Planung, Budgetierung, Konsolidierung

Software für Controlling von der Stange?

Controller wären froh, gäbe es Standardsoftware mit der sich Perfomance Management schnell und einfach umsetzen ließe. Prozess-Templates kommen diesem Wunsch entgegen.

von Karsten Oehler, am 15. Februar 2010

Es klingt verlockend: "schlüsselfertige" Anwendungen für das Performance Management [1]: Man hinterlegt seine Konten, seine Organisationseinheiten, die Anwender und schon geht es los mit Planung [2], Budgetierung [3], Forecasting, Konsolidierung und allem, was sonst noch unter Performance Management fällt. Solche Erwartungen werden nicht zuletzt durch Finanzbuchhaltungssysteme geweckt, bei denen ein solcher Ansatz in der Regel gut funktioniert (siehe auch die Studie von PriceWaterhouseCoopers zu Performancemanagement in Europa [4]).

Keine Standardisierung im Controlling

Doch da gibt es Unterschiede: Die doppelte Buchhaltung ist ein normierter Prozess, der bereits seit vielen Jahrhunderten (*1492) in recht konstanter Form abgebildet wird. Daran haben moderne Informationssysteme erstaunlich wenig geändert. Dagegen sucht man eine entsprechende Standardisierung bei Controlling-Systemen hingegen vergeblich.

 

Selbst die traditionelle Budgetierung ist beim näheren Hinschauen nur wenig standardisiert: Ein paar Beispiele: Wird auf Quartalen oder Monaten geplant (Stichwort Saisonalisierung)? Wird Top Down, Bottom Up oder im Gegenstromverfahren geplant? Wendet man eine Fortschreibe-Budgetierung oder eine nullbasierte Budgetierung an? Und so weiter, die Liste der Varianten wird ziemlich lang (siehe auch die Forschung beim Internationalen Controllerverein zu Moderner Budgetierung [13]).

 

Wandel bei der Budgetierung

Daneben entwickelt sich das Controlling selber weiter. Gerade in den letzen Jahren gab es unter anderem durch das Beyond Budgeting einige Anregungen für eine veränderte Unternehmenssteuerung [14]. Besonders fortschrittliche Unternehmen ersetzen die Budgetierung häufig durch eine rollende Planung oder eine entsprechende Vorschaurechnung. Auch zur Integration beispielsweise zum Risiko-Management, zur strategischen Planung und Steuerung und zum Projektmanagement ließen sich Bände füllen.

Controlling wie Buchhaltung

Nun gehen einige Unternehmen trotzdem mit der Erwartung von Standardsoftware á la Buchhaltungssystem an den Markt. Und natürlich gibt es Unternehmen, die genau diesen Markt adressieren. Aber Vorsicht, was herauskommt, ist dann die Ausrichtung der Unternehmung an eine mehr oder weniger gute Best Practice Lösung. Häufig eine gute alte Fortschreibe-Budgetierung – eben weil es die meisten Unternehmen seit Jahren so machen. Aber ist das gewünscht?

 

Vorlagen für Performance Management

Vorkonfigurierte Templates für Planung und Budgetierung

Interessanter erscheint es hier auf so genannte Vorlagen zurückzugreifen. Dies sind Vorkonfigurationen von analytischen Werkzeugen, bei denen bestimmte Performance Management [1]-Verfahren bereits implementiert worden sind. Diese werden von Anbietern und Beratern zum Teil auch kostenlos bereitgestellt.

 

Mit dem Einsatz einher geht eine wesentlich höhere Flexibilität, denn die Trägerwerkzeuge (z.B. eine OLAP-Anwendung) erlauben die Adaption unterschiedlichster Verfahren. Das klingt für Unternehmenslenker in einem eher dynamischen Umfeld verlockend (eine Umfrage unter CFOs in Europa zeigte kürzlich, die steigende Nutzung von Performance-Managment-Software [15]).

Templates ohne Wartung

Aber auch hier sei vor zu viel Optimismus gewarnt. Vorlagen von der Stange tragen zum Teil die gleichen Nachteile wie die vorgefertigten Lösungen in sich, denn auch hier werden häufig klassische Verfahren abgebildet. Und was noch problematischer ist: Sie unterliegen in der Regel keiner Wartungsvereinbarungen, mit anderen Worten: keine Weiterentwicklung und nur begrenzte Unterstützung bei Problemen. Also kein Vorteil durch Vorlagen?

Richtige Nutzung von Prozessvorlagen

Vom Autor kommt hier ein entschiedenes Doch! Richtig angewendet und mit der richtigen Erwartungshaltung bringen Vorlagen deutliche Vorteile. Denn Vorlagen sind leichter und schneller zu erstellen als klassische Anwendungen, so dass sich unter den angebotenen Vorlagen auch innovative "Schnäppchen" befinden. So kennt der Autor Vorlagen für Rollende Planung, Working Capital Management [16], Szenarioplanung und nicht zu vergessen die vielen branchenspezifischen Anpassungen, die heute im Markt kursieren.

 

Allerdings bestehen besondere Anforderungen, wenn Vorlagen zum Einsatz kommen sollen. Das Trägerwerkzeug muss zunächst sehr flexibel sein, aber auch bereits über zahlreiche generische Funktionen wie beispielsweise Prognosefunktionen, Workflow oder Umlagen verfügen (lesen Sie die Übersicht von BARC über die größten Anbieter von Software für Planung und Budgeitierung [10]).

 

Der richtige Umgang mit Templates

Best Practices Performance Management

Beim Einsatz solcher Vorlagen muss leider auch ein Zahn gezogen werden: in der Regel ist es nicht zu empfehlen, mit einem Projekt direkt auf einer Vorlage zu beginnen. In der Beratungspraxis hat sich gezeigt, dass man in diesem Fall mehr Funktionen übernimmt man eigentlich für das konkrete Projekt braucht (siehe auch die Entwicklungen im deutschen Beratermarkt in 2010 [17]).

 

Es ist jedoch meist schwieriger, bestehende Objekte aus der Vorlage herauszunehmen als neue (eigene) hinzuzufügen. Mit der Anzahl der Funktionen und Objekte steigen die Komplexität und damit auch das Risiko, mit der Entnahme unerwünschte Nebeneffekte wie Inkonsistenzen zu erhalten.

Vorlagen müssen modular sein

Insofern empfehle ich beim Einsatz von Vorlagen ganz klar, die Vorlage zu verstehen, sich Anregungen zu holen – und dann auf der grünen Wiese zu beginnen. Das heißt nicht, dass eine Vorlage wertlos ist. Im guten Fall kann man einige Komponenten übernehmen. Hier kommt es darauf an, dass eine Vorlage möglichst modular aufgebaut ist. Wichtig ist auch, dass eine automatische Übernahme [18] möglich ist. Das muss kein komplexes Transportsystem sein. Ein Copy & Paste-Mechanismus in die Entwicklungsumgebung kann durchaus ausreichend sein.

 

Das Ergebnis eines solchen Projekts ist meistens deutlich näher an den Vorstellungen der Anwender als es Standardwerkzeuge ermöglichen. Dagegen steht der höhere Aufwand. Aber die Generik der Lösung erlaubt es, in Zukunft leichter Anpassungen vorzunehmen. Und wer weiß schon, welche Anforderungen das Geschäft in 3 Jahren ein die eigene Unternehmenssteuerungslösung stellt?

 

 

Karsten Oehler ist Leiter Solutions Presales/ Competence Centers bei der IBM Deutschland GmbH und ausgewiesener Kenner für Performance-Management und Finanzanalysen. Seine Kolumnen rund um das Thema Business Intelligence erscheinen regelmäßig auf CFOworld. Sie geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.