Süddeutscher Verlag

Konzerncontrolling mit SAP BW und Palo

Nach einigen Anläufen entstand im Konzern ein System, das Berichtsdaten aus rund 100 Gesellschaften auswertet. Es vereint SAP, Analysetechnik und Excel.

von Sascha Alexander, am 18. Dezember 2009

Am Ende wurde der Leidensdruck zu groß: sechs Jahre hatte das Konzern-Controlling des Süddeutschen Verlags [1] seine Auswertungen auf Basis der multidimensionalen Datenbank "MIS [2] Alea" gemacht.

Die Daten kamen aus dem SAP-System, als Frontends standen ein Excel-Plugin von MIS für Auswertungen sowie das Reporting [12]-Tool "Dynasight" der Firma Arcplan für die grafische Aufbereitung der Berichte zur Auswahl.

Aufwendiger Datenimport

Doch der Datenexport in die Analyseumgebung war technisch stets aufwändig gewesen und die Schnittstelle zum SAP-System nur dem Hersteller bekannt, erzählt Jürgen G. Schulze, Leiter Konzern-Controlling beim Süddeutschen Verlag (siehe auch das CFOworld-Interview mit dem Leiter Konzerncontrolling [9]). Hinzu kam, dass MIS mehrmals den Besitzer und die Berater wechselte und der Support darunter litt. Daher begann sich der Fachbereich nach Alternativen umzusehen.

Erster Anlauf: SAP BW als Alternative

Ein erster Ansatz war die alternative Erprobung der Data-Warehouse-Software "SAP Business Warehouse [13]" (SAP BW) als Datenbasis. Dieser Versuch bot sich an, da es bereits eine Standard-Reporting-Lösung für die Medienverwaltung (Anzeigen und Vertrieb) im Konzern gab, die auf der Analysedatenbank läuft. Doch schon bald tauchten Probleme auf, wenn Controller flexible Datenauswertungen mit SAP BW versuchten: "Jeder Controller hätte ein Query-Designer sein müssen, um mit der komplexen Programm- und Abfragefunktionen von SAP BW arbeiten zu können", beklagt Schulze.

Controller murren

Hinzu kamen die hohen Antwortzeiten des Systems, gegen die SAP in erster Linie die Lizenzierung der Appliance "Business Accelator" empfahl, welche mit einer sechstelligen Summe zu Buche geschlagen wäre (mehr zum Tuning von SAP BW finden Sie hier [14]). Und schließlich wäre auch der Wunsch nach Web-fähigen Berichts-Frontends nicht ohne eine zusätzlichen erheblichen Aufwand zu erfüllen gewesen. Kurz: SAP BW fand keinen Anklang bei den Controllern. Sie wollten eine flexible und schnelle Arbeitsumgebung behalten, wie sie sie bislang mit MIS Alea und dem Excel-Addin hatten.

 

Lesen Sie weiter, wie das Web-Reporting gelang [15]

Palo-Server von Jedox

Zweiter Anlauf: Palo von Jedox

Das Konzern-Controlling und die IT mussten sich daher vor gut zwei Jahren nach einem anderen Ersatz für MIS Alea umsehen. Die Dokumentation der Systemanforderungen und die Definition des Auswahlprozesses delegierte hierbei Controlling-Chef Schulze an Stefan Schwenke, der über dieses Verfahren seine Diplomarbeit schrieb und heute im Zentralbereich Controlling die Arbeiten zwischen Technik und Fachbereich koordiniert.

Die Auswahl fiel auf den Freiburger Anbieter Jedox [16], der mit "Palo [17]" eine quelloffene multidimensionale Datenbank bietet sowie mit der Komponente "Worksheet Server" die gewünschten Web-Funktionen liefern kann.

Keine Vorlieben für Open Source

Dass es sich bei Palo um Open Source [18] handelte, war dabei trotz der gesparten Server-Lizenzkosten nicht das entscheidende Auswahlkriterium, erzählt Schulze, zumal der Worksheet-Server sehr wohl lizenzpflichtig ist. Open Source hatte vielmehr eher einen negativen Klang in einem Konzern mit 600 Millionen Euro Umsatz. Auch fürchtete das Controlling [5]einen Ansturm von Technikern, um die Lösung an die eigenen Anforderungen anzupassen. "Da wir aber genau wussten, was wir brauchten und MIS Alea auch noch weiter hätten nutzen können, behielten wir das Projekt unter Kontrolle. Für Kernprozesse und Produktivsysteme im Unternehmen würde ich Open Source allerdings nach gründlicher Überlegung einsetzen", räumt Schulze ein.

Stefan Schwenke steuerte den Auswahlprozess für die neue Analysesoftware und vermittelt heute zwischen Fachbereich und IT im Süddeutschen Verlag.

 

Schneller Web-Zugriff auf Berichte

Mittlerweile läuft das gesamte Finanzreporting über Palo und den Worksheet-Server. Letzterer richtet sich an Nutzer, die vor allem einen schnellen lesenden Zugriff brauchen. Je nach Berechtigungen können sie konzernweit standardisierte Berichte einsehen und geben für die einzelnen Unternehmen zum Monatsabschluss sowie zur Forecast- und Planerstellung Kommentare ein (z.B. zur Ertrags- und Liquiditätsentwicklung). Die zentrale Worksheet-Server-Anwendung wird von zwei Mitarbeitern aus dem Controlling betreut. Die Basis der Anwendung ist eine Excel-Datei, die über das Jedox Konvertierungs-Tool „Excel Designer [19]“ in das webfähige Format des Workhseet-Servers umgewandelt wird.

Excel für die Controller

Das Excel-Addin für Palo nutzen hingegen die Controller für ihre täglichen Auswertungen und Analysen. Außerdem wird dieses in Kombination mit VBA-Makros zur automatisierten Erstellung von druckfertigen Geschäftsberichten für alle Konzerngesellschaften verwendet. Darüber hinaus  gebrauchen die Controller Palo für die Erfassung von Plandaten und für eine rollierende Cash-Prognose.

 

Lesen Sie weiter, wie heute die Controlling-Umgebung arbeitet [20]

SAP BW bleibt die Datenbasis

Daten aus SAP BW

Die Palo-Würfel werden regelmäßig aus SAP BW über den „Palo ETL Server“ mit Quelldaten von verschiedenen SAP-Modulen und einem Verlagsmanager-Programm befüllt. Die Ladeprozesse laufen automatisiert über Nacht, an den Abschlusstagen wird sogar stündlich aktualisiert. Dabei ermöglicht das Delta-Ladeverfahren Ladezeiten von wenigen Minuten ohne die Quellsysteme zu belasten. „Wir schätzen an SAP BW die optimale Integration der Vorsysteme und die komfortable Verwaltung und Überwachung der ETL-Prozesse von den Basissystemen bis in die Palo-Datenbank. “ erklärt Schwenke.

Detaillierungsgrade bei Reporting

Um die Leistung des Systems  mit Abfragezeiten im sekundenbereich bei vielen gleichzeitigen Zugriffen über Palo-Excel und Worksheet-Server zu gewährleisten, läuft die Reporting-Umgebung aktuell auf drei getrennten Palo-Server-Instanzen aufgeteilt nach Anwendungsbereichen. So stellt ein Server konzernübergreifende Datenwürfel mit GuV [21]-, Bilanz- und Personalzahlen sowie Kommentaren bereit. Die weiteren Instanzen speichern Datenwürfel mit einem höheren Detaillierungsgrad auf Ebene von SAP Kostenstellen, Innenaufträgen und Projekt-Strukturlementen.  

Jürgen G.Schulze, Leiter Konzern-Controlling beim Süddeutschen Verlag, ist zufrieden mit der neuen Reporting-Umgebung, da sie die Finanzdaten der rund hundert Gesellschaften überschauen hilft.

Separates Tool für Bilanzplanung und Konsolidierung

Neben Palo und Worksheet-Server wurde bei der diesjährigen Planung mit LucaNet [22] ein neues Tool für die Bilanzplanung und Konsolidierung eingesetzt. LucaNet bietet unter anderem ein abgeschlossenes Datenmodell mit betriebswirtschaftlichem Content zur Simulation von Bilanzen auf Basis der GuV-Planung. Dazu wurden die Plandaten des Süddeutschen Verlages von Palo nach LucaNet übertragen. „Nach unserer Einschätzung wäre es zu aufwendig solche Funktionen selber auf Basis von Palo für den Gesamtkonzern zu programmieren (siehe auch die neuen Bilanzierungsregeln durch das BilMoG [23]).

Palo als reine Datenbank beinhaltet solche betriebswirtschaftliche Logik standardmäßig nicht“ erklärt Schwenke. Mit dem Palo-Excel-Addin und dem Worksheet-Server ist es auch möglich auf die LucaNet-Datenbank zuzugreifen. So lassen sich auch hierüber konsolidierte die GuV- und Bilanzplanung aufrufen.