Gezielter Sparen bei Geschäftsreisen

Reisekosten effizienter verwalten

Viele Unternehmen hantieren noch umständlich mit Papierrechnungen und auf Formblättern aufgeklebten Taxi- und Restaurantrechnungen. Eine Automatisierung der Abläufe könnte viel Geld sparen.

von Sascha Alexander, am 4. November 2009

Nicht erst seit der aktuelle Wirtschaftskrise nimmt das Controlling die Reisebudgets im Unternehmen genauer unter die Lupe. Dies bestätigte jetzt eine Umfrage des Softwareherstellers Concur [1] unter mehr als 150 Finanzverantwortlichen in europäischen Unternehmen. Demnach erklärten 58 Prozent der Befragten, bei den Reisekosten nach Einsparpotenzialen zu suchen.
 
Ein organisatorischer Ansatzpunkt sind interne Reiserichtlinien, die bestimmte Verkehrsmittel vorgeben oder mehr Flexibilität bei den Flugzeiten einfordern, um die günstigsten Angebote zu nutzen. Allerdings lassen sich auf diesem Weg die tatsächlichen Einsparungen schwer quantifizieren. Ein zweiter Ansatz ist die Verordnung von Budgetgrenzen, doch könnte eine solche rein fomale Beschränkung dazu führen, dass durchaus auch notwendige Geschäftsreisen unterbleiben. Zudem sind beide Ansätze nicht geeignet, weitere Einsparpotentiale auf Basis eines sich verändernden Reiseverhaltens zu erkennen.

Reisekosten als zweitgrößter Kostenblock

Zusätzliches Einsparpotenzial können spezielle Softwarelösung für das Reisekostenmanagement aufdecken helfen. Viele dieser Produkte können heute nach Ansicht von Experten die entsprechenden unternehmensinternen Prozesse durchgängig unterstützen. Zu diesen gehören vor allem die Prüfung auf Richtlinieneinhaltung, Genehmigungsabläufe oder das Einfordern von Mehrwertssteuerrückerstattungen im Ausland.

Da die Systeme die Kosten transparent machen helfen, sollten sich auch versehentliche oder absichtliche Verstöße gegen die Reisekostenrichtlinien aufdecken und finanzielle Nachteile für das Unternehmen vermeiden lassen. Teil solcher Produkte isz zudem spezielle Buchungssoftware für den PC oder das Smartphone, die bestimmte Flug- oder Hoteloptionen automatisch hervorhebt, wenn sie den internen Richtlinien entsprechen.

„Reisekosten sind in den meisten Unternehmen der zweitgrößte variable Kostenblock“, erläutert Stephan Rasp, Sales Director Central Europe bei Concur. „Wer sie mit Hilfe entsprechechender IT-Lösungen näher analysiert, kann einiges Sparpotential aufdecken. So kann zum Beispiel eine genaue Analyse des Reiseverhaltens ermitteln, welche Reisen sich durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt lassen.“ 

Streit mit den Fachabteilungen vermeiden

Natürlich kann nicht jede Reise einfach entfallen, denn Geschäftsreisen dienen auch zur Vertiefung von Geschäftsbeziehungen. Sind die Einschränkungen zu groß, kann es daher zu Unmut im Unternehmen kommen zum Beispiel im Vertrieb. Umso wichtiger ist es in solchen Situationen, dass das Controlling  mit genauen Analysen des Reiseverhaltens und der damit verbundenen Kosten seine Entscheidungen begründen kann.
 
Zudem sollten die Verantwortlichen bei der Einführung eines Reisekostenmanagementsystems nicht nur von der Kostenkontrolle sprechen, sondern Mitarbeiter auch über mögliche Vorteile aufklären, die ihnen im Berufsalltag zu Gute kommen. So gestatten moderne Lösungen beispielsweise den mobilen Zugang zu Reisedaten und Buchungsfunktionen – ein deutlicher Komfortgewinn für Geschäftsreisende. Sie können mobil ihren Reiseplan abrufen und unterwegs Buchungen ändern. Auch Hotels, Mietwagen, Restaurants und Taxen können vom Handy aus problemlos bestellt werden.

VDR rät zu klugem Travel Management

„In Zeiten knapper Firmenbudgets ist das Travel Management häufig eine erste Anlaufstelle, um weitere Kostensenkungen zu realisieren“, berichtet Dirk Gerdom, Präsident des Deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR.„In einer aktuellen Blitzumfrage gaben 80 Prozent der Travel Manager an, dass die gegenwärtige Krise deutliche Auswirkungen auf das Geschäftsreiseverhalten hatte. Dies wird auch eines der Themen auf der morgen beginnenden VDR-Herbsttagung [6] sein. Wichtig ist es in jedem Fall, den Rotstift bei Geschäftsreisen mit Sinn und Verstand anzusetzen. Zentrale, automatisierte IT-Lösungen können hierbei aus unserer Sicht eine wertvolle Hilfestellung leisten.“