Liquidität sichern

Tipps zum Forderungsmanagement

Sind Forderungsausfälle in Ihrem Unternehmen schon eingepreist? Wenn ja, können Sie die Liquidität Ihres Unternehmens spürbar erhöhen. Nachfolgend ein paar Tipps.

von Roland Rott, am 13. Januar 2010

Forderungsmanagement [1]ist mehr, als Mahnungen zu schreiben: Es beginnt bereits vor der Auftragsannahme und es leistet einen wichtigen Beitrag, um valide Informationen für die Unternehmenssteuerung [2] zu erhalten. Statt nur „auf Sicht zu fahren“, können Finanzleiter so frühzeitig Trends erkennen und Szenarien durchspielen, um proaktiv potenzielle Risiken aus dem Weg zu räumen.

Der Aufbau eines effizientes Forderungsmanagement über alle Niederlassungen hinweg ist allerdings komplex. Daher sollten Unternehmen vor der Umsetzung zunächst einige grundsätzliche Anforderungen besprechen:

Workflow definieren

Ein gut strukturiertes Forderungsmanagement schafft den Spagat, einen funktionierenden Informationsfluss zwischen den Beteiligten zu etablieren, ohne andererseits den Prozess ausufern zu lassen. Dies gelingt nur, wenn es einen verpflichtenden, fest definierten Workflow gibt: Damit weiß jeder Mitarbeiter, wer an welchem Punkt des Prozesses verantwortlich ist, und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bearbeitern, beispielsweise bei der Übergabe von Projekten, verursacht weniger Aufwand.

Der Ablauf muss für alle Abteilungen und Niederlassungen gelten, damit später die Datenbasis für Forecasts und Monatsplanungen solide ist. Nur wenn ein Vertriebler oder Kundenberater über ausstehende Zahlungen seines Kunden kennt, schätzt er Risikopotenziale richtig ein. Mit diesem Wissen kann er beispielsweise von Kunden mit einem hohen Zahlungsausfallrisiko Aufträge ablehnen (hilfreich wäre es auch, wenn es mehr ausgebildete Risk-Manager gebe [9]).

Zwei weitere Maßnahmen minimieren das Risiko von Forderungsausfällen. Erstens: Einmal eingeholte Informationen sollten bei weiteren Transaktionen für alle Zuständigen wieder einsehbar sein. Damit ist der Aufwand für die Kreditwürdigkeitsprüfung vor der Auftragsannahme niedriger. Zweitens hilft es, den als Ergebnis der Kreditwürdigkeitsprüfung festgelegten Kreditrahmen nicht nur festzuhalten, sondern zu verfeinern. Dazu wird er beispielsweise regelmäßig mit neuen Informationen zur Zahlungsmoral abgeglichen. Beide Handlungsvorschläge verringern das Risiko, auf offenen Forderungen sitzen zu bleiben (mehr zum Thema Cash-Management [4]).

Technisch lässt sich das Forderungsmanagement mit Hilfe entsprechender Software abbilden. Dabei ist es wichtig, dass das System allen Beteiligten einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen bietet und mit Hilfe vordefinierter Workflows  erledigte Aufgaben automatisch an den nächsten Bearbeiter weiterleiten kann.

 

Datenqualität ist erfolgsentscheidend

Wissen systematisieren, veröffentlichen und nutzen

Gut gepflegte Daten zum Zahlungsverhalten von Kunden sagen viel über die Produktqualität aus und zeigen Entwicklungen im zukünftigen Zahlungsverhalten auf. So lässt sich eventuell erkennen, ob es gehäuft säumige Zahler in bestimmten Branchen oder Regionen gibt. Zeichnen sich anhand der Daten Trends ab, müssen sie anschließend von der Fachabteilung verifiziert werden, indem sie zum Beispiel die Beobachtungen gezielt mit Prognosen von Branchenexperten vergleicht. Bestätigt sich die Vermutung, so kann ein Finanzleiter das gewonnene Wissen sofort nutzen, indem er Kreditrahmen für Kunden aus einer Branche oder Region überprüft und gegebenenfalls anpasst.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Kunden häufig bei einem bestimmten Produkt die Rechnung nicht begleichen, könnte dies ein Indiz für Unzufriedenheit aufgrund von Produktmängeln sein. Ein Gespräch mit dem Support oder Vertrieb bringt dann Klärung, ob diese Vermutung stimmt – und welche Schritte im Weiteren notwendig sind.

Voraussetzung für eine wirksame Risikominderung in beiden Beispielen ist, dass die zugrundeliegenden Daten vollständig sind und sinnvoll ausgewertet werden. Setzt ein Unternehmen für das Forderungsmanagement eine Software ein, sollte sie über eingebaute Analysewerkzeuge, beispielsweise für Slice- and Dice-Auswertungen, verfügen. Nur dann lassen sich Auswertungen direkt aus der jeweiligen Anwendung erstellen, ohne Umwege über umständliche Datenexporte zu nehmen (mehr zum Thema Analyse und Business Intelligence finden Sie hier [10]).

Was tun bei Forderungsausfällen?

Wird eine große Forderung nicht fristgerecht gezahlt, kann das negative Auswirkungen auf den gesamten Cashflow [11] haben. Ein Finanzleiter sollte deshalb die vielen vorliegenden Informationen zu ausstehenden Zahlungen immer beim Liquiditätsmanagement und der Cashflow-Planung einbeziehen. Je früher er kritische Forderungen für einen Planungszeitraum identifizieren kann, desto besser kann er gegensteuern, indem er beispielsweise größere Anschaffungen verschiebt oder storniert.

Voraussetzung für eine erfolgreiches Forderungsmanagement bliebt aber, dass die Daten vollständig sind, also auch sämtliche Daten aus den Niederlassungen vorliegen. Pro Standort mögen nur kleinere Risiken oder Ausfälle auftreten – in der Summe können diese Risiken die Liquidität des Gesamtunternehmens jedoch durchaus beeinträchtigen.

Zudem ist eine schnelle Cashflow-Analyse auf Echtzeitdaten direkt aus dem System angewiesen. Um alle Zahlungseingänge zu berücksichtigen, sollte daher ein Datenaustausch zwischen dem Forderungsmanagementsystem und der Banking-Software möglich sein.

Roland Rott ist Managing Director beim Softwarehaus Exact Software [12] in Dornach bei München.