine verhältnismäßig geringe Gebühr erhältlich. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter bei Bestandskunden zu Erfahrungen aus früheren Auftragsabwicklungen und achten Sie auf „weiche Anzeichen“ möglicher Risiken. Das kann zum Beispiel ein verändertes Zahlungsverhalten oder Bestellverhalten sein. Werten Sie anschließen die Daten aus und prüfen Sie, welche Risiken sich gegebenenfalls ergeben und wie Sie diese absichern können.

Das Vertragswerk

3. Gewähren von Zahlungszielen

Die vertragliche Ausgestaltung der Zahlungsbedingungen sind von mehreren Faktoren abhängig. Beachten Sie hier Informationen zur Kreditwürdigkeit [11], aber auch die Intensität der Geschäftsbeziehung, den Auftragswert, -umfang und -dauer sowie Ihre eigenen Lieferkonditionen und Kapitalausstattung.

4. Vertragswerk mit eindeutigen Inhalten

Halten Sie im Vertrag die genaue Bezeichnung der Erbringung der Leistung fest. Definieren Sie Leistungsvolumen, Spezifikation der Leistung und Gewährleistungsfristen und nehmen Sie vor allem detaillierte Zahlungsmodalitäten mit Fristen, Zahlungsweise etc. auf.

Rechnungslegung und Zahlungseingänge

5. Schnelle Rechnungslegung

Stellen Sie zeitnah die Rechnung, sobald die vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme erfolgt ist. Achten Sie dabei auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann ggf. dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben oder ganz zu verweigern

6. Überwachung der Zahlungseingänge

Überwachen Sie fortlaufend Ihre Zahlungseingänge und stellen Sie so zeitnah einen möglichen Zahlungsverzug fest.

Das Mahnwesen

7. Durchführen eines konsequenten Mahnwesens

Bei Überschreitung von Zahlungszielen sollten Sie konsequent mahnen. Achten Sie dabei auf Formulierung und „Ton“. Lehnen Sie bei Zahlungsverzug Vertröstungen ab und setzen Sie Fristen.

8. Eintreiben der Forderung mit externer Hilfe

Bevor Sie die Beitreibung der Forderung einleiten, sollten Sie die Bonität Ihres Schuldners erneut prüfen, denn der Schuldner trägt zwar die Kosten für die Beitreibung aber jedoch nur, wenn er diese auch tatsächlich bezahlen kann.
Außerdem müssen die Kosten von Ihnen als Gläubiger zunächst vorgeschossen werden. Nutzen Sie für die Eintreibung Ihrer Forderungen externe Hilfe, zum Beispiel durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro. Das lohnt sich vor allem dann, wenn Sie im Beitreibungsrecht unerfahren sind, der Schuldner im Ausland ansässig ist oder wenn Ihre Forderung relativ hoch ist.

Zwangsvollstreckung und Warenkreditversicherung (WKV)

9. Forderungen durchsetzen

Zahlt Ihr Schuldner trotz aller Vorsorgemaßnahmen Ihre berechtigte Forderung nicht, können Sie diese im Rahmen der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Die Voraussetzung dafür ist ein Vollstreckungstitel, den Sie im Gerichtsverfahren oder auch durch eine außergerichtliche Einigung erzielen können. Wenn Ihr Schuldner die Berechtigung der Forderung bestreitet, bleibt der Weg eines Klageverfahrens.

10. Ausfallschutz durch Warenkreditversicherung

Der sicherste Weg bei Forderungsausfall ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung (WKV). Gegenstand ist die Absicherung von Forderungen aus Warenlieferungen und Leistungen an gewerbliche Kunden im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit. Mögliche Zahlungsausfälle sind dank der WKV versichert, die Gefahr einer Existenzgefährdung durch den Ausfall einer oder mehrerer Rechnung wird gemindert. Die Kosten für eine Versicherung sind wesentlich geringer als die Belastungen eines möglichen Forderungsausfalls.

Bei einem Ausfall von beispielsweise 5.000 Euro muss ein Unternehmen mit einer Umsatzrendite von 5 Prozent Mehreinnahmen von 100.000 Euro erzielen, um diesen Schaden wieder auszugleichen. In Kombination mit Factoring hat die Warenkreditversicherung einige weitere Vorteile. Factoring ist eine Finanzdienstleistung, die mit der Finanzierung von Forderungen, dem Ausfallschutz und der Übernahme [12] des Debitorenmanagements drei Leistungsbausteine umfasst. Die Rechnungen sind beim Factoring durch die WKV gegen einen möglichen Ausfall versichert. Wird doch mal ein Debitor zahlungsunfähig, muss der Factoringkunde die bereits bevorschusste Summe nicht zurückzahlen. Bei einer einzelnen WKV erfolgt die Regulierung nach festgelegten Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate dauern kann. Im Schadenfall muss der Unternehmer dem Versicherungsunternehmen zudem das fristgerechte Mahnwesen nachweisen und er muss sich an Meldepflichten halten. Auch das übernimmt der Factor.

Die 10 wichtigsten Regeln gegen Forderungsausfall auf einen Blick

Die 10 wichtigsten Regeln gegen Forderungsausfall auf einen Blick:

Prüfen von Unternehmensdaten und Vertretungsberechtigung des Kunden
Bonitätsprüfung
Gewähren von Zahlungszielen
Vertragswerk mit eindeutigen Inhalten
Schnelle Rechnungslegung
Überwachung der Zahlungseingänge
Durchführen eines konsequenten Mahnwesens
Eintreiben der Forderung mit externer Hilfe
Forderungen durchsetzen
Ausfallschutz durch Warenkreditversicherung

Matthias Bommer ist Geschäftsführer der Vantargis Factoring GmbH [9].

Mail: stiegler@vantargis-factoring.de [13]

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