Liquidität sichern

Tipps zum Forderungsmanagement

Sind Forderungsausfälle in Ihrem Unternehmen schon eingepreist? Wenn ja, können Sie die Liquidität Ihres Unternehmens spürbar erhöhen. Nachfolgend ein paar Tipps.

von Roland Rott, am 13. Januar 2010

Forderungsmanagement ist mehr, als Mahnungen zu schreiben: Es beginnt bereits vor der Auftragsannahme und es leistet einen wichtigen Beitrag, um valide Informationen für die Unternehmenssteuerung zu erhalten. Statt nur „auf Sicht zu fahren“, können Finanzleiter so frühzeitig Trends erkennen und Szenarien durchspielen, um proaktiv potenzielle Risiken aus dem Weg zu räumen.

Der Aufbau eines effizientes Forderungsmanagement über alle Niederlassungen hinweg ist allerdings komplex. Daher sollten Unternehmen vor der Umsetzung zunächst einige grundsätzliche Anforderungen besprechen:

Workflow definieren

Ein gut strukturiertes Forderungsmanagement schafft den Spagat, einen funktionierenden Informationsfluss zwischen den Beteiligten zu etablieren, ohne andererseits den Prozess ausufern zu lassen. Dies gelingt nur, wenn es einen verpflichtenden, fest definierten Workflow gibt: Damit weiß jeder Mitarbeiter, wer an welchem Punkt des Prozesses verantwortlich ist, und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bearbeitern, beispielsweise bei der Übergabe von Projekten, verursacht weniger Aufwand.

Der Ablauf muss für alle Abteilungen und Niederlassungen gelten, damit später die Datenbasis für Forecasts und Monatsplanungen solide ist. Nur wenn ein Vertriebler oder Kundenberater über ausstehende Zahlungen seines Kunden kennt, schätzt er Risikopotenziale richtig ein. Mit diesem Wissen kann er beispielsweise von Kunden mit einem hohen Zahlungsausfallrisiko Aufträge ablehnen (hilfreich wäre es auch, wenn es mehr ausgebildete Risk-Manager gebe).

Zwei weitere Maßnahmen minimieren das Risiko von Forderungsausfällen. Erstens: Einmal eingeholte Informationen sollten bei weiteren Transaktionen für alle Zuständigen wieder einsehbar sein. Damit ist der Aufwand für die Kreditwürdigkeitsprüfung vor der Auftragsannahme niedriger. Zweitens hilft es, den als Ergebnis der Kreditwürdigkeitsprüfung festgelegten Kreditrahmen nicht nur festzuhalten, sondern zu verfeinern. Dazu wird er beispielsweise regelmäßig mit neuen Informationen zur Zahlungsmoral abgeglichen. Beide Handlungsvorschläge verringern das Risiko, auf offenen Forderungen sitzen zu bleiben (mehr zum Thema Cash-Management).

Technisch lässt sich das Forderungsmanagement mit Hilfe entsprechender Software abbilden. Dabei ist es wichtig, dass das System allen Beteiligten einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen bietet und mit Hilfe vordefinierter Workflows  erledigte Aufgaben automatisch an den nächsten Bearbeiter weiterleiten kann.