Kopieren, Suchen, Verschieben

Schnelle Excel-Tricks für den Controller

Gerade wenn es schnell gehen muss, ärgert einen Excel bei der Bearbeitung der Zellen und Datenblätter. Doch einfache Hilfe mit Bordmitteln ist unterwegs!

von Sascha Alexander, am 11. Februar 2010

Nachdem wir Ihnen kürzlich eine ganze Reihe überraschend einfacher Tipps gegen typische Probleme bei der professionellen Arbeit mit Excel [1] gegeben haben, legen wir noch einmal nach.

Nachfolgend finden Sie weitere Hilfen gegen kleine, gemeine Hürden, die sich dem Controller bei der schnellen Bearbeitung von Excel-Datenblättern immer wieder in den Weg stellen. Die Tipps haben Finanzexperten der Wirtschaftsprüfung KPMG [10] gesammelt.

1. Excel-Tabelle als erweiterte Metadatei kopieren und einfügen

Dies Funktion hilft, unterschiedliche Buchstaben - und Zahlengrößen zu vermeiden.

• Excel-Tabelle kopieren;
• Shift-Taste drücken und auf "Bearbeiten" gehen;
• Bild kopieren/auswählen;
• nach Word oder Powerpoint wechseln;
• über "Bearbeiten"-Menüpunkt den Inhalt einfügen.

Wichtig ist, dass sie zuvor die richtige Tabellengröße einstellen.

2. Daten mit der RECHTEN Maustaste ziehen:

Wenn Sie Verknüpfungen oder Hyperlinks einfach erstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Datenbereich auswählen;
• mit der rechten Maustaste ziehen;
• von den möglichen Optionen auswählen.

3. Importierte Zahlen als Text formatieren

Dieser Tipp hilft bei der Arbeit mit Zellen, die Zahlen sind:

• Die Zahl "1" in eine leere Zeile schreiben;
• Zelle kopieren;
• Zellen markieren, in denen sich die als Text formatierte Zahlen befinden und auf "Bearbeiten" - "Inhalte einfügen" klicken;
• "Alles" wählen, multiplizieren und auf OK klicken.

Formeln in Excel verschieben, Hyperlinks, Zellbezüge

4. Formel nach untern ziehen

Manchmal ist Excel einfach zu schnell, wenn der Benutzer die Auswahl "Formel nach unten ziehen -Markierung" zu weit nach unten vornimmt. Stattdessen:

• Auf die erste Zeile klicken und kopieren;
• In die nächste Zeile gehen, markieren und "Shift" drücken;
• Mit dem Pfeil bis zur gewünschten Zelle gehen und "Shift" loslassen;
• "Enter" klicken.

5. Hyperlinks in Excel-Tabellen anwählen, ohne sie auszuführen

Wenn Sie eine Zelle mit einem Hyperlink anwählen wollen, ohne diesen bei einem Mausklick auszuführen, empfiehlt sich folgender Trick:

• Zelle mit der Maus anklicken und die linke Maustaste dabei etwas länger gedrückt halten.

6. Zellbezüge in Formeln ändern

Wenn Sie die Zellbezüge von "absolut" auf "relativ" ändern wollen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Bezug in der Bearbeitungsleiste markieren;
• Taste "F4" so oft drücken, bis der Bezug passt.

Grüne Dreiecke, E-Mail-Adressen, Suche in Excel, Diagramme

7. Ägerliche grüne Dreieicke in Excel

Sie stört das kleine grüne Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle? Dann machen Sie Folgendes:

• KLicken auf "Extras - Optionen - Fehlerprüfung";
• Haken bei "Nicht gesperrte Zellen enthalten Formeln" entfernen.

8. E-Mail-Adresse nicht in einen Hyperlink verwandeln

Normalerweise wandelt Excel eine eingegebene E-Mail-Adresse schnurstracks in einen Hyperlink um. So verhindern Sie das:

• nach der Eingabesbestätigung mit "Enter" sofort auf den "Rückgängig"-Button drücken oder "STRG+Z".

9. Suchrichtung im Excel-Tabellenblatt umkehren

Normalerweise suchen Sie über "STRG+F" von oben nach unten, was manchmal lästig sein kann. Gehen Sie daher wie folgt vor, um die Suchrichtung jederzeit umzukehren:

• Suchbegriff eingeben;
• Tastenkombination "STRG+Umschalt" drücken (und halten);
• auf "Weitersuchen" klicken.

10. Erstellen eines Datenblatt-Diagramms

Um die Entwicklung der Zahlenreihe schnell zu überblicken, machen Sie dies:

• Datenbereich markieren;
• "F11" drücken.

Die Tipps und weitere nützliche Infos für den Finanzmanager finden Sie in der "CFO Fibel", erscheinen im Linde Verlag [11], Wien, ISBN: 978-3-7073-1210-2