18.000 Kostenstellen in SAP planen

Knauf trimmt seine Budgetplanung

Durch eine in SAP integrierte Planungslösung kann die Knauf Gruppe heute eine schnelle und verlässliche Kostenstellen- und Leistungsplanung machen. Erhebliche Ressourcen ließen sich einsparen.

von Manfred Paul, am 13. April 2010

Die Knauf Gruppe [1] mit Hauptsitz in Iphofen ist der weltweit zweitgrößte Hersteller von Gips- und Dämmstoffen, mit 150 Produktions- und 60 Abbaustätten rund um den Globus. Um das Unternehmen trotz dieser Größe und denzentraler Strukturen intelligent  steuern und flexibel an neue Anforderungen anpassen zu können, ist das Management auf aktuelle und belastbare Kennzahlen aus der jährlichen Kostenstellen- und Leistungsplanung angewiesen.

Der Corporate-Controlling-Abteilung von Knauf versucht daher den Budgetprozess so flexibel zu halten, damit sich die Kostenrechnung [9], die bei Knauf komplett im SAP ERP erfolgt, jederzeit an Verschiebungen und Schwankungen in der Produktion und bei den Bedarfsanforderungen anpassen lässt. Erreicht wird dies durch eine flexible Grenzplankostenrechnung mit einer detaillierten Kostenaufteilung (Lesen Sie auch wie der Süddeutsche Verlag SAP-Daten und Excel für die Bilanzierung kombiniert [6]).

Planung – Anspruch und Wirklichkeit

Zum anderen müssen, aufgrund der dezentralen Organisation, die Kostenstellenplaner und Controller in den einzelnen Werken ihre Kosten nach Leistungsarten planen und verrechnen können. Ebenso wichtig ist es, die Planung der Leistungsbeziehungen zwischen Sendern und Empfängern abhängig von den Leistungsarten sowie getrennt nach fixen und variablen Kosten zu erfassen und abzubilden (mehr zum Thema Planung finden Sie hier [10]).

Planung im Blindflug

In der Praxis waren diese hohen Anfroderungen jedoch bis vor kurzem schwer zu erfüllen. Vielmehr war die jährliche Budgetplanung auf Kostenstellen-Ebene für die Controller in den Tochtergesellschaften ein arbeitsintensiver und zeitraubender Kraftakt. Sie erfolgte primär in Excel und wurde dann weitgehend manuell in SAP übertragen. Zudem glich die Planung einem Blindflug, denn es gab weder eine klare Sicht auf Teilplanungen noch auf den gesamten Planungsprozess, was die Steuerungsmöglichkeiten der Werks-Controller wie auch der Corporate-Controlling-Abteilung einschränkte.

 

Planung direkt in SAP

Integrierte Planungsprozesse

Ganz anders heute: Seit November 2009 setzt die Knauf Gruppe für die jährliche Budgetplanung die Excel-basierte und in das zentrale SAP-ERP-System integrierte Planungslösung Allevo der Kern AG [11] ein. Kostenstellenplaner und Controller starten die Planungssoftware mit ihrer vollen Funktionalität direkt in SAP, wobei Ist- und Plandaten automatisch aus SAP nach Excel gelesen und wieder von Excel nach SAP geschrieben werden. Sobald ein Kostenstellenplaner seine Planwerte, etwa Kosten, Leistungen oder Planungsdetails, in Excel einträgt, fließen diese automatisch in das CO-Modul von SAP und werden dort verbucht. Die Planung von Leistungsaufnahmen, Einzelkosten und Gemeinkosten erfolgt auf einer einzigen Benutzeroberfläche nacheinander in jeweils eigenen und in SAP integrierten Excel-Layouts (Lesen Sie auch unsere Übersicht zu den prominentesten Plaungswerkzeugen im deutschen Markt [12]).

52 statt 200 SAP-Transaktionsaufrufe

Durch die Lösungen sind heute alle Planungsschritte transparent und nachvollziehbar, und Werks-Controller und Mitarbeiter aus dem Corporate Controlling die Planwerte können schon während der Planungsphase korrigieren. Zugleich vereinfachen und beschleunigen die jetzt durchgängigen betriebswirtschaftlichen Abläufe innerhalb der SAP-Welt die Kostenplanung. Das entlastet alle daran beteiligten Personen und führt zu messbaren Zeiteinsparungen. Bei einem Werk mit 50 Kostenstellen hat sich für die Erfassung der Planwerte, der Leistungserbringung sowie der Primärkostenplanung die Anzahl der jeweils aufgerufenen SAP-Transaktionen um knapp 75 Prozent reduziert – von bisher 200 auf nun 52.

18.000 Kostenstellen und 2000 PSP-Elemente

Die unternehmensweit einheitliche und standardisierte Kostenstellenplanung stellt heute das Corporate Controlling durch die Vorgabe standardisierter Excel-Oberflächen, so genannter Satelliten, her, etwa für die Detailplanungen sowie zu Personal-, Energie-, Instandhaltungs- und kalkulatorischen Kapitalkosten.

Auf diese Weise gelang es, die Kosten- und Leistungsplanung für das Jahr 2010 in 60 Werken und für 24 Kostenrechnungskreise erfolgreich in SAP ERP abzuschließen. Im nächsten Schritt werden nun die restlichen 140 Gesellschaften auf Allevo umgestellt, was bedeutet, dass dann rund 200 Controller insgesamt 18.000 Kostenstellen planen werden. In Zukunft will die Knauf Gruppe die Planung ihrer 2.000 PSP-Elemente im SAP-Projektsystem ebenfalls mit der neuen Planungslösung in einem einzigen Excel-Layout vornehmen.

*Manfred Paul ist Leiter Corporate Controlling bei der Knauf Gruppe