Wüstenrot etablierte eine Finanzdatenbank, die sich nicht nur für das Reporting eignet. Josefa Wieland, die zuständige Projektleiterin, erklärt den gewählten Ansatz und dessen Umsetzung.
Wüstenrot brachte vor nunmehr 85 Jahren das Bausparen nach Österreich. Mittlerweile zählt das traditionsreiche Unternehmen etwa 5.000 haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter. Und auch das Portfolio an Finanzdienstleistungen nahm über die Jahre zu: Das Unternehmen bietet derzeit 1,7 Millionen Kunden die Möglichkeit zum Sparen, Finanzieren, Vorsorgen und Absichern geschaffener Werte.
„Als Finanzkonglomerat aus einer Versicherungs- und einer Kreditinstitutsgruppe, das auch Handelsunternehmen umfasst, stehen wir vor der Herausforderung, im Reporting viele verschiedene Strukturen abzubilden“, berichtet Josefa Wieland, verantwortlich für die Projektleitung in der österreichischen Wüstenrot-Gruppe. Die Gruppe umfasst derzeit 23 Unternehmen.
Die gesetzliche Bilanz sowie die Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) müssen trotz mehrerer Schemata innerhalb der Gruppe fehlerfrei erstellt werden. „Die bisherige Software war mit unseren Anforderungen an das Reporting einfach überfordert. Außerdem war der Aufbau der Datenbank viel zu kompliziert und unübersichtlich. Daher suchten wir nach einer neuen Lösung“, erklärt Wieland.
Die gewünschte Lösung sollte das Reporting sowohl für einzelne Gesellschaften als auch für zusammengefasste Teile des Konzerns ermöglichen – und somit auch Reports, die den gesamten Konzern einbeziehen. Ebenso sollte ein Drilldown vom Gesamtkonzern bis auf die Ebene der Unternehmenseinheiten möglich sein, um Analysen durchführen zu können.
„Die Software sollte auch den Anforderungen der IFRS gerecht werden, um künftig einen passenden Abschluss erstellen zu können. Derzeit schließen wir noch nicht gemäß IFRS ab“, ergänzt Wieland. Eine weitere Herausforderung stellte die konsistente Abbildung der Spartenrechnung im Versicherungssegment dar. Laut Wieland war das bisherige System damit überfordert, es konnte die Aufgabe nicht zur eigenen Zufriedenheit lösen.
Wüstenrot strebte eine durchgängige Erstellung des Abschlusses an. Im gewünschten System sollten daher nicht nur die Daten der Bilanz und der GuV nachvollziehbar sein, sondern auch der Cashflow – inklusive aller Überleitungen von Einzelmandanten bis zum Abschluss des Gesamtkonzerns. Ebenso sollten alle erforderlichen Spiegel verfügbar sein, also Anlagen-, Fristigkeiten-, Rückstellungs- und Eigenkapitalspiegel. Der Workflow, so eine weitere Anforderung, sollte sich derart steuern lassen, dass der aktuelle Stand der jeweiligen Prozesse auf einen Blick ersichtlich ist – sowohl in der Konsolidierung als auch während der Erstellung des Einzelabschlusses.
„Das System wird von mehreren Personen verwendet, denen unterschiedliche Berechtigungen erteilt wurden. Uns war daher wichtig, dass Eingaben und Änderungen im Hintergrund protokolliert werden, um sie kontrollieren zu können“, sagt Wieland. Trotz aller Anforderungen wollte Wüstenrot ein flexibles und leicht zu überschauendes System erhalten. Es sollte auch für Anwender gut bedienbar sein, die nicht in der Konsolidierung tätig sind. Besonderen Wert legte man, so Wieland, auf eine dynamische Datenausgabe in Excel.
Die Entscheidung fiel schließlich für die Konsolidierungssoftware IDLKONSIS des Anbieters IDL. Das Projekt startete im Februar 2010. Bereits im dritten Quartal desselben Jahres folgte das Go live – einschließlich aller Excel-Berichte, deren Verknüpfungen durch IDLCONNECTOR dynamisch angepasst wurden.
Seit Dezember 2010 werden alle Konzerngesellschaften und Konzerne in diesem System bilanziert. „Es war ein hartes Jahr, aber nicht zuletzt dank der professionellen Unterstützung durch die Berater von IDL und eines Projektteams ist es uns gelungen, das Projekt derart schnell umzusetzen“, zeigt sich Wieland zufrieden. Im ersten Halbjahr 2011 seien noch Nacharbeiten notwendig gewesen, man habe sich noch einmal intensiv mit dem System beschäftigt. „Die Mühen haben sich gelohnt“, sagt Wieland. „Das Bilanzieren und Konsolidieren ist doch um einiges schneller, effizienter und transparenter geworden.“
IDLKONSIS kommt heute für die Erstellung des Einzelabschlusses sowie der Konzernberichte zum Einsatz. Der IDLCONNECTOR und die damit verbundene Excel-Integration dienen dabei als Bindeglied, um die Reports in vertrauter Umgebung gestalten zu können. Die Lösung wurde auf einem Server implementiert, wobei die Datensicherung über die vorhandene DB2-Datenbank erfolgt.
Dieses Verfahren kommt auch zur Sicherung der übrigen internen Daten zur Anwendung. Die IT-Abteilung nahm die Lösung durchweg positiv auf, da sie sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren ließ. Aktuell arbeiten etwa 20 Anwender mit dem System; ein Ausbau auf etwa 30 Anwender ist derzeit in Umsetzung. Nach anfänglicher Skepsis wurde das System auch von denjenigen angenommen, die damit arbeiten sollen: den Erstellern der Einzelabschlüsse.
„Ich bin überzeugt, dass dies ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine reibungslose Abwicklung der Konsolidierung darstellt“, sagt Wieland. Da die Einzelabschlüsse einschließlich der Spiegel und der anderen Anhänge nun abgestimmt werden und durch Freigaben ins System gelangen, habe sich der Aufwand in etwa halbiert.
Wüstenrot nutze die Software nicht nur für die Konsolidierung: „Im Grunde handelt es sich um eine kleine Datenbank für unsere Finanzen“, erklärt Wieland. Die Datenbank schaffe auch Grundlagen für das Controlling und das Rechnungswesen. Ebenso greife das Meldewesen auf sie zu, um Berichte für den Vorstand aufzubereiten. „Ein Vorteil der Lösung besteht gerade darin, auch Daten abzubilden, die für die Berichterstattung abseits von Bilanz und GuV erforderlich sind.“
Wieland nimmt derzeit Daten in das System auf, die aus dem Berichts- und Personalwesen von fünf Bausparkassen und drei Versicherungen stammen. Ebenso werden Daten aus dem Controlling erfasst, die für die jeweilige Berichterstattung erforderlich sind. Zudem stehen mittlerweile Reports mit Jahres-, Plan- oder auch Hochrechnungsvergleichen zur Verfügung. Es werden zudem Reports mit Zeitreihen erstellt.
Das Unternehmen erhielt auch von den Wirtschaftsprüfern positive Resonanz: Die zur Prüfung vorgelegten Abschlüsse für das Jahr 2010 und 2011 seien dank des Systems übersichtlich und nachvollziehbar. „Das System gibt den Workflow vor, sodass wir mittlerweile konzernweit mit einheitlichen Standards arbeiten“, kommentiert Wieland. Das System erleichtere somit auch die internen Kontrollen. Als weiterer Schritt ist bereits der Ausbau des Systems mit einer direkten Anbindung der Gesellschaften im Ausland in Arbeit.
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Josefa Wieland ist Projektleiterin IDL Konsis und zuständig für die Konsolidierung der österreichischen Wüstenrot-Gruppe.---