Chancen für Kostenoptimierung

Tipps zum IT-Controlling

Wie und wo können IT-Verantwortlichen und Finanzleitung noch IT-Kosten sparen, ohne strategische Zukunftschancen zu verspielen? Klare Prioritäten sind erforderlich.

von Werner Kurzlechner, am 21. Januar 2010

Kostenoptimierung, Innovation und Business Alignment – für viele CIOs bilden diese drei Pole derzeit das Bermuda-Dreieck, in dem es nicht zu verschwinden gilt. Während der CFO Einsparungen und solides Wirtschaften einfordert, muss die IT zukunftsfähig gemacht und stärker auf die geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten werden. Alles auf einmal – das geht kaum (hier finden Sie die zentralern IT-Herausforderungen für 2010).Die Infosys-Berater Rama Murthy Prabhala und Rahul M. Joshi deshalb einige nützliche Empfehlungen, damit sich Firmen angesichts der unterschiedlichen strategischen und taktischen Aufgaben nicht verzetteln. Sie unterscheiden dabei nach kurz-, mittel- und langfristigen Maßnahmen: Kurzfristig: AufräumenDas taktische Arsenal besteht nach Ansicht der Autoren aus drei scharfen Waffen:Aufschieben nicht zwingender Maßnahmen: Klingt simpel und schlüssig – und ist es laut Infosys auch. Allerdings müssen tatsächlich alle Projekte unvoreingenommen auf den Dringlichkeits-Prüfstand und nach Kosten-Nutzen-Erwartungen priorisiert werden. Bei allen Kürzungsnotwendigkeiten sollten künftige Wachstumschancen in der Kalkulation aber nicht außer Acht gelassen werden, warnen die Experten (lesen hier mehr zur Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten).Nutzlose Anwendungen stilllegen: Nie oder nur selten verwendete Applikationen müssen weg. Oft ist in der Praxis überflüssig, was in der Theorie so sinnvoll und notwendig erscheint (auch das laufende Anpassen von Systemen kann teuer kommen). Insbesondere nach Fusionen und Übernahmen schlummert laut Prahbala und Joshi in vielen Firmen hier enormes Sparpotenzial (siehe auch unsere Tipps zum Business Process Management).Klare Sicht auf Support-Kosten: Die Support-Kosten sollten auf Basis des Anwendungs-Portfolios neu berechnet werden. Die Service-Levels gilt es dann nach Nutzen und Bedeutung dieser Portfolios aus Sicht der Business-Partner anzupassen. Ein Ansatz dabei: Erstens eine Übersicht über die Applikationen erstellen, zweitens Wartungs- und Support-Bedarf klassifizieren, drittens sinnvolle Support-Modelle auf Grundlage der benötigten Service-Levels entwickeln. Laut Infosys sind so Einsparungen von bis zu einem Fünftel der Ausgaben in diesem Bereich drin.Mittelfristig: Komplexität reduzieren Konsolidierung und Open SourceKonsolidieren, konsolidieren, konsolidieren: Ein nächster Schritt ist die Konsolidierung von Support, Plattformen und Technologien. Geeignete Strategien sind laut Prahbala und Joshi der Einsatz von Shared Services sowie die Konsolidierung von Infrastruktur, Enterprise Architektur und Support. Insbesondere bei der Konsolidierung der Architektur sind die CIOs gefragt, weil sie beim Umbau die Herausforderungen der Zukunft stets im Blick behalten müssen.Open Source – warum nicht? Aus Sicht der Infosys-Experten stellen Open Source-Angebote durchaus eine Alternative zu manchen Lizenz-Anwendungen dar. Größte Hürde bei diesen Produkten ist oftmals der fehlende Support, dafür lassen sich bei durchdachtem punktuellen Einsatz mehr als 25 Prozent der Lizenzgebühren einsparen.Weitere Optionen: Drei weitere Felder nennen Prahbala und Joshi für die mittlere Zeitachse. Mit Hilfe standardisierter IT-Prozesse und –Operationen – etwa mit Hilfe von Six Sigma oder Lean Principles – lassen sich die Betriebskosten um 5 bis 10 Prozent senken. Die Automatisierung bislang manuell erledigter IT-Aufgaben und eine verbesserte Prozess-Kontrolle können auf mittlere Sicht für vergleichbare Kostenreduktionen sorgen (lesen Sie auch unsere Informationen zu IT-Governance).Langfristig: Business Innovation Nachhaltigkeit und Cloud ComputingNachhaltigkeit ist geboten: Strategisch geht es aus CIO-Sicht darum, den CFO auch in ein paar Jahren noch zufrieden stellen zu können (siehe auch, wie die IT in 20 Jahren aussehen könnte). Die bislang genannten Maßnahmen zeichnen sich zwar durch recht rasche Spareffekte aus. Sie geraten allerdings auch bald an eine natürliche Grenze, warnt Infosys.Die Herausforderung besteht darin, einen funktionierenden Mix zu finden: aus den tendenziell schnell wirkenden Heilmitteln und nachhaltigen Therapien, die womöglich erst einmal mit Aufwand verbunden sind. Prahbala und Joshi nennen als Beispiel den zeitintensiven Aufbau einer Configuration Management Database (CMDB): Diese Arbeit schlägt erst einmal überhaupt nicht positiv zu Buche, umso mehr allerdings wenn irgendwann eine Migration ansteht. Bezugsmodelle überdenkenAlternative Bezugsmodelle: Sie sind nach Ansicht der Autoren auf lange Sicht ein entscheidender Faktor, über den sich CIOs tunlichst Gedanken machen sollten. Neben Cloud Computing stehen zur Auswahl unter anderem auf Transaktionen basierende Preismodelle für Wartung und Support, katalog-basierte Preismodelle oder Pay-as-you-go-Modelle.Kostenvorteile haben laut Prahbala und Joshi etwa im Finanz- oder im Healthcare-Sektor Unit of Work-Modelle gegenüber traditionellen Fixpreis oder Time & Materials-Modellen eingebracht. Es empfiehlt sich bei der Prüfung der Alternativen insbesondere darauf zu achten, dass eine Umstellung ohne zu großen Aufwand beim Change Management zu bewerkstelligen ist (auch sollte der CIO die Sprache des CFO sprechen).Alles in allem kommt es darauf an, mit weniger Ressourcen eine höhere Performance zu erreichen. Und sich gleichzeitig für den Moment zu rüsten, wenn der nächste Aufschwung einsetzt.