Spezielle Lösung oder doch eher ein ERP-System? Was bedeutet Hub & Spoke? Eignen sich derartige Systeme auch für Wirtschaftsprüfer? Udo Reuß gibt Antworten.
Die Frage ist schwierig: Entscheiden Unternehmen sich entweder für eine spezielle Lösung, die einzig in der Finanzbuchhaltung zum Einsatz kommt, oder für eine Software, die eine Vielzahl kaufmännischer und logistischer Aufgaben übernehmen soll - beispielsweise eine Lösung für Enterprise Resource Planning (ERP)?
Ein Blick auf das Angebot für Finance und Human Resources [1] zeigt, dass der Markt vielfältig und unübersichtlich ist. Die Anschaffung einer Software im Finanz- und Personalwesen erreicht bei anspruchsvolleren Einsatzszenarien schnell eine Investition jenseits von 5.000 Euro je Arbeitsplatz. Zudem bringt die Umstellung erheblichen Aufwand für alle Beteiligten mit sich – sei es aufgrund von Anpassungen, Tests, einer veränderten Datenmigration oder aufgrund von Schulungen.
Sollte das Paket aus Software und Anbieter nicht den Anforderungen des Unternehmens genügen, so muss mit überproprotional steigendem Aufwand und Kosten gerechnet werden. Alternativ müssen die Anwender einige Abstriche bei der Unterstützung ihrer Aufgaben hinnehmen. Demnach sollte man im Vorfeld die Anforderungen an Programm und Anbieter festlegen, anhand derer man anschließend den Markt sondiert.
[2]Einige Anforderungen beziehen sich direkt auf die Software: Sowohl Funktionalität als auch die Bedienbarkeit sind von Bedeutung, ebenso die technischen Voraussetzungen. Unternehmen interessiert darüber hinaus, ob und wie die Software an eigene Belange angepasst werden kann - wahlweise die des gesamten Unternehmens oder des einzelnen Mitarbeiters. Bei der Wahl des Anbieters stehen meist dessen Fach- und Branchenkompetenzen im Vordergrund der Überlegungen, ebenso entsprechende Referenzen, verfügbare Ressourcen und der Support-Standorte sowie teilweise dessen wirtschaftlichen Perspektiven. Nicht zuletzt spielen bei der Auswahl auch ökonomische Aspekte eine Rolle: Diese beziehen sich die Kosten für Lizenzen, Implementierung und Wartung. Generell stellt sich die Frage nach dem Abrechnungsmodell, sprich: Kauf oder Miete. Unter Umständen bieten sich auch anderen Formen der nutzungsabhängigen Vergütung an.
In der Praxis überwiegen diejenigen Anforderungen, die sich direkt auf die Software beziehen - insbesondere bei Lösungen mit administrativem Schwerpunkt. Laut eine Studie der Trovarit AG ist die Funktionalität für etwa 70 Prozent der Investitionen der ausschlaggebende Faktor. Dabei fällt dieser Aspekt bei größeren Unternehmen tendenziell stärker ins Gewicht als bei kleineren. Dies ist nachvollziehbar: Gravierende Lücken in der Funktionalität können nur in begrenztem Umfang und mit erheblichem Aufwand ergänzt werden.
Mit deutlichem Abstand – gerade bei größeren Unternehmen – folgen Aspekte wie Praktikabilität, Ergonomie und Anpassbarkeit der Software. Dies ist bei jeweils etwa 30 Prozent der Investitionsentscheidungen ausschlaggebend. Mittelständische Unternehmen sind hier mit Werten von 40 bis 45 Prozent wesentlich sensibler, insbesondere was die Praktikabilität und Bedienerfreundlichkeit der Software angeht.
Angesichts der Tragweite einer derartigen Investition legen viele Unternehmen zudem Wert auf eine moderne, zukunftsweisende Technik. Bei 10 Prozent der größeren Unternehmen gibt die technische Grundlage der Software den Ausschlag. Hier wirkt sich aus, dass bei größeren Unternehmen eindeutig definierte IT-Strategien zunehmen und verfolgt werden. Sie legen auch den Rahmen für die Auswahl von Business Software fest.
Außerdem messen größere Unternehmen einer internationalen Ausrichtung der Software relativ große Bedeutung bei. Dies betrifft nicht nur die verfügbaren Sprachen: Gerade die Bereiche Finanzen und Human Resources sind darauf angewiesen, dass die jeweiligen regionalen Finanz- und Steuergesetzgebung sowie die Regelungen für die Sozialversicherung abgebildet werden. Ablesbar ist dies in den meisten Regionen an entsprechenden Testaten durch Wirtschaftsprüfer, welche die vorschriftskonforme Handhabung der Buchhaltung respektive Rechnungslegung bescheinigen - beispielsweise gemäß den Grundsätzen Ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) in Deutschland oder dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR).
Abgesehen von der oben genannten, statistisch messbaren Akzenturierung hängen die Anforderungen bei der Auswahl von Lösungen für das Finanz- und Personalwesen in hohem Maße von der jeweiligen Ausgangssituation respektive Zielsetzung ab – und damit vom Einzelfall. So ist zunächst einmal grundsätzlich zu entscheiden, ob eine spezielle Lösung gesucht wird oder ob die entsprechende Lösung als Modul einer umfassenden ERP-Lösung genutzt werden soll.
In internationalen Unternehmen muss zudem festgelegt werden, ob alle Geschäftsregionen eine einheitliche Lösung verwenden sollen. Dabei gilt: „Je umfassender und integrierter die Lösung in funktionaler Hinsicht und je einheitlicher ihre Nutzung auch im Hinblick auf die Regionen ausfallen soll, umso weniger Alternativen kommen dafür in Frage“, erklärt Karsten Sontow, Vorstand von Trovarit. Als umfassende ERP-Suiten, die in hohem Maße international aufgestellt sind, nennt er vor allem SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Oracle E-Business, IFS Applications, Infor ERP LN, Lawson‘s M3 und X3 von Sage. Sontow ergänzt: „Bei einigen dieser Kandidaten stellt sich dann noch die Frage nach dem passenden Implementierungspartner, da beispielsweise Microsoft, SAP und Oracle viele Projekte über Partner abwickeln.“
In größeren Unternehmen ist SAP ERP mit dem Modul FI weit verbreitet. SAP-Lösungen sind anwenderspezifisch zu konfigurieren. Mit dieser integrierten Business-Software lassen sich jedoch auch weitere betriebswirtschaftliche Funktionen wie Personal-, Waren- und Materialwirtschaft oder Auftragsabwicklung abwickeln. Für SAP ERP ist ein eigener Lizenzvertrag nötig.
Ein Alternativ-Szenario stellt der sogenannte „Hub & Spoke“-Ansatz dar. Hierbei wird in der Unternehmenszentrale eine leistungsstarke Software-Lösung als „Hub“ eingesetzt. Hier findet man neben den oben genannten, integrierten Paketen auch Spezialisten wie CODA Financials von UNIT4. Gleichzeitig kommen bei den kleineren Auslandstöchtern schlankere Finanz- bzw. Human-Resources-Lösungen als „Spoke“ zum Einsatz. Diese werden zum Teil nur über recht rudimentäre Schnittstellen an die zentrale Lösung angebunden, sodass sich die technische Komplexität in Grenzen hält.
Dieses Szenario bietet wesentlich mehr Flexibilität bei der Auswahl der jeweiligen, regionalen Software. Allerdings gibt es auch Lösungen, die eine schlankere Funktionalität mit ausgeprägter Internationalität verbinden. Somit ermöglichen diese eine länderübergreifende, einheitliche Ausstattung. Dazu zählen unter anderem Exact Globe, iScala von Epicor sowie im weiteren Sinne auch Lösungen wie Microsoft Dynamics NAV, SAP Business One sowie künftig die Cloud-Lösung SAP Business By Design.
Speicher und Programme befinden sich beim Cloud Computing nicht mehr lokal im Unternehmen. Stattdessen werden alle erforderlichen Leistungen aus zentralen Rechenzentren über das Internet abgerufen. Die Software wird so meist zu relativ günstigen Preisen gemietet. Für viele Firmen könnte das Cloud Computing daher eine wichtige Rolle einnehmen: Insbesondere Großkonzerne versuchen Kostenvorteile dadurch zu erzielen, dass sie ihre Finanzbuchhaltung ins vermeintlich günstigere Ausland verlagern.
Durch die Cloud können Skaleneffekte erzielt werden. „Die hoch standardisierten Prozesse im Finanzbereich sind das Einfallstor dafür, dass sich Cloud-Lösungen bei Business Software zunehmend durchsetzen werden“, sagt Karsten Sontow. In einer weiteren Studie fand Trovarit heraus, dass sich Unternehmen insbesondere im Rechnungswesen und bei Personalsoftware eine Datenverarbeitung als Cloud-Lösung vorstellen können. Sontow schlussfolgert: „Internetbasierte Lösungen sind insbesondere in den Bereichen Finance und Human Resorces auch heute schon machbare und sinnvolle Alternativen.“
Die Funktionen, die ein Finanzbuchhaltungsprogramm bieten sollte, lesen sich wiefolgt:
Zudem sollte die Software die wichtigsten Schnittstellen haben, etwa zu ELSTER, um elektronisch steuerliche Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln zu können. Daten-Export-Import-Schnittstellen, etwa zu Datev oder Ascii, können in der Praxis wichtig sein. Weil Betriebsprüfer auch Zugriff auf die elektronisch archivierten Daten verlangen dürfen, sollte das Programm einen speziellen Modus bieten, in dem dies möglich ist. Außerdem müssen ab dem Wirtschaftsjahr 2013 sämtliche Steuererklärungen – und somit auch der Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlust-Rechnung - in der amtlich vorgeschriebenen Form der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) übermittelt werden. Auch diese E-Bilanzfähigkeit wird somit bald zu einem sehr wichtigen Kriterium.
Weitere wichtige Leistungsmerkmale der Software können sein:
Je nach Anforderungen des Unternehmens – etwa die Anbindung von internationalen Standorten oder bestimmter Branchenlösungen – kann die Auswahl der richtigen Software für die Finanzbuchhaltung ein sehr komplexes Projekt werden. Der frühzeitige Rat von professionellen Beratern und IT-Systemhäusern kann hier zielführend sein.
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Udo Reuß ist freier Wirtschaftsjournalist.---
Links:
[1] http://www.it-matchmaker.com/alle-software-loesungen/finanz--und-personalwesen.html
[2] http://www.cfoworld.de/sites/default/files/img/1816/trovarit_1816.png